Nederland/bijeenkomsten/foss4g-nl-be-7

• Datum : 05-09-2024
• Tijd : 20.00-21.00
• Locatie: https://meet.jit.si/foss4g

Aanwezig:

• Niene - Voorzitter NL
• Kamiel - Programmacommissie
• Céline - Organisatie
• Hans - programmacommissie

Agenda en verslag

1. status updates
2. Minutes & activity list last meeting
3. Changes in the schedule
4. website maintenance during holiday Roel
5. budget overview

Status updates

Kamiel - presentatie toegevoegd. was over gemaild. is aan het programma toegevoegd. over 3D BAG . Zit wel in het biodiversiteitsblokje

Alle presentatoren bevestigd. All workshop gevers ook bevestigd.

Voorbereidingsmail eruit? Erik vragen ?

we hebben te veel workshops voor het aantal zalen. La Salle valt af. wat is de oplossing: - Lunch in lokaal BG 1 - info lokaal ook voor workshop maken

Erik wat er verkocht is. Alle workshops al meer dan 2 a 3 inschrijvingen. al 47 inschrijvingen voor workshops.

Ticket verkoop gaat goed. nu op 87 . meer herrie maken! Hopen nog op 2x zoveel kaartjes.

code sprint 10 plaatsen

2 mensen taxi boeken

Celine catering is geboekt! Aantallen in offerte zijn aangepast. max 7 dagen van te vore precieze getallen doorgeven aan catering. Ook voor dieet/regimes.

groene driehoek geen expo wanden. maar wel 7 schilders ezels aanwezig bij cultuur centrum.

Geal is de bus aan het regelen en heeft een forms gemaakt.

Mokken afzeggen in de huur.

Genoeg geld om mokken te bedrukken. emaille mokken.

Afleveren gehuurde spullen wanneer en overleggen met cultuurcentrum

met Gael gebeld: zorgt voor beamer.

geen vertalers waarschijnlijk. beslissing van osgeo be. kost veel geld. logistiek is het lastig. Grote zaal is grotendeels in het Engels, alleen keynote niet.

Actielijst

• Website locaties aanpassen voor woensdag. Zie google sheet programma workshops voor overzicht. en ontvangst lunch wordt BG1.
• Erik Lijstje aantal deelnemers maken meer dan een week van te vore. voor catering.
• Geal bedrijf met ticket problemen contacten
• Celine hoeveel kaarten voor de expo zijn er binnen uitzoeken in de mail
• Celine in overleg met centrum tijd voor afleveren spullen.

Actielijst vorige keer

https://docs.google.com/document/d/1-75BoapXn2jLgL6h_M7ZbgL0NU4vGWOIHR_3JgmHl9M/edit

• Sponsoroproep: done. current status: Probably two sponsors from Belgium, one from the Netherlands.

• Catering:

two quotes, we decided on Rommens (with a few minor adjustments). plates and bowls will also be ordered with Rommens so we don't need to clean them (Céline)

• bestelling groene driehoek:

no screen or beamer available. Gael said he could bring one perhaps? Or should we ask the participants? We just need one...

No panels for the Map Gallery available either. Céline will ask Frans for the easels, foampanels plus glue should do it (Erik can take care of that)

• Registration and ticketing

Current status: 54 conference tickets sold, of which 32 are company tickets. Financially this is good news, but there is a little discussion (also because the company ticket is on top and Eventbrite screams 100 euros at you) if potential audience is not put on the wrong foot. Next year, no more Eventrbite. Point of care: from the 54 tickets, less than 10 are from Belgium. So we need to get a better balance there.

• Map gallery

Roel has posted it on the website, no entries yet.

• Schedule

Only a few changes, Kamiel changed the tab on the Google Sheet, Roel changed the website (done).

• Ordering materials

Volunteer t-shirts: 25, Erik will ask for a quote.

Coffee mugs: Erik will ask for a quote. Niene prefers enamel, not ceramic.

Rest is according to plan.

• Transportation

We don't yet know anything about a bus from Antwerp... (Gael?)

• Translation

No status updates (Gael?)

• Party (wednesday)

Change action to Niene, no update yet

• Next meeting: Thursday 5/9, 20:00, https://meet.jit.si/foss4g