Quebec-conf - Rencontre du 2010-06-07

Rencontre du comité OSGeo-Québec-Conf du 2010-06-07, pour l'organisation du Rendez-Vous OSGeo-Québec de juin 2010

Date, Lieu et heure
Lundi 6 juin 2010, 15:00, conférence téléphonique:

Date:          Monday, June 07, 2010 Start Time:    03:00 PM Eastern Daylight Time End Time:      04:55 PM Eastern Daylight Time Dial-in Number: 1-517-417-5200 (Midwest) Access Code:   6765697

Ordre du jour
0- Affaires découlant de la réunion précédente
 * Voir les TODO dans le CR précédent

1- Finances
 * Suivi du budget

2- Conférenciers invités
 * État de la situation
 * Cadeaux aux conférenciers (3 ou 5?)

3- Communication
 * Communiqué spécial Baliz en collaboration avec Vision Géomatique
 * Faites du bruit!

4- Site Web

5- Programme
 * Modification à l'horaire du mardi pm
 * Discussion de la version finale du programme imprimé couleur pour impression (dû pour demain)...
 * État de la situation des fichiers PPT/ODP reçus et à recevoir
 * Table ronde: ajout des rep. de chapitre locaux, déterminer les sujets/questions

6- Logistique
 * Chambres d'hotel pour le comité
 * Choix de pause mardi pm
 * choix de pause mercredi am
 * Choix de repas mercredi midi
 * Enregistrement des participants OSGeo+VisionGeo (sac VisionGeo, stylo pour tous?)
 * Disposition des salles vs électricité
 * Impression de billets 5 à 7, repas, affiches de partenaires
 * Email aux participants autour de vendredi (invitation pre-ice-breaker lundi soir, autres questions de logistique)
 * Projecteurs (besoin de 5: Mapgears, GeoProjection, CGQ, Spatialytics, +1 autre)
 * Pointeurs laser?

7- Kiosque OSGeo-Québec
 * Logo OSGeo-Québec vectoriel pour bannière sur le kiosque
 * Impression de bannière?
 * Structure de kiosque?
 * Brochures à distribuer?
 * Demos sur laptop?
 * Horaire pour les présences sur le kiosque

8- Varia

9- Prochaine rencontre du comité

Participants
* Daniel Morissette * Martin Fafard * Thierry Badard * Martin Ouellet * Frederic Hubert * Marie-Christine Simard * Simon Mercier * Nicolas Gignac

0- Affaires découlant de la réunion précédente
...

1- Finances

 * Budget à jour toujours positif.

2- Conférenciers invités

 * TODO: Daniel s'occupe du cadeau des conférenciers invités. En préparer même pour les absents et leur faire parvenir par courrier

3- Communication

 * TODO: Thierry, coordonner avec Frederic Lessard (CGQ) et Luc Vaillancourt pour le bulletin spécial Baliz en collaboration avec Vision Géomatique


 * TODO: Daniel/Thierry/tous, écrire des billets sur les moments forts du programme et faire suivre une nouvelle copie du communiqué sur les listes

4- Site Web

 * TODO: MartinO: Essayer de mettre le résumé dans la description de l'événement dans le calendrier iCal?

5- Programme

 * Modification à l'horaire du mardi pm... tous d'accord avec la proposition de Daniel...


 * TODO: Finir le mercredi pm à 14:20.


 * Discussion de la version finale du programme imprimé couleur pour impression (dû pour demain)...
 * ... un autre draft ce soir... impression demain...
 * ... 125 copies pour commencer


 * État de la situation des fichiers PPT/ODP reçus et à recevoir
 * TODO: Daniel envoyer rappel aux conférenciers


 * Table ronde: ajout des rep. de chapitre locaux, déterminer les sujets/questions
 * TODO: (progr imprimé, site Web) Mettre à jour liste panélistes Jeff, Frank, Paul, Hervé, Thierry, animateur Daniel
 * TODO: Sujets Table ronde:
 * TODO: MartinO, démarrer discussion sur thèmes table ronde sur la liste osgeo-qc


 * Volontaires pour la traduction des conférences internationales... voir a mesure qu'elles arrivent

6- Logistique

 * TODO: Daniel/Thierry voir choix de pause/repas en fct du budget + decider nombre participants


 * TODO: Daniel: Annonce à la fermeture 14:20, demander aux gens inscrits aux deux de passer à la table à l'arrière pour prendre leur matériel pour VisionGeo


 * TODO: Daniel/Marie-Christine, commander 200 stylos OSGeo


 * TODO: Disposition de la grande salle en demi-lune mardi PM, 5 par table


 * TODO: Daniel/Thierry décision pour acces internet supplémentaire ou pas en fct du budget


 * TODO: Daniel preparer + imprimer billets 5 à 7, repas, affiches de partenaires, etc. avec Alexandre


 * TODO: Daniel: Email aux participants autour de vendredi (invitation pre-ice-breaker lundi soir, autres questions de logistique, Mentionner calendrier iCal)


 * Projecteurs (besoin de 5: Mapgears, GeoProjection, CGQ, Spatialytics, +1 autre)
 * Projecteur CGQ: Salle technologie, Marc-André


 * Salles: petite salle pour Intro/business/education, grandes salles pour les autres


 * TODO: MCSimard, Pointeurs laser

7- Kiosque OSGeo-Québec

 * TODO: Daniel, Impression 2 bannières 4'x2' avec Logo OSGeo-Québec vectoriel pour le kiosque


 * Pas de structure de kiosque, on utilise le fond blanc avec un projecteur


 * TODO: MartinF fournit laptop + projecteur sur le kiosque
 * Frederic aussi disponible pour le kiosque
 * rouler présentation OSGeo-Qc de Nicolas sur le kiosque


 * TODO: Thierry imprime ~15 copies de chaque brochures en français

9- Prochaine rencontre du comité
Aucune prévue avant l'événement.

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