Difference between revisions of "Logistique FROG2013"

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Revision as of 08:02, 29 April 2013

Logistique

Repas

Les différences entre les deux :

  • pauses sans rien à manger pour l'AUC vs accueil sans rien à manger pour I&S
  • Apéritif dinatoire plus fournis pour I&S (et boisson soft en plus de la bière)

Les deux devis se valent en rapport de ce qui est fournie. Le choix se fera plus sur le contenu.

AUC

http://www.auc-ign.org/

Budget

L'AUC fournie, au minimum, le repas du midi ~ 10 € par personne soit 1 515 € TTC (1 415.88 € HT). 1 Entrée, 1 Plat viande, légumes, 1 fromage, 1 dessert

Possibilité de se fournir chez eux pour l'accueil + apéro-dinatoire :

  • Accueil : 504.67 € HT
  • Pause : 364.48 € HT
  • Apéro-dinatoire : 2 257.53 € HT

Total : 5 145.00 € TTC

/!\ attention les coûuts mélangent ici le TTC et le HT.

Accueil et pauses

Café, eau, jus de fruits, thés (et 2 mini viennoiseries par personne : accueil seulement)

Apéro-dinatoire

  • Pain surprise céréale et nordique, Assortiments de canapés salés, petits fours sucrés
  • Punch, Bière Pression

I&S

http://ivanne-sido.com/

Budget (HT)

  • 2 pauses café : 1 500,00 €
  • Apéritif dînatoire : 1 500,00 €
  • Boissons soir : 500,00 €
  • Service (3 personnes) : 500,00 €
  • Livraison ,couvert, etc : 100,00 €

soit : 4 100 € HT

Accueil et Pause de 10h et 16h

  • Café, thé, lait, jus de fruits bio
  • Gâteaux secs maison (2 pièces par personne et par pause) : financiers, palets bretons, moëlleux citron, fondants chocolat.
  • Supplément d’1 euro/pers. pour mini-viennoiseries


Apéro dînatoire du soir

  • Assortiments de tramezzini
  • Assortiments de mini-cakes salés
  • Panna Cotta salées
  • Verrines crème de concombre/tapenade
  • Charcuterie
  • Pain
  • Assortiments de moëlleux
  • Panna Cotta sucrées

Conférences

Budget

Coûts selon options :

  • Forte = 88,30 + 2 + 5 + + 10 + 2 = 107,30
  • Faible = 43,64 + 2 + 5 + 10 + 2 = 62,64


Généralité

  • pancarte pour localisation de la conférence
  • scotch
  • pochette en plastique pour protéger les pancartes ou les plastifier
  • Imprimer le programme pour affichage salle de présentation + stand OSGeo-fr + accueil (-> IGN pour impression programmes visiteurs + affiches)

Accueil

  • Prévoir une table + chaise + internet (3G ?)
    • internet quasi indispensable pour gérer les soucis potentiels d'inscription eventbrite (prévoir le code d'accès)
  • badges (-> 73 badges osgeo-fr de la journée qgis (chez YJN) + couleur papier badge : blanc : visiteur, rouge : organisateur, et vert : conférencier
  • 130 broches OSGeo-fr
  • Sac avec badge, ticket repas, brochure OSGeo-fr, programme => plutot grosse enveloppe avec logo OSGeo-fr
  • listing personne inscrite (-> eventbrite)
    • prévoir une version papier au cas où !
  • 1-2 personnes (2 au début de la journée et aux pauses pour faire les adhésions)
  • 1 ordinateur

Pauses

Même salle que le stand et l'accueil, en haut de l'amphi arago

  • tables pour le traiteur (-> IGN)
  • prise électrique + multiprises (-> IGN?)

Repas

Soit à la cantine, soit avec traiteur

  • Salle ?
  • Tables / Chaises ?
  • prise électrique + multiprises

Stand OSGeo-fr

  • 1 grand affiche OSGeo-fr et/ou un totem
  • Prévoir une table + chaise + internet (3G ?)
    • si pas internet alors prévoir des feuilles d'adhésion et une caisse. Internet serait _beaucoup_ mieux en terme de gestion
  • nappe noir + logo OSGeo-fr
  • Goodies ?
    • badges osgeo-fr (il en reste, on peut aussi en refaire)
    • LiveDVD 6.5
  • cartes de visite ?
  • 2-3 personnes pour tourner sur la journée
  • 1 ou 2 ordinateur portable
    • préparer une liste de projets/démo OSGeo
    • lien site OSGeo-fr
    • Doc QGIS en français
  • Une (grande) affiche «Adhérez ! Pourquoi ?»

Salles de présentation

  • chaises
  • micro (IGN)
  • bouteilles d'eau (via traiteur ?)
  • 2 ordinateurs portables (->IGN ? obligé si on veut internet dessus)
  • 2 vidéoprojecteurs (->IGN ok)
  • Prise électrique + multiprises
  • totem OSGeo-fr ?
  • 2 responsables de salle (peut être une même personne qu'à l'accueil ou sur le stand)
  • Chronomètres + feuilles 10 min / 5 min / 1 min restant
  • Pointeurs laser ?