CR 18 avrils sur pad - Revision history

Etienne: /* Communication : */

2014-04-18T12:54:28Z

Communication :

Etienne: /* Logistique : */

2014-04-18T12:53:33Z

Logistique :

Etienne: /* Inscriptions : */

2014-04-18T12:52:26Z

Inscriptions :

Etienne: /* Finances : */

2014-04-18T12:51:20Z

Finances :

Etienne: /* Programme : */

2014-04-18T12:51:04Z

Programme :

Etienne: Created page with "=Compte rendu d'avancement 18 avril 2014= ==Programme :== Quelques confs éclair non confirmées en plus des ~50% qui ont décliné -> à redemander et prévenir les autres ..."

2014-04-18T12:50:23Z

Created page with "=Compte rendu d'avancement 18 avril 2014= ==Programme :== Quelques confs éclair non confirmées en plus des ~50% qui ont décliné -> à redemander et prévenir les autres ..."

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=Compte rendu d'avancement 18 avril 2014=

==Programme :==
Quelques confs éclair non confirmées en plus des ~50% qui ont décliné -> à redemander et prévenir les autres qu'ils auront plus de temps (Vincent + Arnaud )
Il manque les envois des propositions de talk éclair des sponsors à valider -> Thomas ?

===Keynote Speaker :===
réponse positive de T. Joliveau
Frédéric Jacon va le recontacter
Il faut réécrire à H. Verdier pour lui dire cordialement que c'est trop tard -> Frédéric

==Finances :==
Le budget est toujours très large, donc ne pas hésiter sur les dépenses si elles peuvent faire gagner du temps ou améliorer la situation
Encore des paiements sponsors à vérifier, il en manque quelques un -> Vincent + JM Arsac + Etienne

==Inscriptions :==
Encore très peu d'inscrits -> ALERTE et GROSSE URGENCE sur toutes les actions de com' tous azimuth -> TODO Thomas Mail a faire pour donner instructions pour diffusion du message + TODO LE FAIRE !
Pas mal de demandes de mandats pour paiements. Dans ce cas on crée un code promo 100% avec suivi sur google docs et on vérifiera le paiement par virement. thomas est censé gérer mais peut etre lourd comme charge en plus de la com'. Des volontaires (Etienne)?
Certains des présentateurs se "plaignent" de devoir payer l'inscription. À voir pour l'année prochaine pour éventuellement faire gratuit mais ils paient leurs repas (ce qui revient quasiment au meme, mais au moins ils raleront pas) -> Vincent fait des réponses en expliquant...
PA fait le suivi coté workshops, les questions sur les inscriptions workshops (quels WS veulent les participants) sont incluses dans l'inscription -> PA
Des codes sont créés au cas par cas pour les gens qui veulent ajouter les ateliers sur leur pré-inscription. Ça fonctionne bien -> Vincent
Des codes sont _à créer_ pour les entrées gratuites pour les sponsors et leur envoyer -> Thomas

==Logistique : ==
le traiteur des deux jours de conférence n'est pas disponible, donc Olivier en cherche un autre. -> Olivier
La visite avec le traiteur à l'ENSG a lieu le 7 mai -> il faudrait avoir une estimation du nombre de repas à cette date. -> renforce la remarque sur la com : tous sur le pont
olivier a préparer des fiches de postes (http://91.121.102.10/FOSS4G_FR-Logistique.pdf) :
1 responsable de stande OSGeo
2 responsable d'amphi (1 par amphi)
1 responsable WS
1 responsable stands (dans le hall pour les sponsor)
Nécésite de recruter différents responsables et bénévoles, prévu de lancer cette phase dès la semaine prochaine (semaine 17 ).

===Welcome-pack===
Contenu :
* sacs 1800€ Livré à ENSG dans le courant de la semaine précédent l'événement (un acompte est demandé) -> Gérald
* live DVD -> demander d'urgence à l'osgeo marketing (Nicolas ?)
* brochures -> IGN (thomas s'en charge pour la partie impression, qui fait le design ? Sylvain ? Nicolas ? Virginie ?)
* badges : 200€ -> Vincent (tout est prêt, commande à partir soon)
* geomatique expert : fourni -> Gérald (livraison sur place)
* brochures sponsors : fournies -> Thomas pour la demande aux sponsors et récupération ?
* stylos plastique recyclé ~300€ pour 500ex -> Gérald (attente du logo osgeo-fr à apposer sur les stylos) -> pour le logo gérald doit demander à sylvain Beorchia pour récupérer les sources ou alors prendre celui utilisé sur les badges (il est sur github osgeo-fr en .ai)
* autocollants (1000 exemplaires) 71.70 euro a lastickerie.com -> Rodolphe

budget de 2300€ + autocollants 71.70 euro ~ 2400
Il faut donner un GO à gérald le plus rapidement possible pour les commandes. Le go du budget est ok -> Étienne pour le go final

==Logistique/Com==
On a de la place pour proposer un stand a des associations "amies" si elles veulent venir (les participants devraient s'inscrire pour manger, mais le stand est offert)
* Openstreetmap
* CartoNG
* Afigeo ?
* Georezo ?
* Autres ?
Décision à prendre sur invitation ou pas : mail sur la ML pour proposer, trouver éventuellement qqun pour le gérer, et prise décision immédiate en suivant si retour ok ou consensus mou -> Etienne ?
Contacter ces assos pour leur proposer le deal -> Qui ?

===Communication :===
Un appel à inscription est en cours de finalisation (pour envoie demain Vendredi 18 avril), http://analysesig.net/com-programme-draft-3/
Les canaux de diffusion sont identifier sur le googledoc et les volontaires doivent se manifester rapidement pour donner la main à l'équipe com -> ou est le doc ? le diffuser à tout le monde : thomas

A faire :
Choix d'un format de kakémono -> gérald
design du kakémono de l’OSGeo-FR -> QUI? Sylvain ? Nicolas ?
contraintes
portable dans le train et avion par une seule personne
le plus pérenne possible (pas de date, pas d'éléments temporaires)

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 ===Communication :===
-    Un appel à inscription est en cours de finalisation (pour envoie demain Vendredi 18 avril), http://analysesig.net/com-programme-draft-3/
+Un appel à inscription est en cours de finalisation (pour envoie demain Vendredi 18 avril), http://analysesig.net/com-programme-draft-3/
-    Les canaux de diffusion sont identifier sur le googledoc et les volontaires doivent se manifester rapidement pour donner la main à l'équipe com -> ou est le doc ? le diffuser à tout le monde : thomas
+Les canaux de diffusion sont identifier sur le googledoc et les volontaires doivent se manifester rapidement pour donner la main à l'équipe com -> ou est le doc ? le diffuser à tout le monde : thomas
-    A faire :
+==A faire : ==
-        Choix d'un format de kakémono -> gérald
+* Choix d'un format de kakémono -> gérald
-        design du kakémono de l’OSGeo-FR -> QUI? Sylvain ? Nicolas ?
+* design du kakémono de l’OSGeo-FR -> QUI? Sylvain ? Nicolas ?
-contraintes
+'''contraintes'''
-        portable dans le train et avion par une seule personne
+* portable dans le train et avion par une seule personne
-        le plus pérenne possible (pas de date, pas d'éléments temporaires)
+* le plus pérenne possible (pas de date, pas d'éléments temporaires)

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 ==Logistique : ==
-    le traiteur des deux jours de conférence n'est pas disponible, donc Olivier en cherche un autre.  -> Olivier
+le traiteur des deux jours de conférence n'est pas disponible, donc Olivier en cherche un autre.  -> Olivier
-    La visite avec le traiteur à l'ENSG a lieu le 7 mai -> il faudrait avoir une estimation du nombre de repas à cette date. -> renforce la remarque sur la com : tous sur le pont
+La visite avec le traiteur à l'ENSG a lieu le 7 mai -> il faudrait avoir une estimation du nombre de repas à cette date. -> renforce la remarque sur la com : tous sur le pont
-    olivier a préparer des fiches de postes (http://91.121.102.10/FOSS4G_FR-Logistique.pdf) :
+olivier a préparer des fiches de postes (http://91.121.102.10/FOSS4G_FR-Logistique.pdf) :
-responsable de stande OSGeo
+* 1 responsable de stande OSGeo
-responsable d'amphi (1 par amphi)
+* 2 responsable d'amphi (1 par amphi)
-responsable WS
+* 1 responsable WS
-responsable stands (dans le hall pour les sponsor)
+* 1 responsable stands (dans le hall pour les sponsor)
-  Nécésite de recruter différents responsables et bénévoles, prévu de lancer cette phase dès la semaine prochaine (semaine 17 ).
+'''Nécésite de recruter différents responsables et bénévoles, prévu de lancer cette phase dès la semaine prochaine (semaine 17 ).'''
 ===Welcome-pack===

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 ==Inscriptions :==
-    Encore très peu d'inscrits -> ALERTE et GROSSE URGENCE sur toutes les actions de com' tous azimuth -> TODO Thomas Mail a faire pour donner instructions pour diffusion du message + TODO LE FAIRE !
+* Encore très peu d'inscrits -> '''ALERTE et GROSSE URGENCE''' sur toutes les actions de com' tous azimuth -> '''TODO''' Thomas Mail a faire pour donner instructions pour diffusion du message + TODO LE FAIRE !
-    Pas mal de demandes de mandats pour paiements. Dans ce cas on crée un code promo 100% avec suivi sur google docs et on vérifiera le paiement par virement. thomas est censé gérer mais peut etre lourd comme charge en plus de la com'. Des volontaires (Etienne)?
+* Pas mal de demandes de mandats pour paiements. Dans ce cas on crée un code promo 100% avec suivi sur google docs et on vérifiera le paiement par virement. thomas est censé gérer mais peut etre lourd comme charge en plus de la com'. Des volontaires (Etienne)?
-    Certains des présentateurs se "plaignent" de devoir payer l'inscription. À voir pour l'année prochaine pour éventuellement faire gratuit mais ils paient leurs repas (ce qui revient quasiment au meme, mais au moins ils raleront pas) -> Vincent fait des réponses en expliquant...
+* Certains des présentateurs se "plaignent" de devoir payer l'inscription. À voir pour l'année prochaine pour éventuellement faire gratuit mais ils paient leurs repas (ce qui revient quasiment au meme, mais au moins ils raleront pas) -> Vincent fait des réponses en expliquant...
-    PA fait le suivi coté workshops, les questions sur les inscriptions workshops (quels WS veulent les participants) sont incluses dans l'inscription -> PA
+* PA fait le suivi coté workshops, les questions sur les inscriptions workshops (quels WS veulent les participants) sont incluses dans l'inscription -> PA
-    Des codes sont créés au cas par cas pour les gens qui veulent ajouter les ateliers sur leur pré-inscription. Ça fonctionne bien -> Vincent
+* Des codes sont créés au cas par cas pour les gens qui veulent ajouter les ateliers sur leur pré-inscription. Ça fonctionne bien -> Vincent
-    Des codes sont _à créer_ pour les entrées gratuites pour les sponsors et leur envoyer -> Thomas
+* Des codes sont _à créer_ pour les entrées gratuites pour les sponsors et leur envoyer -> Thomas
 ==Logistique : ==

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 ==Finances :==
-    Le budget est toujours très large, donc ne pas hésiter sur les dépenses si elles peuvent faire gagner du temps ou améliorer la situation
+Le budget est toujours très large, donc ne pas hésiter sur les dépenses si elles peuvent faire gagner du temps ou améliorer la situation
-    Encore des paiements sponsors à vérifier, il en manque quelques un -> Vincent + JM Arsac + Etienne
+Encore des paiements sponsors à vérifier, il en manque quelques un -> Vincent + JM Arsac + Etienne
 ==Inscriptions :==

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 ==Programme :==
-    Quelques confs éclair non confirmées en plus des ~50% qui ont décliné -> à redemander et prévenir les autres qu'ils auront plus de temps (Vincent +  Arnaud )
+Quelques confs éclair non confirmées en plus des ~50% qui ont décliné -> à redemander et prévenir les autres qu'ils auront plus de temps (Vincent +  Arnaud )
-    Il manque les envois des propositions de talk éclair des sponsors à valider -> Thomas ?
+Il manque les envois des propositions de talk éclair des sponsors à valider -> Thomas ?
 ===Keynote Speaker :===
-     réponse positive de T. Joliveau
+réponse positive de T. Joliveau
-     Frédéric Jacon va le recontacter
+Frédéric Jacon va le recontacter
-     Il faut réécrire à H. Verdier pour lui dire cordialement que c'est trop tard -> Frédéric
+Il faut réécrire à H. Verdier pour lui dire cordialement que c'est trop tard -> Frédéric
 ==Finances :==