GeoCamp Lyon

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Vous voulez proposer une présentation, sponsoriser un événement, ou donner un coup de main pour l'organisation ? Contactez l'équipe à geocamp_lyon@osgeo.asso.fr pour plus d'information !


GeoCamp

Le projet général :

Organisation d'un rendez vous régulier, à Lyon, des personnes intéressées par la géomatique et la cartographie au sens large, et en particulier aux solutions OpenSource et OpenData.

Résumé

  • Thématique : "Géo"
  • Date et lieu : Premier événement le 28 novembre 2013 à l'Antre Autre, dates suivantes : 23/01/14, 20/02/14, 20/03/14, 17/04/14
  • Équipe organisation : Vincent Picavet, yjacolin
  • Sponsorisation : oui
  • Programme : rencontre informelle autour de présentations rapides et d'un verre
  • Budget : sponsorisation +150€HT
  • Statut de l'accord board OSGeo-fr : ok

Animation

Un animateur responsable de la soirée est désigné (poste tournant !) et doit :

  • Gérer les inscriptions (eventbrite)
  • Animer les présentations (gérer le temps, présenter les interlocuteurs)
  • Récupérer les présentations et les mettre sur le github OSGeo-fr
  • Faire un petit compte rendu rapide sur la mailing list

Déroulement

  • Accueil à partir de 19h
  • Première partie (19h30) :
    • Introduction OSGeo-fr
    • Présentation du sponsor par l'OSGeo-fr
    • Présentation du sponsor (10 min) sur un sujet lié au logiciel libre ou la donnée libre
    • Première présentation par un participant sur un sujet lié à la géo (20 min)
    • Seconde présentation par un participant sur un sujet lié à la géo (20 min)
    • Questions/réponses avec l'assemblée et les trois présentateurs
  • Seconde partie (20h45) :
    • Autoprésentation de quelques participants (présentation perso/pro, 3 hashtags, une question ouverte)
    • Apéro ouvert pour discuter de tous les sujets liés à la Géo. Suivant une (dés-)organisation type barcamp, on pourra par exemple :
    • organiser des tables de discussion thématiques
    • ... d'autres idées bienvenues

Sponsorisation

La sponsorisation d'un GeoCamp Lyon est faite selon les règles suivantes :

  • Le sponsor fait une donation de 150€HT à l'OSGeo-fr par événement sponsorisé
  • Il y a un sponsor unique par événement
  • Il y a une liste d'attente pour la sponsorisation, les organismes n'ayant pas encore sponsorisé de GeoCamp Lyon étant prioritaires (puis par ordre de demande)
  • La sponsorisation de l'événement donne droit à :
    • Mention du sponsor dans l'annonce de l'événement (Mail)
    • Mention du sponsor dans les canaux média de l'OSGeo-fr (Twitter, etc)
    • Autorisation du sponsor à communiquer sur le soutien à l'événement
    • Logo + lien + brève description du sponsor sur la page d'inscription à l'événement
    • Logo + lien du sponsor sur la page de l'événement sur le site de l'OSGeo-fr dans la rubrique ("nos sponsors présents et passés")
    • Logo du sponsor pendant l'événement
    • Présentation brève du sponsor pendant l'événement
    • Le sponsor peut placer des plaquettes sur les tables pendant l'événement
    • Le sponsor peut faire une présentation de 10 minutes pendant l'événement sur un sujet concernant des SIG libres ou des données libres (sujet soumis à approbation préalable par le bureau en cas de doute sur sa validité)

À faire

  • Amener un ordinateur + internet pour prendre les adhésions OSGeo-fr
  • Prendre des goodies OSGeo-fr
  • Prendre affiches et brochures OSGeo-fr
  • Désigner l'animateur

Procédure d'organisation

En tâche de fond :

  • Fixer les dates à l'avance avec l'Antre Autre
  • Définir les responsables de chaque événement
  • Rechercher des sponsor
  • Rechercher des thématiques et des présentateurs (1 thème par session, 2 présentations + celle du sponsor)

Avant chaque événement :

  • Signer l'accord de sponsorisation
  • S'accorder sur le sujet de présentation du sponsor
  • Vérifier avec le trésorier que le virement du sponsor est bien effectué
  • Choisir les présentateurs (2) et vérifier leur disponibilité
  • Récupérer les résumés des présentations
  • Créer une page d'inscription sur EventBrite avec les informations de sponsorisation et des présentations (Qui, résumé)
  • Mettre à jour le site web OSGeo-fr
  • Annoncer l'événement sur la Mailing List OSGeo-fr, twitter, et forwarder l'information aux autres listes (ALDIL, AFUP, Rancy, OSM-FR, OSM-Lyon…)

Le jour de l'événement :

  • Le responsable accueille les participants (19h00)
  • Il amène les éventuels flyers et goodies de l'OSGeo-fr
  • Il s'assure du bon déroulement et des horaires (voir ci-dessus)
  • Il récupère les flyers et goodies restant pour les passer au prochain animateur
  • Il rédige un rapide résumé sur la mailing list
  • Il uploade les présentations sur le GitHub OSGeo-fr

Liens