ScriptRelance fr

Le fichier Adhérents de l'association osgeo-fr est stocké sur Google-Drive.

Le script de relance des adhésions permet de "relancer" un adhérent par l'envoi d'un email, lui indiquant que son adhésion est échue ou qu'elle arrivera à échéance dans moins de 10 jours. Actuellement, ce script est exécuté chaque semaine (le jeudi entre 15 et 16h).

Principes de fonctionnement

(modifiable, voir variables dans le code source ci-dessous)

• Au maximum 2 relances sont effectuées auprès de l'adhérant
• Les relances sont effectuées à 6 mois d'intervalle (180 jours)
• Lorsqu'une relance est effectuée, le compteur de relance est incrémenté (en colonne "O") et la date de la dernière relance est renseignée (en colonne "N")
• En fin d’exécution, un email récapitulatif est envoyé à l'adresse fournie en paramètre

Prérequis

• L'adresse email doit nécessairement être renseignée

Maintenance

• Le paiement d'une cotisation entraîne la création d'une nouvelle entrée dans la feuille de calcul. Afin de prévenir les doublons et donc les envois de mail en double, il convient de nettoyer la feuille de calcul a minima 2 fois par an. Procédure : faire un tri alphabétique sur les noms, repérer les doublons et supprimer l'entrée la moins récente (Horodateur - colonne "A")

Code source

 function sendEmail() {
  
  // définir les variables 
  var MAX_MAILING = 2; // Nombre maximal de relances
  
  var DELAY_DAYS = 180; // Nombre de jours entre chaque relance
  
  var REPLY_TO = "tresorier@osgeo.asso.fr"; // reply-to
  
  var SEND_REPORT = true; // envoi un rapport à l'adresse email REPLY_TO
  
  
  // *******************************
  // NE PAS EDITER
  // *******************************
  
  var SUBJECT = "osgeo-fr, pensez au renouvellement de votre cotisation!";
  
  var EXPIRE_SOON = "Votre cotisation à l'osgeo-fr arrivera à échéance dans moins de 10 jours";
  var EXPIRED = "Votre cotisation à l'osgeo-fr est arrivée à échéance il y a quelques mois déjà";
  
  var MSG  = "Bonjour {1},\n\n {2}. Votre soutien nous est précieux, vous pouvez le prolonger en renouvelant votre adhésion a notre association.";
      MSG += "\nPour cela, rendez vous sur notre site internet, à l'adresse suivante : http://osgeo.asso.fr/content/adh%C3%A9sion-ligne";
      MSG += "\nMerci pour votre soutien.";
      MSG += "\n\n--------------------";
      MSG += "\nL'équipe OSGEO-fr";
      
   var MSG_HTML  = "Bonjour {1},<br /><br /> {2}. Votre soutien nous est précieux, vous pouvez le prolonger en renouvelant votre adhésion a notre association.";
      MSG_HTML += "\n<br />Pour cela, rendez vous sur notre site internet ";
      MSG_HTML += "<a href=\"http://osgeo.asso.fr/content/adh%C3%A9sion-ligne\">en cliquant sur ce lien</a>.";
      MSG_HTML += "<br />Merci pour votre soutien";
      MSG_HTML += "<br /><br />--------------------";
      MSG_HTML += "<br />L'équipe OSGEO-fr";

  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  var startRow = 2;  // First row of data to process
  var numRows = 150;   // Number of rows to process
  // Fetch the range of cells A2:U152
  var dataRange = sheet.getRange(startRow, 1, numRows, 20);
  // Fetch values for each row in the Range.
  var data = dataRange.getValues();
  var debug ='';

  
  for (i in data) {
    
    //préparation des données
    // ---------------------------------------------------------------------------
    
    var currentrow = startRow + parseInt(i);
    var row = data[i];
    var horodateur = row[0];  // Horodateur column
    var prenom = row[2];  // Prénom column
    var email = row[4];  // Email column
    var emailSentDate = row[13]; // Dernier rappel envoyé column (N)
    var nbEmailsSent = parseInt(row[14]);// Nb rappel (O)
    
    if(isNaN(nbEmailsSent)) {
      nbEmailsSent = 0;
    }

    // Plus de lignes à parcourir, on envoie le mail de logs
    // et on quite la fonction
    if(horodateur =='') {
      if(SEND_REPORT===true) {
        Logger.log(debug);
        MailApp.sendEmail(REPLY_TO, "osgeo script Log", Logger.getLog());
      }
      return false;
    } 
    else  {
      
      // on traite les enregistrements
      // ---------------------------------------------------------------------

      // on récupère la date du jour
      var today = new Date();
      var horodateplus = horodateur.setDate(horodateur.getDate()+355); // On récupère l'ensemble des enrgeistrements arrivant à échéance dans moins de 10 jours
      //MailApp.sendEmail(REPLY_TO, "osgeo script Log", horodateplus + ' ' + today.getTime());

      debug     += "#" + i + " adhérent : "+ prenom + " (" + email + ") - nbEmailsSent : " + nbEmailsSent;
      
      // on compare les dates et on s'assure que la limite de relance n'est pas atteinte
      if(horodateplus < today.getTime() && nbEmailsSent < MAX_MAILING) {
      
        // tmp var are necessary to make the replace function work.
        var tmp_msg_txt  = MSG;
        var tmp_msg_html = MSG_HTML;
        tmp_msg_txt = tmp_msg_txt.replace("{1}", prenom); // On ajoute le prénom de lutilisateur à l'email
        tmp_msg_html = tmp_msg_html.replace("{1}", prenom); // On ajoute le prénom de lutilisateur à l'email
        
        // si un email à déjà été envoyé on s'assure qu'un délai de X mois se soit écoulé avant 
        // d'en envoyer un autre
        if(nbEmailsSent > 0) {
        
              var date6MonthsFromValue = emailSentDate.setDate(emailSentDate.getDate()+DELAY_DAYS);

              if(date6MonthsFromValue < today.getTime()) {
                debug += " - Plus de " + DELAY_DAYS + " jours avant dernier envoi";
              } else {
                debug += " - Moins de " + DELAY_DAYS + " jours avant dernier envoi";
              }
              
        
              if(date6MonthsFromValue < today.getTime()) {
                  
                  tmp_msg_txt = tmp_msg_txt.replace("{2}", EXPIRED); // On ajoute le bon message
                  tmp_msg_html = tmp_msg_html.replace("{2}", EXPIRED); // On ajoute le bon message
                
                  advancedArgs = {replyTo:REPLY_TO,htmlBody:tmp_msg_html}; // On place les entêtes spécifiques
                  
                  // on essaie d'envoyer l'email et on gère l'exception si l'email fourni est incorrect
                  // afin d'éviter de faire planter le script
                  try {
                    MailApp.sendEmail(email, SUBJECT, tmp_msg_txt, advancedArgs);
                  } catch(e) {
                    Logger.log("Error with email (" + email + "). " + e);
                    debug += " - !!! Erreur avec l'email " + email + " !!! ";
                  }
                
                  debug += " - envoi de rappel";
                  // We update desired columns
                  // N Column - date of the day
                  sheet.getRange(currentrow, 14).setValue(today);
                  // O Column - Mails sents
                  sheet.getRange(currentrow, 15).setValue(parseInt(nbEmailsSent+1));
                  // Make sure the cell is updated right away in case the script is interrupted
                  SpreadsheetApp.flush();
                  
              } else {
                  debug += " - pas de rappel";
              }
        // sinon on l'envoie dans tous les cas
        } else {
          
          tmp_msg_txt = tmp_msg_txt.replace("{2}", EXPIRE_SOON); // On ajoute le bon message
          tmp_msg_html = tmp_msg_html.replace("{2}", EXPIRE_SOON); // On ajoute le bon message
          
          advancedArgs = {replyTo:REPLY_TO,htmlBody:tmp_msg_html}; // On place les entêtes spécifiques
          
          // on essaie d'envoyer l'email et on gère l'exception si l'email fourni est incorrect
          // afin d'éviter de faire planter le script
          try {
            MailApp.sendEmail(email, SUBJECT, tmp_msg_txt, advancedArgs);
          } catch(e) {
            Logger.log("Error with email (" + email + "). " + e);
            debug += " - !!! Erreur avec l'email " + email + " !!! ";
          }          
          
          debug += " - envoi de rappel";
          // We update desired columns
          // N Column - date of the day
          sheet.getRange(currentrow, 14).setValue(today);
          // O Column - Mails sents
          sheet.getRange(currentrow, 15).setValue(parseInt(nbEmailsSent+1));
          // Make sure the cell is updated right away in case the script is interrupted
          SpreadsheetApp.flush();
        }
      } //  closing if(horodateplus < today) test
      else {
        debug += " - pas de rappel";
      }
      debug +="\n";
    }
  }

}