Nederlands/OSGeo.nl Dag 2014

Achtergrond
Na eerdere edities in 2012 (Hogeschool Larenstein - Velp) en 2013 (OTB/Bouwkunde TU Delft) met allebei ca. 130 bezoekers is de opzet nu wat anders. Voor 2014 is het bestuur van de Stichting OSGeo.nl ingegaan op het aanbod van de GeoBuzz-congresorganisatie om de OSGeo.nl dag als onderdeel van het GeoBuzz-congres te houden.

GeoBuzz-Congresorganisatie
GeoBuzz is de naam van het congres dat de opvolger is van het aloude GIN-conges. Het is een samenwerking van de geo-beroepsvereniging GIN en de branchevereniging GeoBusiness. GIN en Geobusiness zijn samen de opdrachtgever, de praktische uitvoering (programmering en logistiek) is in handen van bureau Sense. Dit is een klein (3 man) bureau onder leiding van Herman ter Veen. Sense organiseert vaak congressen, symposia etc. voor de geosector. Herman is onze contactpersoon. Tot dusverre is het contact erg prettig, want goed bereikbaar, flexibel en meedenkend. Alles is bespreekbaar. Herman heeft ook wel gevoel bij de mogelijke wensen van onze achterban.

Waarom deze "inhuizing"?
Dit voorstel is mede tot stand gekomen door contacten tussen de besturen van OSgeo.nl (met name Gert-Jan van der Weijden) GIN (met name Marien Bakker en Peter Hoogerwerf), Geobusiness (Camile vd Harten en Provero. Een achterliggend idee is dat we elkaar vorig jaar met diverse congressen bijna van de agenda af concurreerden. Daarnaast kunnen we met deze opzet wellicht een breed publiek bereiken, dat aansluit bij onze doelstelling.

Voor zowel OSGeo.nl als voor GeoBuzz is dit in diverse opzichten pionieren; hoe regel je inschrijving, programma, catering onderling, hoe zorgen wij dat we als OSGeo.nl voldoende herkenbaar zijn, hoe houden we de toegangsprijs laag, hoe bedienen we ons sponsors etc. GeoBuzz heeft de intentie om deze opzet verder uit te breiden, waarbij Geobuzz met name de infrastructuur (zaal+catering) regelt, en diverse organisaties (naast OSGeo.nl bijv ook gebruikersgroepen als AGGN, en domeinspecifieke verenigingen als Provero) hun eigen inhoudelijke invulling kunnen geven.

Wij zijn er dan ook ingestapt met het idee "je kunt maar op een manier merken of deze formule werkt, en dat is door het een keer uit te proberen".

Datum en tijd
Het GeoBuzz congres is op dinsdag 25 en woensdag 26 november. Daarbinnen is de OSGeo.nl dag op dinsdag 25 november. Dat concurreert in de ochtend met de keynote van André Kuipers, maar wellicht kunnen we die ook als trekker inzetten? We hebben de zaal de hele dag, dat is voor het programma van circa 9.00 tot circa 16.30u.

Locatie
De Geobuzz / OSgeo.nl dag vindt plaats in Congrescentrum 1931 (vroeger bekend als Brabanthallen, bekend van optredens van oa. de Rolling Stones in de jaren zestig!) in 's-Hertogenbosch. http://www.openstreetmap.org/#map=15/51.6963/5.2958.

Circa 10 minuten lopen vanaf station 's-Hertogenbosch, circa 5 minuten vanaf de snelweg (A59).

Toegang en inschrijving
Er is geen scheiding tussen de algemene GeoBuzz en de OSGeo.nl dag; je koopt een toegangsbewijs waarmee je één dag de GeoBuzz kunt bezoeken (nb. er zijn ook 2-daagse kaarten), en dat geeft ook toegang tot de OSGeo.nl dag. Met Sense is afgesproken dat de bezoekers die zich via OSGeo.nl aanmelden door middel van een speciale code o.i.d. Daarbij is uitgegaan van een maximum aantal van 100 bezoekers die zich via deze OSGeo.nl-kortingscode aanmelden.

Idee: we kunnen daar de bestaande OSgeo.nl sympathisanten (degenen die hun naam hebben vermeld op de wiki, we hebben -als stichting- geen leden) en de 154 leden van de mailinglijst daarbij bijvoorbeeld voorrang geven. ''Nb. De mailinglistledenlijst is op te vragen via http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/dutch''

Bezoekers hoeven dus ook niet de hele dag bij de OSgeo.nl dag te blijven, maar kunnen ook 1 of 2 sessies meepikken.

Op de GeoBuzz komt er een centrale inschrijvingsbalie waar ook "onze" bezoekers zich melden.

Regelen: hoe inschrijving met deze code praktisch te regelen, en wat te doen met degene die zich nu al hebben ingeschreven

Regelen: hebben sprekers gratis toegang?

''Regelen: moeten mensen zich specifiek voor een onderdeel inschrijven? Hoe weten we anders hoeveel volk er naar onze sessies komt? Met name van belang voor evt. workshops

Vraag: krijgen bezoekers een badge oid, en zijn ze daarmee herkenbaar als OSGeo.nl dag bezoeker?

Financiën
Het inhuizen kost ons als OSGeo.nl 1000 euro. Daarvoor krijgen we 2 dagdelen de zaal + inrichting. (dat is ongeveer de helft van het "commerciële" tarief voor het huren van een eigen zaal op GeoBuzz. Sense stelt nog een formeel contract waarin staat wat we exact voor die 1000 euro krijgen, van en tot hoe laat en alle eventuele bijkomende voorwaarden m.b.t. aansprakelijkheid etc.

Zaalinrichting
De zaal die wij hebben is de Galloway, zie ook de [3D-impressie] ; een sfeervolle klassiek ingerichte zaal, iets opzij van de centrale beursvloer. Die heeft ruimte voor meer dan 250 stoelen, maar valt ook in tweeën te splitsen. Niet met een harde scheidingswand, dus er zal wel altijd "lekkage" van geluid van de ene naar de andere helft zijn. Met de opstelling (richting van sprekers, luidsprekers en luisteraars hier dus slim rekening mee houden!

Vooralsnog is met Sense afgesproken dat een helft wordt ingericht met circa 100 stoelen, en de andere helft met in ieder geval een workshopopstelling (met tafels, in U-vorm) voor circa 20 personen. Waarschijnlijk blijft er dan nog veel ruimte over om "iets" te doen; een ontmoetingsplein, doctors corner, zeepkist o.i.d.

Hoe de verbinding is tussen de Gallowayzaal en het centrale deel is niet helemaal duidelijk, er lijkt wel een directe verbinding te zijn.

Herman ter Veen (Sense) stuurt nog gegevens van Barbara Loos (contactpersoon bij Congrescentrum 1931). Via haar kunnen we een zaalbezichtiging regelen.

Apparatuur
Voor de presentatiehelft en de workshophelft worden beamer, scherm en geluid geregeld. Wel goed om dit nog "smart" te maken: wat voor microfoons (handheld, los) en hoeveel.

Voor de workshops is geen apparatuur geregeld. Vooralsnog zijn we uitgegaan van deelnemers met eigen laptops (a la de Opentopo workshops eerder dit jaar). Als we dit andere willen zal daar waarschijnlijk een prijskaartje aan hangen.

Catering
We liften mee op de lunch en borrel van de overkoepelende GeoBuzz. Dat is a) goed voor de integratie ;-) en b) scheelt gerommel en herrie met kopjes en schotels, borden en glazen in onze eigen zaal.

Sponsoring
Met Sense is afgesproken dat de bestaande OSgeo.nl sponsors (GeoCat, OpenGeoGroep, Geo-academie, JustObjects, TerGlobo): - gratis een plekje in een eigen OSGeo.nl hal mogen innemen (zoals tussen de sponsors en osgeo.nl overeengekomen in het sponsorcontract). Dat gaat om 1 dag - of voor 500 euro (ipv de reguliere 750 euro) een mini-stand krijgen op de centrale geobuzz-beursvloer (dat is voor 2 dagen). Daarbij krijg je 2 (in plaats van de reguliere 1) geobuzz-toegangskaarten voor standhouders.

''- Gert-Jan heeft de sponsors in juni met dit voorstel benaderd. Van Raymond Nijssen (namens de OpenGeoGroep) de reactie gekregen dat de OGG wel met een stand in het OSGeo.nl deel wil staan, maar geen interesse heeft voor een plek op de centrale GeoBuzz beursvloer. ''

Extra sponsoring svp in overleg met bestuur (met name Steven) omdat we primair inzetten op generieke sponsoring (meerjaarscontract) en niet op eventsponsoring. Maar niets is in beton gegoten.

Doel / thema
Als bestuur geven we wat wensen en eisen mee. Belangrijkste is dat -omdat we onderdeel zijn van Geobuzz- er veel OSgeo/FOSS4G onbekenden zijn. Hoe kun je die bereiken?

Open Data
Roosmarijn Haring heeft -als lid van de programmacommissie- er op aangedrongen dat "open data" ergens op het GeoBuzz programma terug komt. Hier even de integrale mailwisseling die ik(GJvdW) er met Roosmarijn over had: Hi Gert-Jan,

''Ik ben vandaag weer begonnen met werken, vakantie zit er weer op. Wat ik tegen Herman heb gezegd was vooral dat ik het belangrijk vind dat Open Data als onderwerp op GeoBuzz zichtbaar zal zijn, dit mag gewoon niet ontbreken in het programma. En daarmee ook Linked Open Data en Big Data - en dan wel met juist gebruik van de terminologie want ik erger me soms wel eens aan dat dat zo vaak door elkaar gehaald wordt, zie mijn column hierover: http://geodomein.nl/goochelen-met-data/ -''

''Toen ik hoofdredacteur was van GIM International, nu al weer een jaar of 4 geleden, volgde ik de Open Source beweging altijd met veel interesse en publiceerde ik bijvoorbeeld met veel plezier over de ‚strijd’ tussen Open Street Map en the Ordenance Survey. De laatste jaren heb ik de OS-wereld wat minder goed gevolgd, alhoewel ik natuurlijk bij klanten wel Open Source software tegenkom en er over praat, en ook in april een cursusje Open Top van JW heb gevolgd. Maar ik ben wel intensiever betrokken bij OD-onderwerpen.''

''Ik ben enorm blij te horen dat jullie een dag gaan koppelen aan GeoBuzz en ik ben ontzettend benieuwd naar jullie programma. Tijdens de afgelopen GeoBuzz meeting had ik wel al meteen ideeën, maar dat was in mei en is al weer beetje weggezakt. Al brainstormend kom ik meestal met ideeën, ik heb ze nu niet ff op de plank liggen. Binnen GeoBuzz zijn er vele vormen om onderwerpen te bespreken. Heb je ook al gehoord over de GeoTalks? Binnen de GeoTalks zijn er 2 vormen van presentaties, de ene moet je zien als een zeepkistenbetoog, dus een speech van 1 persoon zonder verdere ondersteuning van een powerpoint. en de andere is juist een presentatie aan de hand van 20 beelden (sheets) die gedurende 20 seconden worden getoond (de zogenaamde Pecha Kucha). Beide vormen van GeoTalks zijn kort (minder dan 10 minuten) en we hebben er heel veel ruimte voor in het programma. Deze zijn uitermate geschikt om mooie voorbeelden die anderen kunnen inspireren te tonen. Ik zou hier bijvoorbeeld Robert Nat (collega van Willy Bakker) wel willen horen vertellen over ‚zijn’ http://objecten.provinciegroningen.nl, om maar eens een voorbeeld te geven. ''

''Is jullie programma echt een afgescheiden onderdeel van het GeoBuzz, of zit het geïntegreerd? In mijn ideaal komen Open Data, Open Source etc door het hele programma voor, dus zowel presentatie, als bedrijfspresentaties, als GeoTalks, als workshop etc. We willen het liefst ook een soort roadmaps door het programma maken, dat je dus een route kunt vinden met OD-onderwerpen dwars door het programma heen. ''

''Hoe zullen we dit doen? Leuk om te zien trouwens dat Barend de penningmeester is, die ken ik heel goed. Dank voor je uitnodiging voor de 6e sept, daar heb ik eigenlijk wel heeeeeel erg veel zin in. Tis ook nog eens mijn eigen regio, ik woon in de gemeente Franekeradeel en hier moet nog wel wat gebeuren! Staat ook op het lijstje zie ik. Komen daar dan veel mensen, of klein clubje? Ik moet alleen nog even slag om de arm houden of ik dan kan. ''

Op 21 jul. 2014, om 08:28 heeft Gert-Jan van der Weijden  het volgende geschreven:

Beste Roosmarijn, ''Van Herman ter Veen begreep ik dat jij plannen had om "iets" met open data te doen op de GeoBuzz in november. Hermans suggestie is om even te kijen of jouw idee, en het besluit van de Stichting OSGeo.nl (waar ik voorzitter van ben) om een dag een GeoBuzz-zaal met een eigen te vullen op elkaar aansluiten.'' ''OSGeo.nl gaat natuurlijk vooral over open source, en zoals we allemaal weten zijn open source, open data en open standaarden drie verschillende dingen, maar op onze eerdere OSGeo.nl dagen (in 2012 en 2013) speelde open data wel een belangrijke rol. Naast crowdsourced data trouwens (met name OpenStreetMap). Wat dat laatste betreft: op zaterdag 6 september is er een OpenStreetMap "Mapping Party" in Leeuwarden, onder meer om de laatste BAG-import plooien glad te strijken. Een fijne manier om kennis te maken met die vrijetijd-geo-community. Zie http://forum.openstreetmap.org/viewtopic.php?pid=431756#p431756. Aanmelden via het forum of osmned@gmail.com'' ''Kun je kort schetsen wat jouw open geobuzz-data ideeën zijn? Bellen kan ook, op 06 16 150 440'' Met vriendelijke groet, Gert-Jan van der Weijden Voorzitter Stichting OSGeo.nl

Diverse contacten/ideeën
Gert-Jan heeft via zijn werk (PWN) contact met CGI. Die hebben (naast een op Esri- en een Smallworld-team ook een team dat zich specifiek richt op Open Source. CGI heeft aangegeven op de OSGeo.nl dag een verhaal over Open Source Geo te willen vertellen.

Contactpersoon bij CGI: Adrie Kleemans (at cgi punt com)

GeoTalk
Behalve onze eigen zaal hebben we ook spreektijd in een van de ideeëntheaters, als zogenaamde "geotalk". De opzet van de geotalk is pecha-kucha-achtig; een de hand van 20 beelden in 10 minuten een verhaal vertellen. Onze geotalk is gehonoreerd op basis van deze tekst:

''Onderwerp: Het open source geo landschap in vogelvlucht

Doelgroep: Iedereen die kennis wil maken met open source geo

Korte Beschrijving: In 20 beelden worden evenzovele open source geo projecten en producten kort beschreven: wat is het, wat doet het, wat kan ik er mee en welke voorbeelden van gebruik zijn er in Nederland.

Tot de projecten die voorbij komen behoren onder meer QGis, GeoNetwork, GeoServer, OpenLayers, PostGis en GDAL/OGR.

Opmerkingen: Dit beeldverhaal kan als teaser dienen voor het OSGeo.nl plein op de GeoBuzz: daar kan verder worden ingegaan op mogelijkheden van specifieke open source geo projecten en producten.''

Overigens mogen we die Geotalk op beide dagen houden. De talk is ingediend onder de naam van Gert-Jan van der Weijden, maar kan ook door iemand anders worden ingevuld

Voorgeschiedenis: de NHTV-variant
In het voorjaar van 2014 is er een opzet geweest met een organisatiecomitee bestaande uit Willy, Paul en Stefan. daarbij was de NHTV in Breda als locatie in beeld. Omdat dat nogal wat moeite kostte, en ondertussen de "inhuizing" bij het Geobuzz congres in beeld kwam is dit spoor verlaten.

Datum: 12 juni 2014 Lokatie: NHTV, Breda Organisatie: Paul van Genuchten, Stefan de Koning, Willy Bakker Contactpersonen NHTV: Nancy Bastiaansen, Barbara Schijndel Thema: "Temporaal"  Ideeën voor het programma:
 * Frank Steggink, OpenStreetMap: Reproductie Topografische kaart geallieerden
 * Steven Ottens, Geodan: Schaduwkaart van Nederland
 * Edward MacGillavry, Webmapper: www.histopo.nl
 * Jan Hartmann, Universiteit van Amsterdam: Atlas der Neederlanden
 * Ben Buns, Kadaster: OSM voor detecteren wijzigingen BRT
 * Roelard Smit: Aardbevingenanimatie met CartoDB
 * Michael Dubbeldam, www.BestWelSnel.nl: Toepassing van real-time sensordata van de NDW
 * John Mulder: Talescape
 * Thijs Brentjes: Linked Data, GeoJSON en GeoJSON-LD
 * BAG import in OpenStreetMap

Actieplan

 * Vooraf
 * Aan Herman vragen of we ook een mailing à la Kadaster per mail kunnen versturen >> Willy
 * Herman lijst sturen met personen die een vrijkaart ontvangen; inschrijving sprekers en organisatiecomité >> Erik
 * Check of alle sponsors nu het aantal kaarten hebben waar ze recht op hebben (GJ) en de namen hiervan aan GeoBuzz/Sense doorgeven
 * Verdeling vrijkaarten avondprogramma >> ?
 * Aftrap/intro vormgeven (GJ+Erik/Willy/Paul)
 * Afsluitende sessie vormgeven >> ??
 * Vastlegging: foto en video >> ??
 * Cadeautje voor de sprekers >> ??
 * Flyers & t-shirts ontwerpen & laten drukken >> Steven
 * Flyers, visitekaartjes, vlag, rolbanners en T-shits naar den Bosch >> Steven (met Geodan-koerier)
 * Regelen Opslag flyers etc na OSgeo.nl dag >> Steven ism Raymond


 * De Dag
 * Wie hoe laat waar?
 * Testen AV-apparatuur >> ??
 * Opstelling voor workshop checken >> ??
 * Sprekers ontvangen >> ??
 * Presentaties verzamelen (op 1 laptop) >> ?
 * Opruimen: wie voert de spullen af, en waar kunnen ze worden gestald (zijkamer?) >> ??


 * Nazorg
 * Enquête (meeliften met GeoBuzz?) >> ??
 * Presentaties verzamelen en publiceren >> ??
 * Foto's en videos verzamelen en publiceren >> ??


 * Afgerond:
 * OSGeo.nl logo opgestuurd naar HtV met verzoek deze op badge te printen >> Willy
 * Mensen die via Meetup hebben aangegeven mee te willen doen aan OSGeo.nl dag via mail persoonlijk benaderen >> Willy
 * Contact opnemen met Stefan (logo, redirect 2014.osgeo.nl) + Just (hosting)+ tekst voor belangstellenden op website plaatsen >> Willy
 * Timeslots op een rijtje zetten, navraag doen bij Gert-Jan >> Paul
 * Navraag doen bij sponsoren wat hun wensen en bedoelingen zijn >> Paul

= Terugblik =

Locatie / logistiek

 * Zaal zeer sfeervol, maar beperkt in mogelijkheden (niet deelbaar)
 * Gemis aan "babbelruimte"
 * Prima aan/afvoermogelijkheden door parkeren voor de deur
 * Goede zaalopstelling, zeker met de cabaretopstelling met verspringende tafels
 * Beetje moeilijk te vinden vanaf de beursvloer, zelf dit met vlag & banners opgelost
 * Goed werkende AV
 * Extra stopcontacten voor laptops bij workshops was handig geweest
 * Idem voor standruimte in de OSGeo.nl (galloway) zaal
 * Er waren uiteindelijk slechts 2 workshopdeelnemers die zich moesten beperken tot meekijken omdat ze zelf niet de beschikking hadden over een laptop

Contract en kosten

 * Uiteindelijk toch hoger dan verwacht (nl. 1500 incl. BTW)
 * Prijs voor de zaal was hoger dan in eerste (mondelinge) ideevorming
 * Bijkomende kosten voor audiovisueel 9250 euro)
 * Eigen kosten voor cadeautje voor sprekers
 * En daarentegen geen mogelijkheid voor eigen inkomsten door sponsoring
 * Goede flexibiliteit in contract en contact
 * Hoge meedenkfactor
 * Opstellen contract was maatwerk maar kostte daardoor veel tijd & inspanning

Inschrijving

 * Op de GeoBuzz website nogal verwarrend, met name over kosten
 * excl. BTW (verwachtingsmanagement!)
 * sommigen dachten dat bezoek OSGeo.nl niet goedkoper was, maar juist een toeslag van 95 euro

Publiek en programma

 * Verrassend veel bij de workshop (75 man), daarna zachtjes aflopend naar ca. 55 deelnemers
 * Mix van hardcore open source
 * Diverse positieve reacties in enquête, zowel van 100% bezoekers, als van af-en-toe binnenlopers
 * Vlot voor elkaar
 * CV etc. redelijk snel verzameld
 * Strakke dienstregeling dankzij Erik
 * Gemiste kans: de OSgeo.nl badge ("ich bin ein OSGeo-er")

Ruimte voor sponsors

 * Beperkt nut. mede door ontbreken van "babbelruimte"
 * Fijne deal voor gereduceerde sponsorprijs op beurs (gebruikt door Geocat)

Aftermath

 * Het kost altijd weer vele moeite om verslag (website, vakbladen) rond te krijgen
 * Idem voor bezoekerslijst: wat willen we daarmee?

Verbeterpunten

 * Meer reuring vooraf
 * Communicatieplan opstellen
 * Afhandeling achteraf: verslag, mensen benaderen voor mailinglijst etc.
 * Duidelijkere trekker aanwijzen in organisatiecomité
 * Of deze rol bij bestuurslid beleggen?
 * Completer financieel beeld vooraf