Communication FROG2013

Page de la commission communication FROG 2013

Ses missions identifiées sont les suivantes :


 * Mise en œuvre du site web
 * Rédaction des communiqués de presse
 * Liste des cibles de communication
 * Promotion physique lors de l'événement

C'est ce canevas qui guide le plan ci-dessous

'''TODO En outre, ce document est accompagné d'un calendrier prévisionnel propre à la communication qui a vocation à être réintégré dans le document de suivi principal https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AqRapkqfr8yZdEpFc1hZMW9KR3dyN3E%20tRmI2eTdERnc#gid=7

= Mis en place et suivi du site web =

Fonctionnement technique actuel du site proposé
Le site repose sur le système de wiki de Trac. Des pages du wiki sont dynamiquement rendues en html5/css3, selon des templates Cheetah. Le contenu des pages comme celui des templates peuvent donc être modifiés directement via le wiki.

Cela pose le problème que l'hébergement ne peut avoir lieu sur le serveur mutualisé Osgeo-fr (qui ne permet pas d'installer Trac). Néanmoins comme Cartogenic et GeoLabs proposent d'héberger gracieusement le site, cela ne pose pas de problème et surtout il apparaît inutile de décourager les bonnes volontés.

Actuellement
Ayant eu le besoin dans le cadre de la communication d'avoir une page unique, il a été proposé dans un premier temps de mettre une page statique temporaire ouverte à tous sur http://frog.osgeo.fr en attendant le véritable lancement du site définitif.

Site en développement
Pour gérer le site définitif, on prévoirait d'utiliser le domaine http://frogprod.osgeo.fr si possible, ou quelque chose d'approchant, au pire frog.foss4g.fr temporairement (cf remarque ci-dessus) Dans tous les cas, un htaccess devrait être remis en place pour qu'il ne soit pas du tout accessible tant que la com' ne décide pas que le site est terminé et rempli, ce qui correspondra au premier vrai CdP d'annonce officielle.

"Bascule" à la date de communication officielle
Passage de http://frogprod.osgeo.fr vers http://frog.osgeo.fr

L'après évènement 2013
Changement pour repasser de http://frog.osgeo.fr vers frog2013.osgeo.fr (avec aspirateur de site) et page statique sur http://frog.osgeo.fr Prévoir où mettre à disposition le contenu présenté lors de l'événement

Les sous-domaines sont à fixer

Organisation du contenu du site
La maquette proposée fait office de première proposition de la part de Cartogenic.

Dans notre contexte, le site web en draft est prêt. Il va permettre de faire des propositions plus facilement que sans visuel.

Il faut donc déterminer si les rubriques principales conviennent :


 * Discuter des rubriques
 * Menu principal
 * Accueil (titre actuel: Une journée de conférence sur la géomatique et les données géographiques libres)
 * A propos (de FROG)
 * Programme (Planning sessions)
 * Sponsors (Merci à nos sponsors)
 * Accès (Plan d'accès IGN)


 * Pied de page


 * Licence du contenu du site
 * Contenu des pages

Des questions restent encore en suspens qui peuvent impacter le site web.

Nous pouvons ainsi citer:


 * la manière dont seront soumises les présentations lors de l'appel à communication (mail, formulaire, autre)
 * le lieu où seront stockées les présentations après l'événement
 * le choix de l'utilisation un texte introductif pour chaque présentation (avec des infos sommaires sur le présentateur), si nécessaire
 * la manière de présenter les pages dédiées aux sponsors (Or et Argent) en dehors du logo
 * la politique pour savoir qui a les droits d'accès à la mise à jour du site (contenu)

Gestion des inscriptions
Pour gérer les inscriptions, EventBrite a été retenu On peut mettre le système de ticket directement dans notre site http://help.eventbrite.com/customer/portal/articles/428387-embed-ticket-form-into-your-website

EventBrite
Gratuit si l'évènement est gratuit

EventBrite

Montant par billet

Carte 6% + 0,75 €

Paypal 5,9% + 1 €

Amiando
Tarification à titre comparatif

0,99 € + 5,9%

= Rédaction des communiqués de presse =

Rappel lié à la rédaction :

 * Un mini-guide http://www.lestrucsdunjournaliste.com/2009/06/le-communique-de-presse.html
 * Les sponsors or doivent apparaître

Les différents types de communiqués
Ils sont liés à minima à plusieurs phases dans la mise en œuvre de l'événement.


 * L'appel à sponsoring
 * L'appel à participation
 * L'annonce de l'événement (inscriptions
 * Le rappel de l'événement (l'après-événement)

Il reste à définir les cibles de communication pour chacun des communiqués

= Liste des cibles de communication = Une première liste a été établie et est disponible à la page suivante

Il reste à valider/compléter cette liste des organismes à cibler en fonction des communiqués de presse

= Promotion physique lors de l'événement =

Flyers et plaquette
L'ensemble du « kit classique » de l'OSGEO doit être repris pour essayer de promouvoir l'association au cours de l'événement et gagner des adhérents.

Par ailleurs, une plaquette dédiée (où sont mentionnées les sponsors) doit être imprimée. Elle doit permettre d'avoir un aperçu du programme de la journée.

Goodies
Ceux-ci sont séparés car il est prévu de solliciter le comité Osgeo-Marketing pour cette opération. Il serait possible d'avoir des tee-shirts, les DVD Live.

Nicolas Bozon a indiqué prendre le « lead » sur cet aspect, étant membre de dudit comité.

= Questions ouvertes sur la communication =

Centralisation des accès
Quel compte utiliser pour les actions de communication ?

Présence de OSM France et de l'Osgeo-Quebec
Il peut être intéressant de les solliciter. En fonction des retours, il serait intéressant de coordonner nos actions avec eux.

L'après-FROG
Le soir-même, un repas de manière informel pour ceux qui « font durer » le plaisir?

Quelle présence au rendez-vous SIG La Lettre de l'OSGEO?

Un stand Osgeo est-t-il envisagé?