GeoCamp Lyon

'''Vous voulez proposer une présentation, sponsoriser un événement, ou donner un coup de main pour l'organisation ? Contactez [mailto:geocamp_lyon@osgeo.asso.fr l'équipe à geocamp_lyon@osgeo.asso.fr] pour plus d'information !'''

GeoCamp
Le projet général :

Organisation d'un rendez vous régulier, à Lyon, des personnes intéressées par la géomatique et la cartographie au sens large, et en particulier aux solutions OpenSource et OpenData.

Résumé

 * Thématique : "Géo"
 * Date et lieu : Premier événement le 28 novembre 2013 à l'Antre Autre, dates suivantes : 23/01/14, 20/02/14, 20/03/14, 17/04/14
 * Équipe organisation : Vincent Picavet, yjacolin
 * Sponsorisation : oui
 * Programme : rencontre informelle autour de présentations rapides et d'un verre
 * Budget : sponsorisation +150€HT
 * Statut de l'accord board OSGeo-fr : ok

Animation
Un animateur responsable de la soirée est désigné (poste tournant !) et doit :
 * Gérer les inscriptions (eventbrite)
 * Animer les présentations (gérer le temps, présenter les interlocuteurs)
 * Récupérer les présentations et les mettre sur le github OSGeo-fr
 * Faire un petit compte rendu rapide sur la mailing list

Déroulement

 * Accueil à partir de 19h
 * Première partie (19h30) :
 * Introduction OSGeo-fr
 * Présentation du sponsor par l'OSGeo-fr
 * Présentation du sponsor (10 min) sur un sujet lié au logiciel libre ou la donnée libre
 * Première présentation par un participant sur un sujet lié à la géo (20 min)
 * Seconde présentation par un participant sur un sujet lié à la géo (20 min)
 * Questions/réponses avec l'assemblée et les trois présentateurs
 * Seconde partie (20h45) :
 * Autoprésentation de quelques participants (présentation perso/pro, 3 hashtags, une question ouverte)
 * Apéro ouvert pour discuter de tous les sujets liés à la Géo. Suivant une (dés-)organisation type barcamp, on pourra par exemple :
 * organiser des tables de discussion thématiques
 * ... d'autres idées bienvenues

Sponsorisation
La sponsorisation d'un GeoCamp Lyon est faite selon les règles suivantes :
 * Le sponsor fait une donation de 150€HT à l'OSGeo-fr par événement sponsorisé
 * Il y a un sponsor unique par événement
 * Il y a une liste d'attente pour la sponsorisation, les organismes n'ayant pas encore sponsorisé de GeoCamp Lyon étant prioritaires (puis par ordre de demande)
 * La sponsorisation de l'événement donne droit à :
 * Mention du sponsor dans l'annonce de l'événement (Mail)
 * Mention du sponsor dans les canaux média de l'OSGeo-fr (Twitter, etc)
 * Autorisation du sponsor à communiquer sur le soutien à l'événement
 * Logo + lien + brève description du sponsor sur la page d'inscription à l'événement
 * Logo + lien du sponsor sur la page de l'événement sur le site de l'OSGeo-fr dans la rubrique ("nos sponsors présents et passés")
 * Logo du sponsor pendant l'événement
 * Présentation brève du sponsor pendant l'événement
 * Le sponsor peut placer des plaquettes sur les tables pendant l'événement
 * Le sponsor peut faire une présentation de 10 minutes pendant l'événement sur un sujet concernant des SIG libres ou des données libres (sujet soumis à approbation préalable par le bureau en cas de doute sur sa validité)

À faire

 * Amener un ordinateur + internet pour prendre les adhésions OSGeo-fr
 * Prendre des goodies OSGeo-fr
 * Prendre affiches et brochures OSGeo-fr
 * Désigner l'animateur

Procédure d'organisation
En tâche de fond :
 * Fixer les dates à l'avance avec l'Antre Autre
 * Définir les responsables de chaque événement
 * Rechercher des sponsor
 * Rechercher des thématiques et des présentateurs (1 thème par session, 2 présentations + celle du sponsor)

Avant chaque événement :
 * Signer l'accord de sponsorisation
 * S'accorder sur le sujet de présentation du sponsor
 * Vérifier avec le trésorier que le virement du sponsor est bien effectué
 * Choisir les présentateurs (2) et vérifier leur disponibilité
 * Récupérer les résumés des présentations
 * Créer une page d'inscription sur EventBrite avec les informations de sponsorisation et des présentations (Qui, résumé)
 * Mettre à jour le site web OSGeo-fr
 * Annoncer l'événement sur la Mailing List OSGeo-fr, twitter, et forwarder l'information aux autres listes (ALDIL, AFUP, Rancy, OSM-FR, OSM-Lyon…)

Le jour de l'événement :
 * Le responsable accueille les participants (19h00)
 * Il amène les éventuels flyers et goodies de l'OSGeo-fr
 * Il s'assure du bon déroulement et des horaires (voir ci-dessus)
 * Il récupère les flyers et goodies restant pour les passer au prochain animateur
 * Il rédige un rapide résumé sur la mailing list
 * Il uploade les présentations sur le GitHub OSGeo-fr

Liens

 * http://www.lantreautre.fr
 * Carte : http://osm.org/go/0Asp6oDsB
 * Première édition : https://www.eventbrite.fr/e/billets-geocamp-lyon-novembre-2013-9010772463
 * Sondage sur la première édition : https://docs.google.com/a/osgeo.asso.fr/forms/d/1sAblIONZCpElkeBx2r_GQLZQRYAZi-Q4LYSMmxtmGAQ/viewanalytics