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A propos

Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013» (RSLL).
A la suite d'un vote, le nom retenu pour cet événement est FROG.

Thématique

Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc

Grandes lignes

1 journée
2 salles
150 personnes

Contenu

1 plénière
Communications 30 min (20mn pour les présentations + 10mn pour les échanges avec la salle)
1 salle pour la session généraliste
1 salle pour la session technique
des pauses pour échanges et discussions
Pas de stand

Lieu et prestations

IGN, Saint-Mandé
Petit déjeuner
2 Pauses café
communication associée aux RSLL

Repas : 2 hypothèses :
- repas proposé à 14€ / personne au restaurant de l'IGN
- repas offert par l'évènement

Équipe d'organisation

Responsable de projet : Christophe Tufféry
Le schéma d'organisation ci-dessous remplace les paragraphes qui décrivaient la liste des reponsabilités et les noms des personnes volontaires pour y participer.

Schéma d'organisation

Ce schéma a été mis à la discussion entre juin et septembre 2012
La liste des responsables d'actions y apparaît clairement
Chacun sait dans quelle(s) action(s) il a été retenu pour assumer soit une fonction de responsable (ou de co-responsable), soit une fonction de participant à cette action
Les noms en couleur sont ceux des responsables des actions qui ont donné leur accord
Ce schéma général d'organisation est considéré comme stabilisé
Néanmoins, si certaines personnes veulent encore faire valoir leurs arguments pour modifier leur participation, elles sont invitées à le faire au plus tôt, et en tout état de cause avant fin septembre 2012.
Sur la base de ce schéma d'organisation stabilisé, l'équipe d'organisation va pouvoir continuer à travailler sur le projet de présentation de l'événement pour l'adresser au bureau de l'OsGeo-fr par l'intermédiaire de Vincent courant octobre si tout va bien.

Planning prévisionnel

Juillet
- Formation d'une équipe de responsables : OK
- Identification de l'équipe d'organisation : OK

Septembre
- Dossier d'avant projet soumis à la communauté : en cours
- Vote du nom : OK. Le nom retenu est FROG

Octobre
- Réunion des responsables avec l'équipe SIG-LL
- Validation du projet par le bureau OSGeo-fr
- Mise en place du site web
- Appel à sponsors
- Constitution du comité de programme

Novembre - Décembre
- Mise en place d'un système de vote pour les propositions

Janvier-Février
- Date limite de l'appel à sponsors
- Lancement de l'appel à communication

Avril
- Date limite de l'appel à communication
- Ouverture des inscriptions

10 juin 2013 (à confirmer)
- L'évènement FROG !

Juin 2013
- Rapport d'organisation de la part de l'équipe en charge

Budget

Dépenses
- Salle
- Communication liée SIG-LL
- Gestion projet SIG-LL
- Flyers
- Goodies
- T-shirts
- fourniture diverses
- (Traiteur ?)

Total 6500€ Cout de revient par personne : ~45€

Recettes

Sponsors Or
Sponsors Argent
Sponsors Bronze

Entrée

Nom de l'évènement

Les critères :

qu'il soit parlant (lien avec logiciel libre, opensource, géomatique, francophone, sig, osgeo, etc etc)
qu'il soit facile à prononcer
qu'il soit court
et original

Les noms qui ont été proposés :

FOSS4G-FR
FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique
Rencontres SIGLibre
Géolibre
OSForFrance (OS4France)
OSGIS Forum
OS4GIS (OS for GIS)

Après le vote organisé du 21 au 28 septembre, le nom retenu est FROG.

Logo

Le nom retenu pour l'événement est FROG.
Des propositions de logo sont fournies ci-dessous. Il s'agit d'une grenouille "géospatiale".
D'autres propositions de logo sont les bienvenues

Communication

Mis en place du site web

- Contenu?
- Qui?
- Hébergement? Infra OSGEO fr?

Diffusion événement

Action en fonction de la mise en place site web préalable et planning pour l'appel à programme

Réseaux sociaux
- Twitter
- Google+
- LinkedIn
- Viadeo
- LanyRD
- Meetup
- ?...
Forums francophones
- Georezo
- ForumSIG
Blogs/sites
- OSGEO asso fr
- portailSIG
- Geotribu
- GeoLibre
- blogs sociétés
Mailing Lists
- Osgeo fr
- OSM Talk
Presse
- SIG La Lettre
- Géomatique Expert
- Revue XYZ

Question sur la communication liée SIG-LL. Quels sont leurs cibles ? Universités, enseignants, forums étudiants inclus ?

Questions ouvertes

Les questions suivantes doivent encore être éclaircies. Les débats se font sur la mailing list francophone, nous vous invitons à y participer.

Repas midi : traiteur, restau ENSG ou pas de repas ?
Affiner les niveaux de sponsorisation
Système de réservation côté OSGEO fr, partagé SIGLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
Proposition de planning (cf. document ci-dessous)

Questions de la communauté

Posez ici (et sur la mailing list) les questions qui vous taraudent, on y apportera les réponses. Cela servira de FAQ, de pistes de réflexion, avant d'intégrer les réponses dans le projet global.

Q : Le nom a t-il été décidé ?
R : Le nom doit être voté par la communauté en septembre
R : Le nom retenu à l'issu du vote est FROG

Idées et remarques diverses

Apportez ici vos idées et remarques en vrac, ou commentez sur ces idées, avant qu'on les classe et qu'on les intègre dans le projet global.

Faire des ateliers pendant les trois jours des RSLL par la suite

-> Il y a déjà des ateliers pendant les RSLL, notamment sur le libre, l'idée de les renforcer sera portée à l'équipe des RSLL

est ce qu'il faut définir un thème pour faire un appel pour les communications orales? Le côté positif, c'est que c'est plus facile de cerner les communications, mais cela peut détourner certain de contribuer à cette journée.

Projet d'organisation de l'événement FROG2013

Le projet d'organisation de l'événement FROG2013 est disponible ici : Media:FROG_07112012.pdf

Ce projet peut encore évoluer mais les principes généraux en sont arrêtés.

1. Contexte du projet

Lors des rencontres SIG La Lettre 2012, des échanges entre des membres de la communauté francophone de la géomatique libre et les organisateurs des RSLL ont eu lieu.
Le projet a émergé d'organiser un événement spécifiquement consacré à la géomatique libre francophone en liaison avec les prochaines RSLL en juin 2013.
Des discussions sur ce projet ont eu lieu sur la liste francophone de l'OSGeo.
Les échanges peuvent être consultés ci-dessus.
Une équipe d'organisateurs a été constituée après un appel à participation.
Cette équipe regroupe les personnes qui se sont déclarées intéressées pour participer bénévolement à l'organisation de ce projet, soit une dizaine de personnes.
Une répartition des bénévoles par actions a été établie. Elle est présentée ci-dessus.

2. Nature de l'événement en projet

Le projet consiste en une journée de conférences portant sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, applications, bases de données,

retours utilisateurs, nouveautés, projets de recherche, etc.

Cette journée sera ouverte à tous, le nombre maximum de personnes admissibles étant limité par la ou les salles où auront lieu les conférences. Le

nombre de 150 personnes est l'objectif actuel et il paraît actuellement réaliste si toutes les conditions requises pour cet événement sont réunies.

3. Date et lieu de l'événement

La journée de conférence se déroulera sur une journée, le 10 juin 2013, la veille des RSLL qui se dérouleront du 11 au 13 juin 2013 à l'ENSG à Marne-la-Vallée.
Suite à des échanges avec les organisateurs des RSLL fin septembre et avec des représentants de l'IGN, l'événement aura lieu au siège de l'IGN à Saint-Mandé.

L'IGN a confirmé son accord pour accueillir gratuitement l'événement à la date indiquée, dans deux salles du site se Saint-Mandé :
- salle Robert Génot (environ 260 places)
- salle Arago (60 places) qui est située à 5mn à pied de la salle Génot.
La distance entre ces deux salles pourrait poser des difficultés à certaines personnes qui voudraient se rendre aisément d'une salle à l'autre.
Il conviendra qu'une signalétique adaptée soit mise en place pour permettre des allers et retours entre les deux salles. Le programme tiendra également compte de cette contrainte.
L'entrée pour accéder aux salles se fera par le 4 avenue de Pasteur comme indiquée sur la photo ci-dessus.

4. Principes de déroulement de l'événement

La journée comportera deux sessions en parallèle, l'une plus généraliste, l'autre plus technique.
Les sessions consisteront en des communications de 30 min (20 mn de présentation, 5 minutes de questions et 5 minutes de battement).
Les sessions seront animées par des présidents de séance chargés de veiller au respect des horaires et aux durées des présentations et des échanges.
A ce jour, le déroulement ci dessous est envisagé. Les sessions techniques sont décalées de 10 minutes par rapport aux sessions généralistes, ceci permettant en début de journée aux participants des sessions techniques de se rendre dans la salle. Ce décalage permet aussi d'éviter les goulets d'encombrement aux pauses et à la restauration du midi.
Il conviendra d'annoncer clairement pendant les pauses la reprise de la session généraliste.
En fin de journée, une session de discussion ouverte permettra le réseautage et l'échange direct entre les intervenants et le public autour d'un verre.

5. Prestations

Il est envisagé d'offrir aux participants:
- un accueil avec café, jus de fruits, viennoiseries
- deux pauses café pendant la journée
- Une session d'échange en fin de journée
Pour le déjeuner, deux hypothèses sont envisagées :
- le repas au restaurant de l'IGN est proposé par l'institut; vérifier le coût auquel les participants pourront accéder à ce restaurant
- le repas au restaurant de l'IGN est offert aux participants (à la charge du budget de l'événement) : vérifier le coût auquel il sera possible de régler directement au restaurant pour un nombre de personnes compris entre 100 et 130 personnes
Ces deux scénarios devraient permettre aux participants d'engager/prolonger des échanges suite aux conférences de la matinée.

6. Équipe d'organisation

L'équipe d'organisation se présente comme l'indique la fugure ci-dessous :

La participation des personnes mentionnées ci-dessus est entièrement bénévole.
Les personnes mentionnées ne peuvent mettre en avant leur participation à l'organisation de l'événement pour obtenir un quelconque avantage ou bénéfice personnel.

7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement

A ce jour, le planning de préparation suivant a été envisagé : les actions déjà faites et celles à faire sont distinguées par leur statut

Date	Action	Statut
28/09/2012	Réunion des responsables avec l'équipe des RSLL	Fait
Du 21 au 28/09/2012	Vote pour un nom de l'événement ; FROG a été retenu	Fait
Fin octobre 2012	Dossier d'avant projet soumis à la communauté sur la liste de discussion	Fait
Novembre 2012	- Validation du projet par le bureau de l'OSGeo-fr - Mise en place du site web de l'événement - Lancement de l'appel à sponsors - Constitution du comité de programme	A faire
Novembre-Décembre 2012	Mise en place d'un système de vote pour les propositions	A faire
Janvier 2013	- Date limite de l'appel aux sponsors - Appel à participation	A faire
Mars	- Date limite de l'appel participation - Ouverture des inscriptions	A faire
10/06/2013	Déroulement de l'événement	A faire
Fin juin 2013	Rapport d'organisation de la part de l'équipe organisatrice	A faire

8. Budget

Les principaux postes budgétaires et leurs montants respectifs ont été identifiés ainsi :

Postes de dépenses	Montant (€ HT)
Salles de l'IGN (gardiennage uniquement)	1000
Communication liée SIG-LL	500
Flyers	400
Goodies	500
T-shirts	400
Fournitures diverses	200
Restauration pour 150 personnes (20€/personne)	3000
Pauses café pour 150 personnes	1500
Apéro et grignotage pour 150 personnes	2000
TOTAL	9500

Sur la base de ces dépenses, le coût de revient par personne est évalué environ 63€.

Postes de recettes	Montant (€ HT)
Sponsors Or (3 k€/sponsor)	3000
Sponsors Argent (1 k€/sponsor)	4000
Sponsors Bronze (0,5 k€/sponsor)	2500
TOTAL	9500

Dans l'hypothèse présentée ici, la participation à cet événement serait gratuite. Ceci permet aux organisateurs d'envisager un nombre de participants assez important pour cette première édition.
Un événement gratuit permet également d'utiliser le service de réservation Amiando de façon gratuite.
Si l'objectif d'un autofinancement n'est pas atteint à la date limite fixée pour l'appel à sponsoring (fin janvier), il pourra être envisagé que la participation

soit payante.

Le montant de cette participation devra très limité pour atteindre un nombre conséquent de participants.
Un nombre minimum de 100 personnes paraît un seuil envisageable.

9. Sponsoring de l'événement

Niveaux de sponsoring	Montant (€ HT)	Prestations
Or	3000	- totem sur place (fourni par le sponsor) - logo sur le site web de la rencontre - logo sur place - présentation du sponsor sur le site web de la rencontre - citation sur les communiqués de presse
Argent	1000	- présentation sur le site web de la rencontre - logo sur le site web de la rencontre
Bronze	500	- logo sur le site web de la rencontre

9.1. Sponsors déjà déclarés

Oslandia
Thinking GIS
Mappy
Camptocamp

10.Questions ouvertes

Les questions et les points de discussion suivants ont été déposés ci-desus par les membres de la communauté :
- Repas midi : traiteur, restaurant de l'IGN ou pas de repas ?
- Affiner les niveaux de sponsorisation
- Système de réservation côté OSGEO fr, partagé RSLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
- Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
- Renforcer l'organisation des ateliers sur la géomatique libre pendant les RSLL

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