Nederland/bijeenkomsten/bestuur-36

OSGeo.nl - Bestuursvergadering #36

Datum: donderdag 11 mei 2017

Tijd: 19:45 - 20:45

Plaats/Medium: Google Hangout, link: https://hangouts.google.com/call/wz4ef5sigfezljugayp5fdv35ye

Aanwezig: Paulo van Breugel (PvB), Barend Köbben (BK - verslag), Gert-Jan van der Weijden (GJ), Just van den Broecke (JvdB -- tot 20:30), Marc Vloemans (MV), Erik vd Meerburg (EvdM - voor punt Foss4G.nl)

Actiepunten vorige meetings

Nederland/bijeenkomsten/bestuur-35

Nederlands/TODO: Iedereen is nog even door de lijst gegaan en heeft opgeschoond.

Aanvullingen :

BK zal KvK papieren regelen. => Stichtingen met minder dan 6 miljoen (!) omzet hoeven niks te deponeren
BK zal bank gegevens delen met Just zodat tenminste twee personen uit het bestuur toegang hebben tot de rekening. => gedaan
Just moet nog regelen dat Paolo emails kan sturen als @osgeo.nl, hij kijkt dat na.

APs van deze vergadering worden er weer aan toegevoegd.

Foss4G-EU voor sponsoring (10% regel)

Dirk Frigne (B) en Till Adams (D) zijn beiden betrokken bij FOSS4G-EU (de conferentie). T.b.v. de sponsoring stellen ze voor dat lokale chapters een 10% heffing op hun sponsorgelden leggen, om FOSS4G-EU mede mee te bekostigen. Gert-Jan is hier evenals andere aanspreekpunten van EU-local chapters door Dirk en Till voor benaderd.

Vraag: willen wij hierin meegaan? Zo ja, onder welke voorwaarden (zoals: met wie doen we dan eigenljik zaken)

BK als penningmeester begrijpt niet hoe dit in praktijk zou moeten werken; anderen hebben ook bedenkingen:

landen met chapters betalen, maar andere landen niet...?
Hoe regel je dat met je sponsors? PvB denkt dat men er per sponsor anders over kan denken.
osgeo.nl bestuur kan natuurlijk best bijdragen (we hebben als bestuur zeggenschap over wat we uitgeven), maar er is geen directe band met sponsorinkomsten. Want: Moet osgeo.nl dan namens zijn sponsoren eisen stellen aan, of afspraken maken met foss4g.eu?
MV legt achtergrond uit: foss4g.eu heeft een funding probleem, krijgt geen geld van .org, en waar wel van dan?
MV vindt wel dat er eerst een OSGEO.eu moet komen, of anderszins een feitelijke organisatie waar foss4g.eu aan kan hangen. Rest is het daar mee eens,
GJ meld nog wel dat de beoogde rol van osgeo.eu (nog) niet duidelijk is, kan varieren van lightwight kapstok tot vol opgetuigde lobby organisatie.

GJ meldt dit alles terug aan Dirk en Till.

Afgeleide vraag: zou FOSS4G-EU in Nederland leuk zijn? => niet meer aan toegekomen

Bestuurszaken

mailarchief Gert-Jan

Gert-Jan heeft nog een uitgebreid mailarchief. Wil het nieuwe bestuur dat nog hebben?

AP voor GJ: Hij maakt een versie die op de gDrive kan worden gezet.

Events en optredens

Foss4G.NL

EvnM neemt het verslag van de laatste skype van de organiseerders door: Programma is al een eind op weg. Erik zit zelf het plenaire programma voor, voor de tracks worden nog mensen gezocht. Luuk (Schaminee?) heeft een programma voorgesteld: al zijn nog veel mensen niet benaderd, er zijn wel al goede en voldoende contacten. Wel zaak snel meer duidelijkheid te krijgen om het op de website te kunnen plaatsen... Er komt een studententrack: invulling daarvan gaat via de verschillende universiteiten en hogescholen.Ook komen er Lightning talks, aanmelden daarvoor gaat via de website.

De aanmelding is al open (18 aanmeldingen, streven is 80). Het gaat via EventBrite: dat is gekoppeld aan de osgeo rekening; Binnen een week na het event zal het geld worden overgemaakt. Servicekosten worden automatisch verrekend met degene die een ticket koopt.

Begroting is opgezet met als hoofdlijnen:

inschrijvingen dekken catering (lunch & borrel) (kosten=inkomsten, bij 80 pp 1200 euro)
overige kosten = 1600 euro; moeten gedekt uit sponsorinkomsten. Er is een sponsorplan (een gouden sponsor is al binnen).
toegezegde sponsoring nu ± 800; dus maximale verlies/risico = 800 euro

Er volgt wat verwarring over of osgeo.nl nu "garant staat" voor dat bedrag. BK meent dat als de inschrijving via osgeo rekening gaat, en we ook de sponsoren daaraan laten betalen (zoals EvdM vraagt), dat er dan geen sprake is van garantstelling, maar dat osgeo.nl gewoon het evenement draagt. De kosten kunnen dan ook door osgeo betaald/vergoed worden. Hij ziet in zijn penningmeester-rol hier ook geen probleem in, het financiele risico is binnen de begrootte grenzen en als de rest van het bestuur het er mee eens is, kunnen we het gewoon zo doen. De rest stemt daar ook voor. Barend zal nog kort wat op papier zetten en aan EvdM en de rest sturen.

We constateren wel dat er nog meer bekendheid aan moet worden gegeven, er moet nog in social media en zo aan getrokken worden; Over de marketing enzo gaat EvdM het nog met MV een aparte meeting hebben, ze maken een 'aanvalsplan'. JvdB meld in dit kader nog dat er is een foss4g@osgeo.nl mail is aangemaakt, die kan worden gebrukt in de marketing (en ook op de foss4g.nl site).

GeoBuzz (GJ)

Maandag 22 mei 14-16 GeoBuzz programmaraad. => Vaststellen wie gaat (Just of GJ) => Just.

Nieuw logo

OSGeo.org heeft in het kader van de "digital rebranding" een nieuw logo in de maak. Zie https://drive.google.com/file/d/0B1D61nG9ZgtbdmpmcTh4SnBYMFU/view?usp=sharing

MV vertelt: verschillende optie worden doorgesproken op de mailinglijst(en), feedback wordt verzameld. Over een maand ongeveer moet er wat liggen. Dus ook nu even geen nieuwe dingen (banners enzo) maken (2 huidige zijn genoeg voor foss4g.nl).

Er wordt wel op ingezet door .org om de nieuwe branding vrij dwingend op te leggen: local chapters en committees worden verondersteld dit te gebruiken en eigen variaties moeten er wel in passen (bv alleen een pay-off onder het huidige logo).

Ons NL logo hier op aanpassen? => dit kan dus waarschijnlijk slechts beperkt...

Rapport kenniscentrum open source software

GJ heeft zijn OSGeo.nl opmerkingen bij het rapport gemaakt (zie GDrive/docs/rapport kenniscentrum OSS 2017/Rapport+Kenniscentrum+OSS+Def.+annotatie.pdf Graag commentaar => PvB heeft eea op- en aangemerkt.

=> Is dit voldoende basis voor een artikel in GISMag of geo-Info? Ja, Just en GJ kijken daar even naar.

Overig/rondvraag etc.

Niemand heeft verder niks niet meer in te brengen...? Nee.