Difference between revisions of "OSGeo-BE-general-assembly-20252112"

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## Ordre du jour
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## Participants
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1. Ouverture
 
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2. Appel aux membres charter/votants
 
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3. Rapport d’activité 2025
 
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4. Rapport financier 2025
 
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5. Décharge du bureau
 
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6. Débriefing FOSS4G BE 2025
 
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7. Planification des événements 2026
 
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8. Budget prévisionnel 2026
 
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9. Approbation des mises à jour des statuts
 
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10. Appel aux membres du bureau
 
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11. Divers
 
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## Participants
 
 
### Membres du bureau
 
### Membres du bureau
 
- Gaël (Président)
 
- Gaël (Président)
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## Déroulement de la réunion
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## Ordre du jour et décisions
  
 
### 1. Ouverture
 
### 1. Ouverture
−
- Jonathan se propose et est nommé secrétaire de séance.
+
- Jonathan est nommé secrétaire de séance.
−
- Gaël propose de déplacer le point « Appel aux membres charter/votants » en premier pour intégrer les nouveaux membres présents.
+
- Gaël propose de traiter en premier l’**appel aux membres charter/votants** pour intégrer les nouveaux membres présents.
−
- Aucun mandat de vote par procuration.
+
- **Quorum atteint** : Maëlle et Jonathan présents.
−
- Quorum atteint : Maëlle et Jonathan sont présents.
 
  
 
### 2. Appel aux membres charter/votants
 
### 2. Appel aux membres charter/votants
−
**Nouveaux membres proposés** :
+
**Nouveaux membres proposés et approuvés** :
 
- Charlotte
 
- Charlotte
 
- Killian
 
- Killian
 
- Olmo
 
- Olmo
 
- Xavier
 
- Xavier
−
→ Approuvés à l’unanimité après parrainage par au moins 2 membres.
 
  
 
### 3. Rapport d’activité 2025
 
### 3. Rapport d’activité 2025
−
- Gaël résume les événements depuis 2022.
+
- Gaël résume les activités depuis 2022.
−
- **Points soulevés** :
+
- **Points clés** :
−
   - Nécessité de répartir la charge d’organisation (ex. FOSS4G) entre plus de membres.
+
   - Nécessité de **répartir la charge d’organisation** (ex. FOSS4G).
−
   - Besoin de renforcer la communication pour attirer de nouveaux membres.
+
   - Renforcer la **communication** pour attirer de nouveaux membres.
  
 
### 4. Rapport financier 2025
 
### 4. Rapport financier 2025
−
- Roel présente le rapport final 2024 et provisoire 2025.
+
- Roel présente les rapports 2024 (final) et 2025 (provisoire).
−
- Maëlle demande des clarifications dans le titre.
+
- **Décision** : Maëlle demande des clarifications dans le titre. Roel publiera la version corrigée.
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- **Décision** : Roel modifiera et publiera le rapport. Approuvé à l’unanimité.
+
- **Approbation** : Rapport 2024 approuvé à l’unanimité.
  
 
### 5. Décharge du bureau
 
### 5. Décharge du bureau
−
- Bureau déchargé à l’unanimité.
+
- **Décision** : Bureau déchargé à l’unanimité.
  
 
### 6. Débriefing FOSS4G BE 2025
 
### 6. Débriefing FOSS4G BE 2025
−
- **Réunion de debriefing** prévue le **3 décembre 2025 à 18h30** (Marc enverra une invitation via la mailing-list).
+
- **Réunion de debriefing** : 3 décembre 2025 à 18h30 (communication par Marc via mailing-list).
 
- **Retours** :
 
- **Retours** :
−
   - **Négatifs** : Prix des billets, manque de nourriture/boissons, manque d’implication, préparation tardive, tâches mal définies, difficulté pour les nouveaux à contribuer.
+
   - **À améliorer** : Prix des billets, nourriture/boissons, implication, préparation, tâches claires, feedback post-événement, communication sur les réseaux sociaux.
−
   - **Positifs** : Qualité des conférences, lieu agréable, importance de l’événement.
+
   - **Points positifs** : Qualité des conférences, lieu, importance de l’événement.
−
  - **Actions** : Envoi d’un formulaire de feedback, meilleure communication sur les réseaux sociaux.
 
  
 
### 7. Planification des événements 2026
 
### 7. Planification des événements 2026
−
| Événement | Date | Responsables |
+
 
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|-----------|------|--------------|
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| Événement                     | Date           | Responsables         |
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| Célébration Nouvel An | Janvier 2026 | Gaël |
+
|-------------------------------|----------------|-----------------------|
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| FOSSDEM 2026 (GeoSpatial Dev Room) | 31/01 ou 01/02/2026 | Michel, Jordan (support) |
+
| Célébration Nouvel An         | Janvier 2026   | Gaël                 |
−
| PGDay Belgium 2026 | Printemps 2026 | Maëlle, Gaël |
+
| FOSSDEM 2026 (GeoSpatial Dev) | 31/01 ou 01/02 | Michel, Jordan (support) |
−
| FOSS4G BE | Septembre 2026 | Jonathan (track OSMBE) |
+
| PGDay Belgium 2026           | Printemps 2026 | Maëlle, Gaël         |
−
| Réunions trimestrielles | Dernier/1er mercredi du mois | Gaël |
+
| FOSS4G BE                     | Septembre 2026 | Jonathan (track OSMBE) |
 +
| Réunions trimestrielles       | Dernier/1er mercredi du mois | Gaël |
  
 
### 8. Budget prévisionnel 2026
 
### 8. Budget prévisionnel 2026
−
- Pas de besoin de revenus supplémentaires (FOSS4G BE couvre les coûts).
+
- **Décision** : Pas de besoin de revenus supplémentaires. Budget approuvé à l’unanimité.
−
- Budget approuvé à l’unanimité.
 
  
 
### 9. Mises à jour des statuts
 
### 9. Mises à jour des statuts
−
- **Modifications demandées** :
+
- **Modifications** :
−
   - Art. 6 : Ajouter des responsabilités pour les membres (participation aux réunions, votes, etc.).
+
   - Art. 6 : Ajout de responsabilités pour les membres.
−
   - Art. 8 et 8 bis : Supprimer la mention des personnes physiques comme membres sponsors.
+
   - Art. 8 et 8 bis : Suppression de la mention des personnes physiques comme membres sponsors.
−
- **Décision** : Gaël publiera les modifications après ajustements.
+
- **Décision** : Gaël publiera les modifications.
  
 
### 10. Appel aux membres du bureau
 
### 10. Appel aux membres du bureau
 
- **Rôles à pourvoir** :
 
- **Rôles à pourvoir** :
 
   - Secrétaire : Aucun candidat.
 
   - Secrétaire : Aucun candidat.
−
   - Web/Archives : Marc, Gaël (Jonathan aidera).
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   - Web/Archives : Marc, Gaël (Jonathan en support).
 
   - Sponsors/Partenariats : Aucun candidat.
 
   - Sponsors/Partenariats : Aucun candidat.
 
   - Événements : Aucun candidat.
 
   - Événements : Aucun candidat.
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- **Propositions** :
 
- **Propositions** :
 
   - Migration de Google Drive vers [Nubo.coop](https://nubo.coop) (Marc).
 
   - Migration de Google Drive vers [Nubo.coop](https://nubo.coop) (Marc).
−
   - Amélioration de la communication interne via un espace **Element/Matrix** (Jonathan).
+
   - Création d’un espace **Element/Matrix** pour améliorer la communication interne (Jonathan).
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**Fin de la réunion** : 22h10

Revision as of 08:04, 3 December 2025

  1. Assemblée Générale OSGeoBE 2025
    • Lieu** : Le Cercle des Voyageurs - Rue des Grands Carmes 18, 1000 Bruxelles
    • Date** : 21 novembre 2025, 18h30 (début à 19h00, fin à 22h10)

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    1. Participants
      1. Membres du bureau

- Gaël (Président) - Roel (Trésorier) - Céline - Marc - Michel - Jordan

      1. Membres charter/votants

- Maëlle - Jonathan

      1. Membres non-votants

- Killian - Olmo - Xavier - Charlotte - Nicholus

    • Secrétaire de séance** : Jonathan

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    1. Ordre du jour et décisions
      1. 1. Ouverture

- Jonathan est nommé secrétaire de séance. - Gaël propose de traiter en premier l’**appel aux membres charter/votants** pour intégrer les nouveaux membres présents. - **Quorum atteint** : Maëlle et Jonathan présents.

      1. 2. Appel aux membres charter/votants
    • Nouveaux membres proposés et approuvés** :

- Charlotte - Killian - Olmo - Xavier

      1. 3. Rapport d’activité 2025

- Gaël résume les activités depuis 2022. - **Points clés** : 

 - Nécessité de **répartir la charge d’organisation** (ex. FOSS4G).
 - Renforcer la **communication** pour attirer de nouveaux membres.
      1. 4. Rapport financier 2025

- Roel présente les rapports 2024 (final) et 2025 (provisoire). - **Décision** : Maëlle demande des clarifications dans le titre. Roel publiera la version corrigée. - **Approbation** : Rapport 2024 approuvé à l’unanimité.

      1. 5. Décharge du bureau

- **Décision** : Bureau déchargé à l’unanimité.

      1. 6. Débriefing FOSS4G BE 2025

- **Réunion de debriefing** : 3 décembre 2025 à 18h30 (communication par Marc via mailing-list). - **Retours** : 

 - **À améliorer** : Prix des billets, nourriture/boissons, implication, préparation, tâches claires, feedback post-événement, communication sur les réseaux sociaux.
 - **Points positifs** : Qualité des conférences, lieu, importance de l’événement.
      1. 7. Planification des événements 2026

| Événement | Date | Responsables | |-------------------------------|----------------|-----------------------| | Célébration Nouvel An | Janvier 2026 | Gaël | | FOSSDEM 2026 (GeoSpatial Dev) | 31/01 ou 01/02 | Michel, Jordan (support) | | PGDay Belgium 2026 | Printemps 2026 | Maëlle, Gaël | | FOSS4G BE | Septembre 2026 | Jonathan (track OSMBE) | | Réunions trimestrielles | Dernier/1er mercredi du mois | Gaël |

      1. 8. Budget prévisionnel 2026

- **Décision** : Pas de besoin de revenus supplémentaires. Budget approuvé à l’unanimité.

      1. 9. Mises à jour des statuts

- **Modifications** : 

 - Art. 6 : Ajout de responsabilités pour les membres.
 - Art. 8 et 8 bis : Suppression de la mention des personnes physiques comme membres sponsors.

- **Décision** : Gaël publiera les modifications.

      1. 10. Appel aux membres du bureau

- **Rôles à pourvoir** : 

 - Secrétaire : Aucun candidat.
 - Web/Archives : Marc, Gaël (Jonathan en support).
 - Sponsors/Partenariats : Aucun candidat.
 - Événements : Aucun candidat.
      1. 11. Divers

- **Propositions** : 

 - Migration de Google Drive vers [Nubo.coop](https://nubo.coop) (Marc).
 - Création d’un espace **Element/Matrix** pour améliorer la communication interne (Jonathan).

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    • Fin de la réunion** : 22h10
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