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Compte rendu d'avancement 18 avril 2014

Programme :

   Quelques confs éclair non confirmées en plus des ~50% qui ont décliné -> à redemander et prévenir les autres qu'ils auront plus de temps (Vincent +  Arnaud )
   Il manque les envois des propositions de talk éclair des sponsors à valider -> Thomas ?

Keynote Speaker :

    réponse positive de T. Joliveau
    Frédéric Jacon va le recontacter
    Il faut réécrire à H. Verdier pour lui dire cordialement que c'est trop tard -> Frédéric

Finances :

   Le budget est toujours très large, donc ne pas hésiter sur les dépenses si elles peuvent faire gagner du temps ou améliorer la situation
   Encore des paiements sponsors à vérifier, il en manque quelques un -> Vincent + JM Arsac + Etienne

Inscriptions :

   Encore très peu d'inscrits -> ALERTE et GROSSE URGENCE sur toutes les actions de com' tous azimuth -> TODO Thomas Mail a faire pour donner instructions pour diffusion du message + TODO LE FAIRE !
   Pas mal de demandes de mandats pour paiements. Dans ce cas on crée un code promo 100% avec suivi sur google docs et on vérifiera le paiement par virement. thomas est censé gérer mais peut etre lourd comme charge en plus de la com'. Des volontaires (Etienne)?
   Certains des présentateurs se "plaignent" de devoir payer l'inscription. À voir pour l'année prochaine pour éventuellement faire gratuit mais ils paient leurs repas (ce qui revient quasiment au meme, mais au moins ils raleront pas) -> Vincent fait des réponses en expliquant...
   PA fait le suivi coté workshops, les questions sur les inscriptions workshops (quels WS veulent les participants) sont incluses dans l'inscription -> PA
   Des codes sont créés au cas par cas pour les gens qui veulent ajouter les ateliers sur leur pré-inscription. Ça fonctionne bien -> Vincent
   Des codes sont _à créer_ pour les entrées gratuites pour les sponsors et leur envoyer -> Thomas

Logistique :

   le traiteur des deux jours de conférence n'est pas disponible, donc Olivier en cherche un autre.  -> Olivier
   La visite avec le traiteur à l'ENSG a lieu le 7 mai -> il faudrait avoir une estimation du nombre de repas à cette date. -> renforce la remarque sur la com : tous sur le pont
   olivier a préparer des fiches de postes (http://91.121.102.10/FOSS4G_FR-Logistique.pdf) : 
       1 responsable de stande OSGeo
       2 responsable d'amphi (1 par amphi)
       1 responsable WS
       1 responsable stands (dans le hall pour les sponsor)
 Nécésite de recruter différents responsables et bénévoles, prévu de lancer cette phase dès la semaine prochaine (semaine 17 ).
 

Welcome-pack

Contenu :

  • sacs 1800€ Livré à ENSG dans le courant de la semaine précédent l'événement (un acompte est demandé) -> Gérald
  • live DVD -> demander d'urgence à l'osgeo marketing (Nicolas ?)
  • brochures -> IGN (thomas s'en charge pour la partie impression, qui fait le design ? Sylvain ? Nicolas ? Virginie ?)
  • badges : 200€ -> Vincent (tout est prêt, commande à partir soon)
  • geomatique expert : fourni -> Gérald (livraison sur place)
  • brochures sponsors : fournies -> Thomas pour la demande aux sponsors et récupération ?
  • stylos plastique recyclé ~300€ pour 500ex -> Gérald (attente du logo osgeo-fr à apposer sur les stylos) -> pour le logo gérald doit demander à sylvain Beorchia pour récupérer les sources ou alors prendre celui utilisé sur les badges (il est sur github osgeo-fr en .ai)
  • autocollants (1000 exemplaires) 71.70 euro a lastickerie.com -> Rodolphe

budget de 2300€ + autocollants 71.70 euro ~ 2400 Il faut donner un GO à gérald le plus rapidement possible pour les commandes. Le go du budget est ok -> Étienne pour le go final

Logistique/Com

On a de la place pour proposer un stand a des associations "amies" si elles veulent venir (les participants devraient s'inscrire pour manger, mais le stand est offert)

  • Openstreetmap
  • CartoNG
  • Afigeo ?
  • Georezo ?
  • Autres ?

Décision à prendre sur invitation ou pas : mail sur la ML pour proposer, trouver éventuellement qqun pour le gérer, et prise décision immédiate en suivant si retour ok ou consensus mou -> Etienne ? Contacter ces assos pour leur proposer le deal -> Qui ?

Communication :

   Un appel à inscription est en cours de finalisation (pour envoie demain Vendredi 18 avril), http://analysesig.net/com-programme-draft-3/ 
   Les canaux de diffusion sont identifier sur le googledoc et les volontaires doivent se manifester rapidement pour donner la main à l'équipe com -> ou est le doc ? le diffuser à tout le monde : thomas
   
   A faire : 
       Choix d'un format de kakémono -> gérald
       design du kakémono de l’OSGeo-FR -> QUI? Sylvain ? Nicolas ?

contraintes

       portable dans le train et avion par une seule personne
       le plus pérenne possible (pas de date, pas d'éléments temporaires)