Difference between revisions of "Logistique FROG2013"

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== Conférences ==
 
== Conférences ==
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=== Budget ===
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* Badges
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** Avec cordon* (90 * 54 mm) horizontal ou vertical http://www.accord-distribution.com/contents/fr/p1285_ad-porte-badge-cordon-tour-de-cou.html 200 badges = (31,90 * 2 + 10,03 ) + 14,47 = 88,30 euros prix (par boite de 100) * quantité + livraison + taxes
 +
** A épingle (souple) (90 x 56mm) http://www.accord-distribution.com/contents/fr/p479.html 200 badges = (14,90 * 2 + 6,69 ) + 7,15 = 43,64 euros prix (par boite de 100) * quantité + livraison + taxes
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* Impressions
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** Impression badge : 10 par A4 => 20 photocopies soit 20 * 0,05 = 2 euros
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** Bulletins d'adhésion OSGEO (sans année par défaut, contrairement à http://svn.osgeo.org/osgeo/local/Francophone/Board/Adhesion/adhesion_osgeofr_2009/adhesion_2009.pdf) 100 * 0,05 = 5 euros si NB (en prenant mon tarif local http://alphacopie.com/grille-tarif/)
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** Brochure OSGEO une page (à mettre à jour) : 200 A4 NB = 10 euros
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** Tickets repas : 10 par A4 => 20 photocopies soit 20 * 0,05 = 2 euros
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** Programme : 1 A4 recto verso pliée * 160 = couleur, IGN à priori donc coût 0 euros
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** Flyers sponsors : A priori, dans le programme plutôt
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** LiveDVD / Clé USB Osgeo > Il y avait une réunion du comité marketing > voir avec Nicolas http://irclogs.geoapt.com/osgeo/%23osgeo.2013-04-10.log
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Coûts selon options :
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* Forte =  88,30 + 2 + 5 + + 10 + 2 = 107,30
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* Faible = 43,64 + 2 + 5 + 10 + 2 = 62,64
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=== Généralité ===
  
 
* pancarte pour localisation de la conférence
 
* pancarte pour localisation de la conférence
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* pochette en plastique pour protéger les pancartes ou les plastifier
 
* pochette en plastique pour protéger les pancartes ou les plastifier
 
* Imprimer le programme pour affichage salle de présentation + stand OSGeo-fr + accueil (-> IGN pour impression programmes visiteurs + affiches)
 
* Imprimer le programme pour affichage salle de présentation + stand OSGeo-fr + accueil (-> IGN pour impression programmes visiteurs + affiches)
 
  
 
=== Accueil ===
 
=== Accueil ===
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* Prévoir une table + chaise + internet (3G ?)
 
* Prévoir une table + chaise + internet (3G ?)

Revision as of 08:09, 21 April 2013

Logistique

Repas

Budget Repas

Complet

  • 2 pauses café : 1 500,00 €
  • Repas midi : 3 000,00 €
  • Boissons : 150,00 €
  • Apéritif dînatoire : 1 500,00 €
  • Boissons soir : 500,00 €
  • Service (3 personnes) : 600,00 €
  • Livraison ,couvert, etc : 100,00 €

Total : 7 350,00 euros

Budget minimal (sans repas)

  • 2 pauses café : 1 500,00 €
  • Service (3 personnes) : 600,00 €
  • Livraison ,couvert, etc : 100,00 €

Soit : 2 200 €

Budget intermédiaire (repas soir)

  • 2 pauses café : 1 500,00 €
  • Apéritif dînatoire : 1 500,00 €
  • Boissons soir : 500,00 €
  • Service (3 personnes) : 600,00 €
  • Livraison ,couvert, etc : 100,00 €

soit : 4 200 €

Budget intermédiaire 2 (repas midi)

  • 2 pauses café : 1 500,00 €
  • Repas midi : 3 000,00 €
  • Boissons : 150,00 €
  • Service (3 personnes) : 600,00 €
  • Livraison ,couvert, etc : 100,00 €

soit : 5 350 €

Accueil et Pause de 10h et 16h

  • Café, thé, lait, jus de fruits bio
  • Gâteaux secs maison (2 pièces par personne et par pause) : financiers, palets bretons, moëlleux citron, fondants chocolat.
  • Supplément d’1 euro/pers. pour mini-viennoiseries


Repas de midi

  • ENTRÉE :
    • Tartelettes pissaladières ou
    • Tartelettes corses au fromage frais de brebis et aux tomates
  • PLATS :
    • Assortiment de salades de saison
    • Vitello tonato
    • Terrines maison
    • Charcuterie
    • Pain
  • Assortiments de fromages
  • DESSERTS :
    • Trifles aux fruits de saison
    • Trifles forêt noire
    • Corbeille de fruits

Apéro dînatoire du soir

  • Assortiments de tramezzini
  • Assortiments de mini-cakes salés
  • Panna Cotta salées
  • Verrines crème de concombre/tapenade
  • Charcuterie
  • Pain
  • Assortiments de moëlleux
  • Panna Cotta sucrées

Conférences

Budget

Coûts selon options :

  • Forte = 88,30 + 2 + 5 + + 10 + 2 = 107,30
  • Faible = 43,64 + 2 + 5 + 10 + 2 = 62,64


Généralité

  • pancarte pour localisation de la conférence
  • scotch
  • pochette en plastique pour protéger les pancartes ou les plastifier
  • Imprimer le programme pour affichage salle de présentation + stand OSGeo-fr + accueil (-> IGN pour impression programmes visiteurs + affiches)

Accueil

  • Prévoir une table + chaise + internet (3G ?)
    • internet quasi indispensable pour gérer les soucis potentiels d'inscription eventbrite (prévoir le code d'accès)
  • badges (-> 73 badges osgeo-fr de la journée qgis (chez YJN)
  • 130 broches OSGeo-fr
  • Sac avec badge, ticket repas, brochure OSGeo-fr, programme => plutot grosse enveloppe avec logo OSGeo-fr
  • listing personne inscrite (-> eventbrite)
    • prévoir une version papier au cas où !
  • 1-2 personnes (2 au début de la journée et aux pauses pour faire les adhésions)
  • 1 ordinateur

Pauses

Même salle que le stand et l'accueil, en haut de l'amphi arago

  • tables pour le traiteur (-> IGN)
  • prise électrique + multiprises (-> IGN?)

Repas

Soit à la cantine, soit avec traiteur

  • Salle ?
  • Tables / Chaises ?
  • prise électrique + multiprises

Stand OSGeo-fr

  • 1 grand affiche OSGeo-fr et/ou un totem
  • Prévoir une table + chaise + internet (3G ?)
    • si pas internet alors prévoir des feuilles d'adhésion et une caisse. Internet serait _beaucoup_ mieux en terme de gestion
  • nappe noir + logo OSGeo-fr
  • Goodies ?
    • badges osgeo-fr (il en reste, on peut aussi en refaire)
    • LiveDVD 6.5
  • cartes de visite ?
  • 2-3 personnes pour tourner sur la journée
  • 1 ou 2 ordinateur portable
    • préparer une liste de projets/démo OSGeo
    • lien site OSGeo-fr
    • Doc QGIS en français
  • Une (grande) affiche «Adhérez ! Pourquoi ?»

Salles de présentation

  • chaises
  • micro (IGN)
  • bouteilles d'eau (via traiteur ?)
  • 2 ordinateurs portables (->IGN ? obligé si on veut internet dessus)
  • 2 vidéoprojecteurs (->IGN ok)
  • Prise électrique + multiprises
  • totem OSGeo-fr ?
  • 2 responsables de salle (peut être une même personne qu'à l'accueil ou sur le stand)
  • Chronomètres + feuilles 10 min / 5 min / 1 min restant
  • Pointeurs laser ?