Journée QGIS 2011

En cours de préparation 

Responsables projet

 * Yves Jacolin
 * Jean-Roc Morreale
 * Vincent Picavet

Format
Une journée de présentations et échanges autour de Quantum GIS.

120 personnes. Frais de repas à la charge des participants, le reste sponsorisé par des entreprises privées.

Date

 * Mercredi 26 Octobre 2011

Lieu

 * Salle de conférence du MEDDTL à la grande Arche de la Défense, Paris

Participation

 * 10€ pour les membres OSGeo
 * 20€ pour les autres

Programme

 * Introduction de la journée
 * Présentations (~30 min)
 * Pause
 * Présentations
 * Repas
 * Présentations
 * Pause
 * Présentations éclair (5 min)
 * Séance de questions/réponses
 * Clôture de la journée

Sponsors
Des entreprises sponsorisent la journée, financièrement ou matériellement. La participation financière est de 600€. En contrepartie l'entreprise bénéficie :
 * de son logo et lien sur le site web de l’événement
 * … à compléter

Financiers :
 * 3Liz
 * Camptocamp
 * C-S
 * Oslandia

Matériels :
 * Meddtl (salle de conférence)

Calendrier

 * Juin : Appel à sponsors (fait)
 * Juin : Recherche de salles (fait)
 * fin juin : confirmation des sponsors
 * fin juin : choix de la salle et de la date (fait)
 * début septembre : Appel à communication pour les lightning talks [YJN]
 * début septembre : mise en place du site (en cours) [YJN]
 * début septembre : annonce sur le site de QGIS [YJN + JME]
 * début septembre : ouverture du site [YJN]
 * début septembre : pub et mailing général d'annonce de l’événement [YJN]
 * début septembre : ouverture des inscriptions
 * juillet : choix de la solution pour les repas [VPI] OK
 * juillet : commande des prestations (repas, transports, etc) [VPY] OK
 * juillet / aout : conception et impression du matériel com [JRM]
 * fin septembre : fin de l'appel à communication [YJN]
 * fin septembre : choix des présentations TBD
 * fin septembre : publication du programme

Todo

 * finaliser les subventions [VPI]
 * finir un logo [SBE + JRM]
 * [YJN] Mettre à jour les sponsors sur la page web osgeo-fr (logos, noms, etc)
 * [YJN] Mettre à jour le programme sur la page web dédiée
 * [YJN] Mettre à jour les infos générales sur la page web dédiée :
 * photo salle
 * infos d'accès
 * horaires
 * tarifs
 * repas
 * nb de places
 * Rédiger le CFP pour les lightning talks [VPI / YJN ?]
 * créer le formulaire d'inscription par google forms [YJN]
 * vérifier le formulaire d'inscription et le paiement paypal [YJN]
 * confirmer traiteur avec paiement [VPI]
 * envoyer le CFP et l'ouverture des inscriptions [YJN / VPI / JRM]
 * ML QGIS
 * ML OSGeo-fr
 * Twitter
 * événement linkedin
 * Diffusion perso
 * diffusion par le ministère
 * conception des flyers pour le jour J [JRM / SBE]
 * lancer l'impression des flyers [JRM]
 * récupérer les flyers [JRM]
 * surveiller le nombre d'inscrits sur le google docs [YJN]
 * bloquer les inscriptions payantes lorsque le quota est atteint [YJN]
 * en gardant une possibilité de s'inscrire sur liste d'attente (paiement sur place par chèque si possibilité au final)
 * garder un certain nombre de place en rab pour les sponsors et speakers qui se seraient inscrits tardivement ou oublié

Le jour J

 * accueil des participants
 * accueil du traiteur
 * installation sono / videoprojecteur
 * installation des flyers
 * installation du matériel des sponsors (flyers com)