Comite direction chapitre quebecois

= Comité de direction du Chapitre québécois de l'OSGeo =

Introduction
Lors de la rencontre "Reflexions Québec" du 4 juin 2008 à Ville de Saguenay, la décision a été prise de fonder un chapitre québécois de la fondation OSGeo (Open Source Geospatial Foundation, http://www.osgeo.org).

Ce document constitue les termes relatifs à la création du chapitre québécois et décrit les objectifs et règles de fonctionnement de celui-ci.

Ce document pourra être mis à jour au besoin suivant l'évolution de la situation et des besoins du chapitre.

Objectifs
Les objectifs du chapitre québécois sont :


 * Fournir un réseau de communication, d'échanges et d'entraide afin de permettre la coordination/structuration de la communauté québécoise autour de l'OSGeo et des logiciels libres et open source géomatique en général.
 * Faire la promotion au Québec de l'OSGeo, des bons coups des participants, des logiciels et des données libres.
 * Promouvoir la diversité des solutions disponibles et parvenues à maturité au sein de la communauté OSGeo.
 * Évaluer les besoins propres au Québec et répondre à ceux exprimés par la communauté (ex: ateliers de formation).
 * Organiser ou participer à des événements, salons, etc. pour faire connaître et sensibiliser les utilisateurs et donneurs d'ordre au logiciel libre et open  source en géomatique.
 * Favoriser les partenariats privé / éducation / recherche / administration publique / développeurs / utilisateurs.
 * Maintenir un lien fort avec le chapitre OSGeo-francophone : traduction de documentations, du journal OSGeo, site Web, etc.
 * Maintenir un lien fort avec les autres chapitres nord-américains (Ottawa, C-B,...) pour les activités canadiennes / nord-américaines (rencontre annuelle ? 5 à 7 communs ? ...).
 * Maintenir une ouverture, une communication et participation sur les activités de l'OSGeo international.

Les objectifs listés ci-haut seront abordés par le chapitre avec un souci constant et important de ne pas dupliquer les efforts des autres groupes mais plutôt de s'associer à leurs initiatives.

L'officialisation du chapitre local auprès de l'OSGeo est une des premières actions qui sera entreprise au cours de cette année. Le chapitre devrait être nommé "Chapitre québécois de l'OSGeo" ("OSGeo Quebec Chapter" en anglais)

Statut de membre ou participant
Pour le moment, il n'y a pas de statut spécial de membre ou de procédure d'enregistrement officielle.

Toute personne intéressée par les activités de l'OSGeo au Québec peut participer simplement en s'inscrivant sur la liste des membres du chapitre et à sa liste discussion (pour plus de détails, voir page : Membres_du_chapitre_québécois) et en participant aux activités organisées par le chapitre.

Comité de direction
Le chapitre vise à prendre autant que possible des décisions par consensus général des participants à la liste de discussion, ceci afin de fournir un environnement informel et ouvert où tous les participants se sentent libres de contribuer et de soumettre de nouvelles idées et initiatives.

Puisqu'il faut inévitablement un mécanisme afin de prendre des décisions plus formelles au nom du chapitre, ou trancher lorsqu'il est impossible d'atteindre un consensus sur certaines questions, le chapitre s'est doté d'un comité de direction utilisant des règles de fonctionnement empruntées aux "Project Steering Committee (PSC)" régissant plusieurs projets OSGeo.

De plus, toute représentation officielle faite en public ou auprès de tierces parties au nom du chapitre devra être faite avec l'approbation officielle du comité de direction. L'utilisation du nom OSGeo, notamment pour l'organisation d'événements fait quant à lui l'objet de règles spécifiques supplémentaires. Pour plus de détails sur ce dernier point, voir la page (en anglais) : Official_OSGeo_Event_Policy.

Il est à noter que pour le moment le chapitre local et son comité de direction n'ont pas l'intention de former une entité légale officielle (contrairement par exemple à la représentation francophone de l'OSGeo aussi nommée OSGeo-fr) puisqu'on ne prévoit faire aucune gestion d'argent, de budget ou d'actifs à court ou moyen termes au sein du chapitre québécois.

Les sections qui suivent décrivent le fonctionnement du comité de direction.

Responsabilités du comité de direction
Les responsabilités du comité comprennent de façon non limitative les items suivants :


 * Représenter le chapitre au sein de la Fondation OSGeo et prendre les décisions nécessaires afin de s'assurer que les activités du regroupement demeurent compatibles avec les objectifs de l'OSGeo et ainsi maintenir au regroupement son titre de chapitre local de l'OSGeo. Cela inclut aussi la présentation d'un rapport de ses activités à l'assemblée générale annuelle de la fondation OSGeo. Ce rapport sera préalablement présenté et soumis pour complément et avis aux participants de la liste de discussion du chapitre.
 * S'assurer que le chapitre demeure actif par l'organisation d'activités et de rencontres régulières.
 * Assumer un leadership ouvert et transparent vis-à-vis des participants en favorisant la communication et la consultation.
 * Coordination et supervision du portail québécois de l'OSGeo (voir page wiki: Quebec).
 * Gestion et modération (si nécessaire) de la liste de discussions osgeo-qc.
 * Création et supervision de sous-comités lorsque nécessaire, afin de prendre en charge un dossier spécifique (ex. organisation/participation à un événement) ou réfléchir à des questions précises (ex. cas des données libres au Québec). Là aussi, il sera porté un soucis constant et important de ne pas dupliquer les efforts des autres groupes mais plutôt de s'associer à leurs initiatives (ex. traduction du journal de l'OSGeo, suivi des réfléxions sur les données libres, etc.).
 * Décisions en rapport avec l'affiliation potentielle avec des entités externes à long terme ou dans le cadre d'événements spécifiques.

Processus de décision
Le chapitre favorise la prise de décision par consensus général. Par consensus, on entend qu'une proposition soit faite sur la liste de discussion et qu'aucune opposition ne soit soulevée dans un délai raisonnable. Ce délai devra être explicitement mentionné sur toute proposition (et ne pourra être inférieur à 2 jours ouvrables au Québec).

Lorsqu'un consensus ne peut pas être atteint ou dans le cas de la prise de décisions jugées importantes pour la structure, la cohésion ou le fonctionnement du chapitre, un vote des membres du comité sera requis. Dans ce cas, les règles suivantes s'appliquent :


 * Une proposition peut être soumise à la liste de discussion osgeo-qc pour discussion par tout participant (pas seulement par les membres du comité) et donner lieu à un vote des membres du comité.
 * La proposition doit être disponible pour revue et discussion pendant un minimum de 2 jours ouvrables avant qu'une décision finale ne puisse être prise.
 * Suite à cette période de discussion raisonnable, le vote est ouvert pour une période de 2 jours ouvrables.
 * Les votes se font en public sur la liste osgeo-qc et utilisent la formule +1, -1, +0, 0, -1 tel que définie çi-après :
 * +1 indique un support à la proposition et l'intention du votant d'en supporter la réalisation
 * -1 indique une objection ferme et doit être accompagné d'une explication claire de la raison de ce refus et d'une proposition de solution alternative dans un délai de 2 jours ouvrables (-1 constitue un veto s'il provient d'un membre du comité)
 * -0 légèrement en désaccord, mais n'a aucun effet sur le résultat du vote
 * 0 pas d'opinion sur la question
 * +0 légèrement en accord, mais n'a aucun effet sur le résultat du vote
 * Tous les participants peuvent faire des commentaires et/ou voter, mais seuls les votes des membres du comité sont comptés pour la décision finale. Les votes des participants fournissent un support moral à la proposition, sans valeur décisionnelle.
 * Une proposition est acceptée si elle obtient au moins +2 et aucun veto (-1).
 * Si une proposition est bloquée par un veto d'un membre du comité, alors la proposition est à nouveau discutée et amendée afin de résoudre l'objection. Si aucune résolution n'est possible, alors la proposition peut être soumise à nouveau au vote et sera acceptée cette fois-çi, si la majorité absolue des membres du comité votent +1. À noter qu'ici la notion de majorité s'entend au sens de majorité de tous les membres du comité et pas seulement de majorité parmi ceux qui participent au vote.
 * Après la période de discussion et de vote, l'auteur de la proposition annonce le résultat et son intention d'aller de l'avant (proposition acceptée) ou de laisser tomber (dans le cas d'un veto).

Décisions qui exigent un vote
Les décisions suivantes exigent un vote formel des membres du comité :


 * Tout changement aux membres du comité (ajout de nouveaux membres, retrait de membres inactifs, etc.)
 * Tout changement aux objectifs et règles de fonctionnement du chapitre (i.e. celles décrites dans le présent document)
 * Toute question pouvant affecter le statut de chapitre officiel d'OSGeo
 * Toute question ayant rapport avec l'affiliation ou la collaboration avec des entités externes (ex: participation à un salon, etc)
 * Toute annonce ou message qui se ferait au nom du chapitre local
 * Toute question de procédure
 * Toute décision controversée

Membres du comité
Le comité est formé de participants actifs du chapitre qui ont un droit de vote. Pour rappel, le principe qui prévaut au sein de l'OSGeo et donc au sein de ses chapitres locaux et celui de la méritocratie.


 * Nombre de membres
 * Le comité initial sera formé de 3 membres.
 * 2 membres supplémentaires seront ajoutés après la première année d'opération par vote du comité.


 * Diversité des membres
 * Autant que possible, le comité devrait viser à avoir une représentation diversifiée et équilibrée du milieu (éducation, recherche, public, privé, développeurs, utilisateurs, etc.).


 * Durée du mandat d'un membre
 * Les membres du comité ont un mandat de 2 ans.
 * Après 2 années au sein du comité, une élection aura lieu et les membres sortants doivent recevoir une nouvelle nomination et être réélus s'ils désirent continuer à faire partie du comité.


 * Ajout de nouveaux membres
 * Tous les participants à la liste osgeo-qc peuvent soumettre à la période d'élection annuelle par proposition sur la liste osgeo-qc la nomination  d'un autre participant au sein du comité.
 * Afin d'être ajouté au comité, le nominé doit recevoir un vote +1 de la majorité absolue des membres du comité.


 * Élection et remplacement de membres inactifs ou sortants
 * Lorsque le mandat d'un ou plusieurs membres vient à terme ou lorsque le comité désire remplacer un membre inactif, une élection aura lieu afin de remplacer (ou possiblement réélire) les membres sortants.
 * L'élection est précédée d'une période de nomination de 5 jours ouvrables. Pendant cette période, tous les participants à la liste osgeo-qc peuvent soumettre la nomination d'un autre participant pour l'élection.
 * Chaque nomination doit être faite par courriel adressé à la liste de diffusion osgeo-qc et au scrutateur de l'élection nommé pour l'occasion (qui peut être le scrutateur des élections de la fondation OSGeo) et doit notamment contenir le nom de la personne nominée et les raisons de cette nomination.
 * Les membres restants du comité votent afin d'élire le (les) remplaçant(s) parmi les nominés. Ce vote peut se faire en privé (à la discrétion du comité) en faisant appel à l'aide du scrutateur des élections désigné si on craint qu'un vote en public puisse avoir des effets néfastes.


 * Retrait d'un membre
 * Si un membre du comité ne peut plus participer activement alors il est libre de se retirer et son poste deviendra vacant. Le comité pourra à sa discrétion ouvrir une élection immédiatement ou attendre la prochaine élection annuelle afin de remplacer le membre sortant.
 * Si un membre est inactif (pas de votes ou de participation active pendant plus de 3 mois) alors le comité peut voter une proposition afin de déclencher une élection afin de remplacer ce membre.

Liste des membres du comité de direction du chapitre québécois de l'OSGeo
Au moment de la création du chapitre, les membres du comité de direction seront:


 * Daniel Morissette
 * Thierry Badard
 * Nicolas Gignac

Tel que mentionné précédemment, 2 membres supplémentaires seront ajoutés après la première année d'opération par vote du comité, suite à nomination par les participants du chapitre.

Mise à jour le 2010-01-22:

Suite au processus de nominations tenu du 15 au 22 janvier 2010, deux membres supplémentaires ont été ajoutés au comité de direction, portant le nombre à 5.

Mise à jour au 2010-12-16:

La dernière élection a eu lieu du 8 au 15 décembre 2010 et la décision finale annoncée le 16 décembre 2010.

Voici la liste des membres du comité en date du 16 décembre 2010:


 * Simon Mercier
 * Martin Fafard
 * Daniel Morissette
 * Thierry Badard
 * Daniel Pilon

"Liaison" OSGeo
Pour les besoins de communications officielles avec la fondation OSGeo, l'un des membres du comité de direction est nommé "OSGeo Liaison" par le comité. Cette responsabilité est donnée pour une période de 2 ans. À l'échéance de ce mandat, une nouvelle nomination (qui peut très bien être la personne déjà en charge de cette responsabilité) est soumise au vote du comité.

Présentement, le rôle de "OSGeo Liaison" est rempli par: Daniel Morissette.

Réunions du comité de direction
Voir la page Reunions du comite de direction OSGeo-Quebec

English Summary
For the non-French readers, here is a short summary of the key points in English:

This document defines the objectives and rules of operation of the Quebec Local Chapter and its steering committee.

Objectives
The objectives of the Quebec Local Chapter are:


 * To provide a channel for communication, exchange and cooperation to facilitate the development of the Quebec community around OSGeo products and Open Source Geospatial topics in general.
 * To spread the world in Quebec about OSGeo, success stories of the participants, open source software and open data.
 * To promote the diversity of OSGeo's mature solutions
 * To assess and try to answer the needs specific to the Quebec community.
 * To organize and participate in local geospatial events
 * To facilitate partnerships between members of the private business, education, research, public administration, developers and users communities.
 * To maintain a strong relationship with the Francophone Local Chapter (translation of docs, OSGeo Journal, website, etc.)
 * To maintain a strong relationship with other north-american local chapters (Ottawa, BC, US chapters, ...) for the organization of canadian or north-american activities or events
 * To steer the Quebec community towards open communication and active participation in the OSGeo Foundation's activities at the international level.

At all times, the Quebec Local Chapter will aim to avoid duplicating the efforts of other groups and will instead try to join existing initiatives if possible (e.g. work with the Francophone Chapter for French translations).

Quebec Chapter Steering Committee
The steering committee operates in a way very similar to the PSC of a project such as MapServer, with an aim to reach consensus as much as possible and public votes on important decisions using the usual +1/+0/0/-0/-1 form. The committee is constituted of three voting members initially and two additional members will be added after the first year of operation. One important difference between this committee and the MapServer PSC is that members of the Quebec Local Chapter Steering Committee serve only for a two years term at a time, instead of serving an unlimited term (until they either resign or stop being active) as is common in software project PSCs. This means that every year we'll have an election for 2 or 3 of the committee members.

The current members of the Quebec Chapter Steering Committee are (last updated 2010-12-16):
 * Simon Mercier
 * Martin Fafard
 * Daniel Morissette
 * Thierry Badard
 * Daniel Pilon

OSGeo Liaison
One of the key roles of the committee is to make sure the Quebec Local Chapter follows the rules of operation and objectives of the OSGeo Foundation. For the sake of official communication with OSGeo, one of the committee members is named as OSGeo Liaison. This mandate is given for a two (2) years period. Every two (2) years, a new OSGeo Liaison is nominated by the OSGeo-qc committee. The previous OSGeo Liaison could be elected anew. The current OSGeo liaison is Daniel Morissette.