CR 18 avrils sur pad

=Compte rendu d'avancement 18 avril 2014=

Programme :
Quelques confs éclair non confirmées en plus des ~50% qui ont décliné -> à redemander et prévenir les autres qu'ils auront plus de temps (Vincent + Arnaud ) Il manque les envois des propositions de talk éclair des sponsors à valider -> Thomas ?

Keynote Speaker :
réponse positive de T. Joliveau Frédéric Jacon va le recontacter Il faut réécrire à H. Verdier pour lui dire cordialement que c'est trop tard -> Frédéric

Finances :
Le budget est toujours très large, donc ne pas hésiter sur les dépenses si elles peuvent faire gagner du temps ou améliorer la situation Encore des paiements sponsors à vérifier, il en manque quelques un -> Vincent + JM Arsac + Etienne

Inscriptions :

 * Encore très peu d'inscrits -> ALERTE et GROSSE URGENCE sur toutes les actions de com' tous azimuth -> TODO Thomas Mail a faire pour donner instructions pour diffusion du message + TODO LE FAIRE !
 * Pas mal de demandes de mandats pour paiements. Dans ce cas on crée un code promo 100% avec suivi sur google docs et on vérifiera le paiement par virement. thomas est censé gérer mais peut etre lourd comme charge en plus de la com'. Des volontaires (Etienne)?
 * Certains des présentateurs se "plaignent" de devoir payer l'inscription. À voir pour l'année prochaine pour éventuellement faire gratuit mais ils paient leurs repas (ce qui revient quasiment au meme, mais au moins ils raleront pas) -> Vincent fait des réponses en expliquant...
 * PA fait le suivi coté workshops, les questions sur les inscriptions workshops (quels WS veulent les participants) sont incluses dans l'inscription -> PA
 * Des codes sont créés au cas par cas pour les gens qui veulent ajouter les ateliers sur leur pré-inscription. Ça fonctionne bien -> Vincent
 * Des codes sont _à créer_ pour les entrées gratuites pour les sponsors et leur envoyer -> Thomas

Logistique :
le traiteur des deux jours de conférence n'est pas disponible, donc Olivier en cherche un autre. -> Olivier La visite avec le traiteur à l'ENSG a lieu le 7 mai -> il faudrait avoir une estimation du nombre de repas à cette date. -> renforce la remarque sur la com : tous sur le pont olivier a préparer des fiches de postes (http://91.121.102.10/FOSS4G_FR-Logistique.pdf) : Nécésite de recruter différents responsables et bénévoles, prévu de lancer cette phase dès la semaine prochaine (semaine 17 ).
 * 1 responsable de stande OSGeo
 * 2 responsable d'amphi (1 par amphi)
 * 1 responsable WS
 * 1 responsable stands (dans le hall pour les sponsor)

Welcome-pack
Contenu :
 * sacs 1800€ Livré à ENSG dans le courant de la semaine précédent l'événement (un acompte est demandé) -> Gérald
 * live DVD -> demander d'urgence à l'osgeo marketing (Nicolas ?)
 * brochures -> IGN (thomas s'en charge pour la partie impression, qui fait le design ? Sylvain ? Nicolas ? Virginie ?)
 * badges : 200€ -> Vincent (tout est prêt, commande à partir soon)
 * geomatique expert : fourni -> Gérald (livraison sur place)
 * brochures sponsors : fournies -> Thomas pour la demande aux sponsors et récupération ?
 * stylos plastique recyclé ~300€ pour 500ex -> Gérald (attente du logo osgeo-fr à apposer sur les stylos) -> pour le logo gérald doit demander à sylvain Beorchia pour récupérer les sources ou alors prendre celui utilisé sur les badges (il est sur github osgeo-fr en .ai)
 * autocollants (1000 exemplaires) 71.70 euro a lastickerie.com -> Rodolphe

budget de 2300€ + autocollants 71.70 euro ~ 2400 Il faut donner un GO à gérald le plus rapidement possible pour les commandes. Le go du budget est ok -> Étienne pour le go final

Logistique/Com
On a de la place pour proposer un stand a des associations "amies" si elles veulent venir (les participants devraient s'inscrire pour manger, mais le stand est offert) Décision à prendre sur invitation ou pas : mail sur la ML pour proposer, trouver éventuellement qqun pour le gérer, et prise décision immédiate en suivant si retour ok ou consensus mou -> Etienne ? Contacter ces assos pour leur proposer le deal -> Qui ?
 * Openstreetmap
 * CartoNG
 * Afigeo ?
 * Georezo ?
 * Autres ?

Communication :
Un appel à inscription est en cours de finalisation (pour envoie demain Vendredi 18 avril), http://analysesig.net/com-programme-draft-3/ Les canaux de diffusion sont identifier sur le googledoc et les volontaires doivent se manifester rapidement pour donner la main à l'équipe com -> ou est le doc ? le diffuser à tout le monde : thomas

A faire :
contraintes
 * Choix d'un format de kakémono -> gérald
 * design du kakémono de l’OSGeo-FR -> QUI? Sylvain ? Nicolas ?
 * portable dans le train et avion par une seule personne
 * le plus pérenne possible (pas de date, pas d'éléments temporaires)