FROG2013 retourXP

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Retour d'expérience organisation FROG 2013

Organisation globale

  • Le responsable du Comité d'Organisation doit servir de chef d'orchestre. Ses demandes ou décisions doivent être mises en oeuvre dans les délais qu'il indique ou qu'il rappelle si besoin
  • Mieux définir les groupes de responsables
  • Insister en amont, et s'assurer sur la durée de l'ouverture et l'accès à tous des discussions, des réunions et des documents (sauf raisons spécifiques, cdp, listes nominatives, etc)

Sponsorisation

  • Contacter les potentiels sponsors (très) en amont
  • Ratisser très large
  • Appeler et envoyer des mails directement
  • Relancer (plusieurs fois)
  • Avoir des catégories de sponsorisation plus intéressantes (pas de sponso Or, trop de sponso bronze)
    • Inclure des entrées dans les packs de sponso
    • Réfléchir sur les différents apports des différents niveaux : améliorer la visibilité des sponsorisation élevés
  • Statuer sur les sponsors potentiels qui se réveillent trop tard ?

Appel à propositions

  • Les gens ne savent pas lire : «mot» <> «caractère». Faire un formulaire pour les réponses
  • Avoir une période longue ne sert à rien, tout le monde répond la dernière semaine : faire court et prévoir d'étendre la durée d'une semaine
  • Le CfP était bien écrit, les propositions reçues sont globalement pertinentes
  • Créer une mailing list spécifique pour le Comité de programme
  • déterminer les types de présentation à l'avance et se donner la possibilité de le modifier (ou pas) et surtout l'indiquer : LT, Présentation de xx mn, etc.

Lieu/Salles

  • Etre sur Paris était pertinent pour faciliter les trajets de chacun
  • Le site de l'IGN était une très bonne solution
  • Avoir une reflexion sur ajustement entre la taille des salles et le plébiscite des confs des tracks, et se donner les moyens de pouvoir ajuster in situ si besoin