Quebec-conf - Rencontre du 2010-05-04

Rencontre du comité OSGeo-Québec-Conf du 2010-05-04, pour l'organisation du Rendez-Vous OSGeo-Québec de juin 2010

Date, Lieu et heure
Mardi 4 mai 2010, 10:00am, conférence téléphonique:

Date:          Tuesday, May 04, 2010 Start Time:    10:00 AM Eastern Daylight Time End Time:      11:55 AM Eastern Daylight Time Dial-in Number: 1-219-509-8222 (East Coast) Access Code:   6765697

Ordre du jour
0- Affaires découlant de la réunion précédente
 * Voir les TODO dans le CR précédent

1- Finances
 * Suivi de la recherche de commanditaires
 * Suivi des inscriptions
 * Décisions à prendre/prises face aux inscriptions gratuites

2- Conférenciers invités
 * État de la situation
 * Réservation des chambres d'hotel

3- Communication
 * TODO: Continuer à parler de l'événement régulièrement
 * Annonce faite au 5 à 7 de RETIC/AQT
 * En parler au WebCamp de Québec?

4- Site Web
 * Partenaires dans la barre à droite?

5- Programme imprimé couleur
 * Il faut commencer à planifier le contenu
 * Obtenir des prix d'imprimeurs

6- Bénévoles pour le jour J
 * Préparation des paquetage des conférenciers
 * Inscription/accueil (mardi midi et mercredi matin)
 * Autres?

7- Enregistrement des conférences
 * Questions d'Andrew
 * Bénévoles supplémentaires?

8- Varia

9- Prochaine rencontre du comité

Participants

 * Daniel Morissette
 * Martin Fafard
 * Simon Mercier
 * Marie-Christine Simard
 * Thierry Badard
 * Martin Ouellet
 * Frederic Hubert

0- Affaires découlant de la réunion précédente
...

1- Finances

 * Suivi de la recherche de commanditaires, des inscriptions, et ajustements au budget en fonction de la situation actuelle

2- Conférenciers invités

 * État de la situation des conférenciers invités, réservations d'hotel, etc.


 * TODO: Daniel doit confirmer et faire parvenir à Marie-Christine les réservations de chambres d'hotel des conférenciers

3- Communication

 * TODO: Écrire un communiqué commun avec Vision Géomatique qui sera envoyé autour du 15 mai via le réseau Baliz (message direct) via LucV et via le réseau AGMQ via SimonM

4- Site Web

 * TODO: Thierry va placer les partenaires dans la barre à droite des pages du site qui ont suffisamment d'espace

5- Programme imprimé couleur

 * Discussion du programme imprimé. Vision Géomatique fait imprimer le sien via la reprographie du CEGEP.


 * TODO: MartinF va monter un premier brouillon et une fois complété on demandera un prix à la repro du CEGEP.

6- Bénévoles pour le jour J

 * Discussion des besoins en bénévoles


 * TODO: Daniel: monter une spreadsheet 'logistique' pour documenter les besoins/affectations de bénévoles

7- Enregistrement des conférences

 * Évaluation des besoins en bénévoles pour l'enregistrement (3 salles, MartinO, MartinF, AlanB, + 1 remplaçant pour AlanB/MartinF pendant leurs présentations ).

8- Varia
...

9- Prochaine rencontre du comité
Téléconférence lundi 17 mai à 15:00

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