FROG2013 retourXP

Retour d'expérience organisation FROG 2013

Organisation globale

• Le responsable du Comité d'Organisation doit servir de chef d'orchestre. Ses demandes ou décisions doivent être mises en oeuvre dans les délais qu'il indique ou qu'il rappelle si besoin
• Mieux définir les groupes de responsables
• Insister en amont, et s'assurer sur la durée de l'ouverture et l'accès à tous des discussions, des réunions et des documents (sauf raisons spécifiques, cdp, listes nominatives, etc)

Sponsorisation

• Contacter les potentiels sponsors (très) en amont
• Ratisser très large
• Appeler et envoyer des mails directement
• Relancer (plusieurs fois)
• Avoir des catégories de sponsorisation plus intéressantes (pas de sponso Or, trop de sponso bronze)
  • Inclure des entrées dans les packs de sponso
  • Réfléchir sur les différents apports des différents niveaux : améliorer la visibilité des sponsorisation élevés
• Statuer sur les sponsors potentiels qui se réveillent trop tard ?

Appel à proposition

• Les gens ne savent pas lire : «mot» <> «caractère». Faire un formulaire pour les réponses
• Avoir une période longue ne sert à rien, tout le monde répond la dernière semaine : faire court et prévoir d'étendre la durée d'une semaine
• Le CfP était bien écrit, les propositions reçues sont globalement pertinentes
• Créer une mailing list spécifique pour le Comité de programme
• déterminer les types de présentation à l'avance et se donner la possibilité de le modifier (ou pas) et surtout l'indiquer : LT, Présentation de xx mn, etc.

Lieu/Salles

• Etre sur Paris était pertinent pour faciliter les trajets de chacuns
• Avoir une reflexion sur ajustement entre taille salles et plebiscite des confs des tracks, et se donner les moyens de pouvoir ajuster in situ si besoin