Reunions FROG2013

= Réunions organisation du FROG 2013 =

Logistique

 * Gros besoin de feedback des équipes marketing (Thomas) et conférences (Étienne)
 * Traiteur :
 * Ivanne et Sidonie : 2eme devis qui prend en compte nos demandes (notamment le coût) : 7 350 € HT
 * AUC (un des traiteurs de l'IGN) : ce n'est pas le traiteur de l'IGN, mais un des traiteurs ayant un accord cadre avec l'IGN. Pas sur d'avoir un devis plus intéressant avec la même qualité.
 * Accès au salon :
 * les salariés de l'IGN risquent de penser que c'est un événement porte ouverte gratuit pour eux. Prévoir message + indication claire
 * les salles de conf + salle traiteur, accueil sont dispersées => difficulté pour limité l'accès. Voir avec IGN pour la possibilité d'avoir un cordon ou quelque chose du genre pour la partie restauration (histoire que ceux qui payent ne se sentent pas lésés si resquilleurs)
 * "argumentaire" : 20 € = droit d'accès à la conférence
 * prévoir badge bien visible
 * Accueil/marketing :
 * prévoir besoin en flyer (équipe marketing, quels sont vos besoins ?)
 * que donne t'on à l'accueil à nos visiteurs ?
 * flyer sponsor bronze (prévu ?)
 * brochure OSGeo-fr ?
 * Live DVD (Nicolas Bozon: contacter marketing committee pour récupération des DVD ou prévoir de graver tout ca)
 * programme
 * ticket repas
 * ... à définir précisément car cela va impacter la logistique
 * Sprint :
 * Gobelets
 * "Touillettes"
 * Serviettes
 * Assiettes cartons (pizzas)?
 * Couverts
 * Sucre
 * Café
 * Thé (si quelqu'un a une bouilloire...)
 * Internet : mort a priori, sauf solution magique. Dans les possibilités potentielles, Hotspot Free ou Neuf à proximité, tethering avec 3G (tout abonné Free mobile par exemple)
 * prévoir clé 3G pour l'accueil (ou feuille papier, mais tous les cas à prévoir au cas où)

Compte-rendu de la réunion IRC du jeudi 28/02 (20h03-21h06))
(Ce document est un brouillon)

L'ODJ de la réunion est consacré aux points suivants :
 * point sur les tâches en cours
 * ajout des logos pour la sponsorisation
 * bannières
 * point sponsors
 * point sur les tâches urgentes
 * remise au propre du calendrier prévisionnel
 * autres points

Participants présents :
 * Yves Jacolin
 * Thomas Gratier
 * Christophe Tufféry

Participant excusé :
 * Vincent Picavet (envoi d'un mail le 28/02)

1. Mise à jour du GoogleDoc
 * le document est à jour

2. Appel à communications
 * 5 propositions reçues à ce jour dont 4 conformes aux principes et 1 "non-structurée" (intention mais pas d'envoi conforme)
 * 2 sont prévues pour CampToCamp
 * 23 slots sont prévus : le nombre de communications proposées est donc très insuffisant pour le moment
 * il est proposé de faire des relances
 * l'idée de rallonger la période de soumission est envisagée : jusqu'au 15 mars mais pas au-delà
 * il est proposé de traduire en anglais le texte de l'appel à communications et de le diffuser sur des ML anglophones (GDAL, Mapserver, QGIS, etc.) : cf. le texte sur la page dédiée sur Framapad
 * il est proposé que l'Osgeo-fr fasse une communication en début de journée

3. Appel à sponsors et finances (les points 3 et 4 de l'ODJ sont regroupés)
 * à ce jour, il y a 6000 à 6500 € de sponsors (contrats signés et logos ajoutés sur le site)
 * les places disponibles pour des sponsors Argent et Bronze sont prises
 * il reste 2 places pour des sponsors Or
 * d'après le budget prévisionnel, les besoins en recettes sont de 9000 à 9500 € : cela permet de fixer le prix de la participation à 20€
 * sur la base de 150 participants à 20€, cela représenterait 3000€
 * il est suggéré d'annoncer sur la ML le montant de 20€ et de suivre les réactions pour réajuster si besoin
 * il y aurait 600 € de budget pour le codesprint mais ce montant est à vérifier

4. Dépenses engagées/à engager prochainement
 * devis traiteur : relancer le traiteur pour obtenir un nouveau devis : dès qu'il sera reçu, il sera envoyé au comité d'organisation pour validation
 * s'il faut commander uniquement pour les pauses-cafés, il n'est pas nécessaire de payer des arrhes
 * s'il y faut commander pour l'accueil, les repas et l'apéritif dinatoire, il faudra payer des arrhes : 20% de 8000€ soit 1600€

5. Communication
 * aucune info sur la fréquentation du site (pas de mise en place de suivi statistique) : voir avec N. Bozon
 * suivre cette partie sur le GoogleDoc (Onglet Diffusion CP)
 * deux choses qui vont devenir urgentes : les docs de communications (à mettre à jour) et Eventbrite à finaliser
 * pour Eventbrite : rappel de la date d'ouverture des inscriptions : 20 mars

6. Divers
 * Ssans objet

* Fin de la réunion : 21h06

Compte-rendu de la réunion IRC du jeudi 07/02/2013 (19h05-20h08)
(Ce document est un brouillon)

L'ODJ de la réunion est consacré aux points suivants :
 * point sur les tâches en cours
 * ajout des logos pour la sponsorisation
 * bannières
 * point sponsors
 * point sur les tâches urgentes
 * remise au propre du calendrier prévisionnel
 * autres points

Participants présents :
 * Yves Jacolin
 * Etienne Delay
 * Vincent Picavet
 * Thomas Gratier
 * Christophe Tufféry

1. Point sur les tâches en cours et point sur les tâches urgentes (ces deux points sont traités simultanément)
 * Rappel : le GoogleDoc doit être mis à jour régulièrement pour permettre de suivre le travail réalisé et les tâches restant à faire
 * Site Web :
 * il est en ligne depuis le 4 février (4 jours de retard sur la date maxi prévisionnelle)
 * http://frog.osgeo.fr/ : version "officielle" comme convenu
 * appel à communications :
 * T. Gratier a déjà rédigé un fichier au format .odt http://blog.sigeat.net/appel_contributions.odt (il faut un document .pdf ou .odt pour transmettre au Comité de Programme)
 * il faut rajouter l'adresse du site d'osgeo.asso.fr à la fin
 * ajouter aussi une phrase de type "L'OSGeo remercie l'IGN pour le support dans cet événement"
 * pour l'adresse d'envoi des propositions de communications, il faut homogénéiser l'indication @ ou [at] dans tous les supports où il apparait
 * il faut ajouter une mention de remerciement des sponsors qui auront confirmé leur participation à la date de diffusion de l'appel à comm.
 * date de diffusion : prévoir pour le 8/2 ou au plus tard le 10/2 (l'info a déjà été twitée)
 * date de fin de l'appel à communications : fixée au 8 mars
 * liste des sites auxquels sera envoyé l'appel à comm. : partir de la liste du wiki et assurer une diffusion la plus large possible
 * mise en ligne de l'appel à sponsors :
 * c'est fait depuis l'ouverture du site Web
 * une liste de sponsors potentiels a été déposée sur le wiki. V. Picavet a rédigé le contrat de sponsorisation
 * l'appel à sponsors doit être mis au format .pdf
 * les sponsors seront autoriser à une citation "Je suis sponsor" avec leur logo (mention déjà prévue dans le contrat de sponsorisation)
 * ouverture des inscriptions :
 * la date d'ouverture reste à fixer
 * discussion sur la page d'accueil du site http://frog.osgeo.fr/Accueil
 * cette page doit-elle être "statique" ou "dynamique" ?
 * quelles sont les types d'informations qui doivent apparaitre dans cette page ?
 * comment faire co-exister les informations de cette page et celles diffusées sur les réseaux sociaux ?
 * aucune décision définitive n'est prise sur le sujet : il faudra revenir dans quelques jours sur ce sujet (sur la ML et/ou une réunion IRC du Comité de Comm. si besoin)
 * la page d'accueil dispose déjà d'un lien vers Twitter

2. Ajout des logos pour la sponsorisation
 * IGN : a son logo sur le site Web
 * RSLL : idem
 * S. Beorchia devrait pouvoir faire pour les autres sponsors (noter de lui demander dans le Google Doc)

3. Point sur les bannières pour le site Web
 * S. Beorchia a spontanément réalisé et envoyé 4 bannières sur la ML
 * un grand merci à lui
 * les bannières sont validées
 * elles peuvent être proposées dans l'appel à sponsors
 * seuls les sponsors or et argent et or pourront avoir leur logo sur le site

'''4. Point sur les sponsors déjà déclarés
 * IGN :
 * s'est déclaré disposé à imprimer le programme, en A3 plié (échange avec V. Picavet)

5. Remise au propre du calendrier prévisionnel
 * rappel : il faut tenir à jour le calendrier sur Google Doc
 * 8 mars : fin de l'appel à communications
 * évaluation des propositions : du 8 au 22 mars (distribution des propositions de communications : il faudra l'organiser)
 * 22 mars : publication du programme (communications retenues, sponsors)
 * diffusion de ce calendrier sur la ML

6. Autres points
 * solution pour un suivi du site :
 * Google Analytics n'est pas possible car ne fonctionne pas avec les comptes osgeo.asso.fr de Google Doc
 * autre solution possible : créer une adresse osgeo-fr@gmail.com
 * ajouter une page "presse" sur le site
 * traiteur :
 * le devis est attendu pour la semaine 6 : à valider aussitôt
 * le traiteur est disponible pour le 10 juin (pour l'instant)
 * le traiteur concerne uniquement les pauses et la fin de journée
 * repas de midi :
 * prévu à la cantine de l'IGN
 * pour l'instant le montant est fixé à 10€
 * logistique :
 * RAS
 * prévoir une réunion sur le sujet sur l'IRC
 * système de paiement pour les inscriptions Evenbrite
 * le choix de ce système a déjà été validé
 * le système a l'air adapté même s'il paraît plus cher que d'autres
 * les inscriptions doivent être prêtes pour mars (environ le 20 mars)
 * il faut attendre la fin de l'appel à sponsors (1er mars) pour connaître le montant disponible par la sponsorisation : cela permettra ensuite de fixer le montant de la participation demandée pour les inscriptions
 * T. Gratier pilote la mise en place du système
 * flyers :
 * les préparer rapidement pour pouvoir les faire imprimer (éventuellement par l'IGN mais pas sûr)
 * reprendre ceux disponibles sur le svn osgeo
 * voir avec N. Bozon (membre d'Osgeo monde)
 * codesprint
 * budget prévu pour la sponsorisation : 500 euros
 * diffuser sur les mailing lists l'info sur le codesprint
 * personnes pour participer à l'orientation des gens pendant l'événement :
 * besoin d'environ 7 personnes : 1 personne par salle, plusieurs au stand osgeo, plusieurs à l'entrée de l'IGN, pour le fléchage, etc.
 * commencer à motiver des volontaires

* Fin de la réunion : 20h08

Compte-rendu de la réunion IRC Communication du jeudi 17/01/2013 (20h04-20h21)
(Ce document est un brouillon)

L'ODJ de la réunion est consacré au Comité Communication :
 * état d'avancement du site
 * préparation des divers appels (communication, sponsoring).

Participants présents :
 * Yves Jacolin
 * Etienne Delay
 * Christophe Tufféry

1. Etat d'avancement du site Web
 * Une V1 du site a été mise en ligne avec deux solutions différentes :
 * http://frog.foss4g.fr/ : version de test (pré-prod)
 * http://frog.osgeo.fr/ : version "officielle", en prod
 * La version de prép-prod doit remplacer la version en prod actuellement.
 * Nicolas Bozon doit prochainement modifier le logo et les couleurs du site (modif. sur les CSS).
 * Il faut rajouter en 1ère page les Communiqués de Presse au fur et à mesure de leur parution, et pouvoir utiliser des flux RSS (pour envoyer des informations vers Twitter, etc.)
 * Il faut homogénéiser le 1er paragraphe et l'A propos OSGeo-fr dans les 2 Communiqués de Presse
 * Le calendrier d'ouverture du site est confirmé pour la semaine 5 :
 * ouverture du site : entre le 29 et le 31 janvier
 * mise en ligne de l'appel à communications : ouverture du site + 1-2 semaine
 * mise en ligne de l'appel à sponsors : en même temps que le site
 * ouverture des inscriptions : la date d'ouverture reste à fixer

2. Les appels à communication et à sponsorisation :


 * Appel à communications (rappel) :
 * Yves Jacolin s'interroge sur le Comité de Programme et sur le lancement de l'appel à communications : qui se réunit? quand? comment? quels critères pour choisir les contributions ? doit-on imposer des limites ? fait-on voter la communauté ? si oui comment cela se passe ?
 * Etienne Delay va propose une réunion IRC sur la liste pour lancer le Comité de Programme dont les membres sont maintenant connus
 * les communications seront choisies par le Comité de Programme prévu à cet effet : proposer à la communauté de se prononcer sur les communications risquerait de provoquer du retard dans la préparation


 * Appel à sponsoring (rappel) :
 * le texte a été validé : il est prêt pour mise en ligne semaine 5 de 2013

Prochaine réunion IRC communication : date non fixée. Il faudrait qu'une réunion soit organisée fin janvier, juste avant l'ouverture du site et du lancement de l'appel à communications.

Compte-rendu de la réunion IRC Communication du jeudi 20/12/2012 (21h06-22h03)
(Ce document est un brouillon)

L'ODJ de la réunion est consacré au Comité Communication :
 * état d'avancement du site
 * préparation des divers appels (communication, sponsoring).

Participants présents :
 * Yves Jacolin
 * Thomas Gratier
 * Etienne Delay
 * Christophe Tufféry

Un Pad sur Framapad Lite est ouvert pour la prise de notes http://lite.framapad.org/p/ALS6BpywYB. Il n'y a pas d'ODJ précis. Pour commencer, il est propose de revoir le doc Communication_FROG2013 et balayer les divers points


 * 1) Etat d'avancement du site Web
 * 2) * Une discussion est engagée sur la proposition faite par V. Picavet sur la gestion des domaines.
 * 3) * Cette proposition est votée à l'unanimité.
 * 4) * Il est proposé der relancer G. Fenoy et N. Bozon pour verrouiller à nouveau le site
 * 5) * Il est indiqué que dans le communiqué de presse que les RSLL ont envoyé ce jour et transféré par V. Picavet, le site de FORG (frog.osgeo.fr) est cité. Le site doit donc évoluer rapidement.
 * 6) * Une V1 du contenu du site sera préparée pour la semaine du 7 janvier et validée pour fin janvier dernier délai
 * 7) * Après discussion, le calendrier suivant est acté mais il doit être absolument respecté :
 * 8) ** 12 janvier : V1 du site publiable
 * 9) ** fin janvier : V2 du site
 * 10) * Le site ouvrira avec les informations générales dans un premier temps et sera enrichi ensuite.
 * 11) * Une remarque a été faite concernant l'ajout des noms des sociétés et organismes qui ont/vont participé à l'élaboration du site et/oui qui l'hébergent :
 * 12) ** Ajouts en bas des pages du site statique : "Design par Cartogenic hébergé par Geolabs"
 * 13) ** ajouter le copyright pour la carte en fond (OpenStreetMap)
 * 14) * Répartition des tâches par rubriques du site :
 * 15) ** Accueil : T. Gratier
 * 16) ** À propos : T. Gratier
 * 17) ** Programme : T. Gratier + Y. Jacolin
 * 18) ** Inscription : T. Gratier
 * 19) ** Sponsors : T. Gratier
 * 20) ** Accès : ?
 * 21) * Y. Jacolin propose de faire une relecture critique du site
 * 22) Préparation des divers appels
 * 23) * Appel à communications :
 * 24) ** fin janvier : sortie de l'appel à communications (avec V2 du site)
 * 25) ** l'appel à comm devait être validé la dernière semaine de 2012
 * 26) ** diffusion de l'appel : décalée à la semaine 5 de 2013, juste après la mise en ligne de la version validée du site (cf. ci-dessus pour les dates de sortie du site)
 * 27) * début février : ouverture des inscriptions : les simulations de prix mises sur le wiki donnent une idée des coûts et de ce qui serait à payer aux sites utilisés (Eventbrite et/ou Amiando); à reprendre parce que la présentation des chiffres n'est pas très claire
 * 28) * diffusion du communiqué de presse : préparé pour les RSLL (diffusé ce jour par RSLL). Reprendre le texte et le diffuser sur les réseaux : Georezo, Portailsig
 * 29) * diffusion prévue pour la semaine 2 (T. Gratier s'en occupe)
 * 30) * Sur les adresses mail incluses dans le site :
 * 31) ** les adresses sponsorisation at osgeo.asso.fr et conferences@osgeo.asso.fr existent déjà
 * 32) ** l'adresse conferences at osgeo.asso.fr sera utilisée pour l'appel à communications
 * 33) ** l'adresse de T. Gratier à rajouter dans le groupe conferences@osgeo.asso.fr
 * 34) ** l'adresse de C. Tufféry est rajoutée dans l'adresse sponsorisation@osgeo.asso.fr
 * 35) * Appel à sponsoring :
 * 36) ** doit officiellement sortir la semaine 5 de 2013
 * 37) ** dans les faits des sponsors sont déjà pré-identifiés

Prochaine réunion IRC communication : le jeudi 17 janvier

Compte-rendu de la réunion IRC du jeudi 22/11/2012 (20h-21h07)

 * [[Media:Log_osgeo_fr_22_11_2012.odt |Log IRC 22/11/2012 (format ODT)]]


 * L'ODJ de la réunion est le suivant :
 * état d'avancement général de la préparation de FROG 2013 : liste des tâches et rappel des noms des responsables, tâches déjà réalisées, points acquis, problèmes rencontrés (le GoogleDoc est à consulter avant la réunion)
 * pointage des tâches à réaliser et de leur position sur le calendrier
 * questions posées sur la liste Osgeo-fr
 * date des prochaines réunions sur l'IRC
 * divers


 * Participants présents :
 * Yves Jacolin
 * Vincent Picavet
 * Thomas Gratier
 * Nicolas Bozon
 * Etienne Delay
 * Christophe Tufféry


 * Participant absent excusé :
 * David Martinez Morata

Début de la réunion : 20h00


 * La réunion est ouverte par C. Tufféry.
 * Il est décidé de faire un compte-rendu et de diffuser le log de la réunion sur la ML.
 * Un rappel est fait à l'ODJ diffusé sur la ML

1. Etat d'avancement général de la préparation de FROG2013
 * C. Tufféry vérifie si tout le monde a vu la liste des tâches et les noms des responsables
 * Il est proposé que chaque chef de comité fasse le point sur son comité

2. Comité Finances (V. Picavet)
 * Peu d'éléments à annoncer.
 * Sur le projet de budget prévisionnel qui a été diffusé, il fait part de sa principale inquiétude sur le montant global.
 * La question est posée de savoir si les 4 sponsors déclarés le sont vraiment ou pas encore.
 * Il est précise que
 * Pour le moment, les repas doivent être payés par les participants. Ce poste budgétaire est donc à soustraire du montant global des dépenses. Mais si le montant des apports des sponsors le permet, il pourra être envisagé de prendre à la charge du budget ce poste de dépenses.
 * Le montant du repas devrait être inférieur à 20€ par personne (de l'ordre de 14€).
 * Les autres inconnues sont :
 * le coût de l'assurance pour les locaux (Y. Jacolin a pris contact avec l'assurance mais sans réponse pour l'instant)
 * le coût du gardiennage pour les heures après 17h ou 18h.
 * le coût définitif des repas sera fixé dès que sera validé l'accès aux deux salles de l'IGN et que l'institut peut fournir des prix précis pour les repas.


 * V. Picavet a jusqu'à mi-décembre (S 48 dans le calendrier du GoogleDoc) pour obtenir les informations auprès de l'IGN.
 * Selon le montant des sponsorisations à mi-janvier, juste avant le début des inscriptions, il sera décidé d'offrir ou pas les repas aux participants
 * Les premières dépenses devront être engagées en fonction des besoins des autres comités. Selon ces besoins, il faudra décider des sommes qui peuvent être engagées.
 * N. Bozon propose de demander à l'OSGeo-marketing les goodies OSGeo (teeshirts, etc.) Comme il fait partie du Comité OSGeo-Marketing, cela devrait faciliter l'obtention des goodies. Après échange, (plus tard dans le log de la réunion) la demande à l'OSGeo-marketing est actée. N. Bozon s'en occupe.
 * Du coup, on peut supprimer la ligne "Goodies" des postes de dépenses du budget.
 * Pour les autres points du Comité Finances, les tâches sont indiquées dans le GoogleDoc.

3. Comité Communication (T. Gratier et D. Martinez Morata)
 * Peu de choses ont été faites, à part un début de diffusion de l'info sur certains sites
 * N. Bozon indique qu'un site web a déjà été préparé (logo, pages essentielles). La mise en ligne devrait intervenir très rapidement.
 * C'est un CMS, basé sur Trac (html5 et css3), auquel tous les responsables de comités pourront s'inscrire et éditer leurs pages
 * Plusieurs échanges concernent l'hébergement et les outils de gestion de développement (Git, Trac, SVN etc.).
 * OSGeo-fr dispose d'un hébergement mutualisé chez OVH, mais ne permet pas l'hébergement de Trac.
 * GeoLabs héberge la maquette : la base peut être hébergée puis redirigée vers une adresse de type frog2013.osgeo.fr.
 * N. Bozon propose d'envoyer dès le 23/11 l'url sur la ML
 * T. Gratier doit faire le tour des personnes concernées la semaine prochaine (S48).
 * Sur les relations avec SIG LL, T. Gratier demande ce qu'assure SIG LL comme communication de FROG2013 : pour l'instant on l'ignore
 * N. Bozon propose d'utiliser EventBrite pour les inscriptions. Après vérification qu'EventBrite permet d'éditer des factures, cette proposition est retenue.
 * Y. Jacolin souligne que le plus gros du travail de communication va devoir être fait dans les prochaines semaines même si la communication est une tâche permanente jusqu'à l'événement. Cela implique de travailler sur ce domaine (site, membres du comité de programme, diffusion sur les réseaux, etc.) sans attendre que le programme soit défini en détails.
 * T. Gratier doit avancer sur le domaine de la communication, V. Picavet et Y. Jacolin peuvent intervenir en appui si besoin. T. Gratier s'engage à diffuser un message sur la ML avant la fin de la semaine prochaine (S48).
 * V. Picavet s'occupe des liens avec SIG LL.
 * C. Tufféry propose une réunion IRC spécialement consacrée à la communication vers le 15-20/12 (S 50 ou 51).
 * V. Picavet insiste pour utiliser le GoogleDoc et assurer la gestion des tâches dans cet outil qui permet de voir comment avance le projet.

4. Comité Programme (E. Delay)
 * L'appel à participation doit commencer en janvier et finir en mars (voire en février s'il le faut).
 * Sur le type de présentation, les présentations ne devront pas être orientées en fonction d'un sujet. Elles pourront porter sur les SIG OS en général.
 * L'événement comportera bien deux sessions : une session thématique et une session technique. Il faut bien dissocier les deux. Il y aura deux publics en partie distincts à cause de l'éloignement des deux salles : il ne sera pas vraiment possible de changer de salle entre deux communications.
 * Concernant le comité de programme il est proposé que ce comité soit composé de 7 personnes. Ce comité sera chargé de se prononcer sur les communications proposées.
 * Après avis, il est retenu que ce comité sera mixte, composé de professionnels, d'universitaires, d'institutionnels. Il devrait y avoir des utilisateurs pour les aspects thématiques (de domaines métiers différents si possible) et des développeurs pour les aspects techniques.
 * On peut déjà proposer directement à des individus d'en faire partie.
 * L'appel à communications des Rencontres SIGLL est déjà sorti

5. Comité Logistique (Y. Jacolin)
 * Y. Jacolin n'a rien de particulier à dire pour l'instant.
 * V. Picavet doit confirmer avec l'IGN la disponibilité des deux salles.
 * V. Picavet propose un prestataire (traiteur). Après échange, la demande d'un devis à ce prestataire est actée. Y. Jacolin et V. Picavet s'en occupent.

6. Autres points :
 * RAS

L'ODJ est fini.


 * Prochaine réunion d'ici 15 jours (S. 49) et rappel d'une réunion spéciale sur la communication en S. 50 ou S. 51.

* Fin de la réunion : 21h07