Logistique FROG2013

= Logistique =

Repas
Les différences entre les deux :
 * pauses sans rien à manger pour l'AUC vs accueil sans rien à manger pour I&S
 * Apéritif dinatoire plus fournis pour I&S (et boisson soft en plus de la bière)

Les deux devis se valent en rapport de ce qui est fournie. Le choix se fera plus sur le contenu.

AUC
http://www.auc-ign.org/

Accueil et pauses
Café, eau, jus de fruits, thés (et 2 mini viennoiseries par personne : accueil seulement)

Repas du midi
Plateaux repas comprenant :
 * 1 Entrée
 * 1 Plat viande
 * légumes
 * 1 fromage
 * 1 dessert

Apéro-dinatoire

 * Pain surprise céréale et nordique, Assortiments de canapés salés, petits fours sucrés
 * Punch, Bière Pression

I&S
http://ivanne-sido.com/

Accueil et Pause de 10h et 16h

 * Café, thé, lait, jus de fruits bio
 * Gâteaux secs maison (2 pièces par personne et par pause) : financiers, palets bretons, moëlleux citron, fondants chocolat.
 * Supplément d’1 euro/pers. pour mini-viennoiseries

Apéro dînatoire du soir

 * Assortiments de tramezzini
 * Assortiments de mini-cakes salés
 * Panna Cotta salées
 * Verrines crème de concombre/tapenade
 * Charcuterie
 * Pain
 * Assortiments de moëlleux
 * Panna Cotta sucrées

Budget

 * Badges
 * Avec cordon* (90 * 54 mm) horizontal ou vertical http://www.accord-distribution.com/contents/fr/p1285_ad-porte-badge-cordon-tour-de-cou.html 200 badges = (31,90 * 2 + 10,03 ) + 14,47 = 88,30 euros prix (par boite de 100) * quantité + livraison + taxes
 * A épingle (souple) (90 x 56mm) http://www.accord-distribution.com/contents/fr/p479.html 200 badges = (14,90 * 1 + 6,69 ) + 7,15 = 28,74 euros prix (par boite de 100) * quantité + livraison + taxes
 * Impressions
 * Impression badge : 10 par A4 => 20 photocopies soit 20 * 0,05 = 2 euros (prévoir 3 couleurs)
 * Tickets repas : 10 par A4 => 20 photocopies soit 20 * 0,05 = 2 euros
 * enveloppes A4 : ~ 30 €
 * pancarte pour les salles : 10e de feuille A4
 * pancarte "temps" pour les conférences (20mn, 10mn, 5mn, 2mn, stop) : 10 feuilles
 * Programme : 1 A4 recto verso pliée * 160 = couleur, IGN à priori donc coût 0 euros
 * Bulletins d'adhésion OSGEO (sans année par défaut, contrairement à http://svn.osgeo.org/osgeo/local/Francophone/Board/Adhesion/adhesion_osgeofr_2009/adhesion_2009.pdf) 100 * 0,05 = 5 euros si NB (en prenant mon tarif local http://alphacopie.com/grille-tarif/)
 * Brochure OSGEO une page (à mettre à jour) : 200 A4 NB = 10 euros
 * Flyers sponsors : A priori, dans le programme plutôt
 * LiveDVD / Clé USB Osgeo > Il y avait une réunion du comité marketing > voir avec Nicolas http://irclogs.geoapt.com/osgeo/%23osgeo.2013-04-10.log

Coûts selon options :
 * Forte = 88,30 + 2 + 5 + + 10 + 2 = 137,30
 * Faible = 43,64 + 2 + 5 + 10 + 2 = 92,64

Généralité

 * pancarte pour localisation de la conférence
 * scotch
 * pochette en plastique pour protéger les pancartes ou les plastifier
 * Imprimer le programme pour affichage salle de présentation + stand OSGeo-fr + accueil (-> IGN pour impression programmes visiteurs + affiches)

Accueil

 * Prévoir une table + chaise + internet (3G ?)
 * internet quasi indispensable pour gérer les soucis potentiels d'inscription eventbrite (prévoir le code d'accès)
 * badges (-> 73 badges osgeo-fr de la journée qgis (chez YJN) + couleur papier badge : blanc : visiteur, rouge : organisateur, et vert : conférencier
 * 130 broches OSGeo-fr
 * Sac avec badge, ticket repas, brochure OSGeo-fr, programme => plutot grosse enveloppe avec logo OSGeo-fr
 * listing personne inscrite (-> eventbrite)
 * prévoir une version papier au cas où !
 * 1-2 personnes (2 au début de la journée et aux pauses pour faire les adhésions)
 * 1 ordinateur

Pauses
Même salle que le stand et l'accueil, en haut de l'amphi arago


 * tables pour le traiteur (-> IGN)
 * prise électrique + multiprises (-> IGN?)

Repas
Soit à la cantine, soit avec traiteur


 * Salle ?
 * Tables / Chaises ?
 * prise électrique + multiprises

Stand OSGeo-fr

 * 1 grand affiche OSGeo-fr et/ou un totem
 * Prévoir une table + chaise + internet (3G ?)
 * si pas internet alors prévoir des feuilles d'adhésion et une caisse. Internet serait _beaucoup_ mieux en terme de gestion
 * nappe noir + logo OSGeo-fr
 * Goodies ?
 * badges osgeo-fr (il en reste, on peut aussi en refaire)
 * LiveDVD 6.5
 * cartes de visite ?
 * 2-3 personnes pour tourner sur la journée
 * 1 ou 2 ordinateur portable
 * préparer une liste de projets/démo OSGeo
 * lien site OSGeo-fr
 * Doc QGIS en français
 * Une (grande) affiche «Adhérez ! Pourquoi ?»

Salles de présentation

 * chaises
 * micro (IGN)
 * bouteilles d'eau (via traiteur ?)
 * 2 ordinateurs portables (->IGN ? obligé si on veut internet dessus)
 * 2 vidéoprojecteurs (->IGN ok)
 * Prise électrique + multiprises
 * totem OSGeo-fr ?
 * 2 responsables de salle (peut être une même personne qu'à l'accueil ou sur le stand)
 * Chronomètres + feuilles 10 min / 5 min / 1 min restant
 * Pointeurs laser ?