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Location: Le Cercle des Voyageurs - Rue des Grands Carmes 18, 1000 Bruxelles
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# Assemblée Générale OSGeoBE 2025
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Date: Nov 21, 2025 18:30 - Started at 19:00 ; Ended at 22:10
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**Lieu** : Le Cercle des Voyageurs - Rue des Grands Carmes 18, 1000 Bruxelles
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Agenda
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**Date** : 21 novembre 2025, 18h30 (début à 19h00, fin à 22h10)
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Opening
 
−
Call to charter/voting members
 
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Activity report 2025
 
−
Financial report 2025
 
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Discharge of the board
 
−
Debriefing FOSS4G BE 2025
 
−
Events planning for 2026
 
−
Provisional budget for 2026
 
−
Approval of status updates
 
−
Call for board members
 
−
Miscellaneous
 
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Participants:
 
−
Board members:
 
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Gaël (Chairman)
 
−
Roel (Treasurer)
 
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Céline
 
−
Marc
 
−
Michel
 
−
Jordan
 
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Charter/Voting members:
 
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Maëlle
 
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Jonathan
 
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Non-voting members:
 
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Killian
 
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Olmo
 
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Xavier
 
−
Charlotte
 
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Nicholus
 
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Meeting secretary: Jonathan
 
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Meeting started at 19:00
 
  
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1. Opening
+
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Jonathan proposes himself and is appointed as meeting secretary.
 
  
−
Gaël suggest to move the point "Call to charter/voting members" as first point of the meeting to include the new members that are present (see below).
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## Ordre du jour
 +
1. Ouverture
 +
2. Appel aux membres charter/votants
 +
3. Rapport d’activité 2025
 +
4. Rapport financier 2025
 +
5. Décharge du bureau
 +
6. Débriefing FOSS4G BE 2025
 +
7. Planification des événements 2026
 +
8. Budget prévisionnel 2026
 +
9. Approbation des mises à jour des statuts
 +
10. Appel aux membres du bureau
 +
11. Divers
  
−
There is no proxy for the votes.
+
---
  
−
Quorum is reached: Maëlle and Jonathan are present.
+
## Participants
 +
### Membres du bureau
 +
- Gaël (Président)
 +
- Roel (Trésorier)
 +
- Céline
 +
- Marc
 +
- Michel
 +
- Jordan
  
−
2. Call to charter/voting members
+
### Membres charter/votants
−
The following people are proposing themselves as charter/voting members:
+
- Maëlle
 +
- Jonathan
  
−
Charlotte
+
### Membres non-votants
−
Killian
+
- Killian
−
Olmo
+
- Olmo
−
Xavier
+
- Xavier
−
Those 4 new members are endorsed by at least 2 charter/voting/board members and are approved as new charter/voting members.
+
- Charlotte
 +
- Nicholus
  
−
3. Activity report 2025
+
**Secrétaire de séance** : Jonathan
−
Gaël makes a small summary of the events/meetings/… that have happened since 2022.
 
  
−
Gaël emphasize on how much work it is to organise events such as FOSS4G and would like that that load would be spreaded amongst the members so it's not always the same "core people" that do all the work.
+
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−
Gaël also emphasizes over needing more communication around OSGeoBE in our respective networks to try to bring more members inside OSGeoBE ; without any (new) members, the organization will not survive.
+
## Déroulement de la réunion
  
−
4. Financial report 2025
+
### 1. Ouverture
−
Roel presents the financial final report for 2024 and temporary report for 2025.
+
- Jonathan se propose et est nommé secrétaire de séance.
 +
- Gaël propose de déplacer le point « Appel aux membres charter/votants » en premier pour intégrer les nouveaux membres présents.
 +
- Aucun mandat de vote par procuration.
 +
- Quorum atteint : Maëlle et Jonathan sont présents.
  
−
Maëlle asks for some changes: adapt the title to clarify the report.
+
### 2. Appel aux membres charter/votants
 +
**Nouveaux membres proposés** :
 +
- Charlotte
 +
- Killian
 +
- Olmo
 +
- Xavier
 +
→ Approuvés à l’unanimité après parrainage par au moins 2 membres.
  
−
Roel will make the requested changes and publish the financial report.
+
### 3. Rapport d’activité 2025
 +
- Gaël résume les événements depuis 2022.
 +
- **Points soulevés** :
 +
  - Nécessité de répartir la charge d’organisation (ex. FOSS4G) entre plus de membres.
 +
  - Besoin de renforcer la communication pour attirer de nouveaux membres.
  
−
Financial report for 2024 is approved unanimously (after changes).
+
### 4. Rapport financier 2025
 +
- Roel présente le rapport final 2024 et provisoire 2025.
 +
- Maëlle demande des clarifications dans le titre.
 +
- **Décision** : Roel modifiera et publiera le rapport. Approuvé à l’unanimité.
  
−
5. Discharge of the board
+
### 5. Décharge du bureau
−
Board is discharged (unanimous vote).
+
- Bureau déchargé à l’unanimité.
  
−
6. Debriefing FOSS4G BE 2025
+
### 6. Débriefing FOSS4G BE 2025
−
A separate meeting to debrief FOSS4G BE 2025 will be organized on Dec 3, 2025 18:30.
+
- **Réunion de debriefing** prévue le **3 décembre 2025 à 18h30** (Marc enverra une invitation via la mailing-list).
 +
- **Retours** :
 +
  - **Négatifs** : Prix des billets, manque de nourriture/boissons, manque d’implication, préparation tardive, tâches mal définies, difficulté pour les nouveaux à contribuer.
 +
  - **Positifs** : Qualité des conférences, lieu agréable, importance de l’événement.
 +
  - **Actions** : Envoi d’un formulaire de feedback, meilleure communication sur les réseaux sociaux.
  
−
Marc will communicate about the debriefing meeting via the mailing-list.
+
### 7. Planification des événements 2026
 +
| Événement | Date | Responsables |
 +
|-----------|------|--------------|
 +
| Célébration Nouvel An | Janvier 2026 | Gaël |
 +
| FOSSDEM 2026 (GeoSpatial Dev Room) | 31/01 ou 01/02/2026 | Michel, Jordan (support) |
 +
| PGDay Belgium 2026 | Printemps 2026 | Maëlle, Gaël |
 +
| FOSS4G BE | Septembre 2026 | Jonathan (track OSMBE) |
 +
| Réunions trimestrielles | Dernier/1er mercredi du mois | Gaël |
  
−
Few comments and remarks already made:
+
### 8. Budget prévisionnel 2026
 +
- Pas de besoin de revenus supplémentaires (FOSS4G BE couvre les coûts).
 +
- Budget approuvé à l’unanimité.
  
−
(Mostly) negative:
+
### 9. Mises à jour des statuts
 +
- **Modifications demandées** :
 +
  - Art. 6 : Ajouter des responsabilités pour les membres (participation aux réunions, votes, etc.).
 +
  - Art. 8 et 8 bis : Supprimer la mention des personnes physiques comme membres sponsors.
 +
- **Décision** : Gaël publiera les modifications après ajustements.
  
−
Ticket price too high
+
### 10. Appel aux membres du bureau
−
Not enough food/drinks
+
- **Rôles à pourvoir** :
−
More involvement needed
+
  - Secrétaire : Aucun candidat.
−
Start preparation earlier
+
  - Web/Archives : Marc, Gaël (Jonathan aidera).
−
Make clear/defined tasks
+
  - Sponsors/Partenariats : Aucun candidat.
−
Difficult for newcomers to know what to do to help
+
  - Événements : Aucun candidat.
−
Split the work
 
−
Need to send a feedback form after the event
 
−
Debriefing needed
 
−
More communication on social media needed
 
−
Location too expensive
 
−
(Mostly) positive:
 
  
−
Happy with the talks and the event
+
### 11. Divers
−
Clear task was assigned
+
- **Propositions** :
−
Nice location
+
  - Migration de Google Drive vers [Nubo.coop](https://nubo.coop) (Marc).
−
Important event ; we must keep organizing it
+
  - Amélioration de la communication interne via un espace **Element/Matrix** (Jonathan).
−
7. Events planning for 2026
 
−
New Year celebration: Jan 2026 ; Gaël will organize it
 
−
FOSSDEM 2026 GeoSpatial Dev Room: Jan 31, 2026 or Feb 1, 2026 ; not organized by OSGeoBE but Michel and Jordan will support it if needed
 
−
PGDay Belgium 2026 (in collaboration with PostgreSQL): Spring 2026 ; Maëlle and Gaël will help organizing it
 
−
FOSS4G BE: Sep 2026 ; Jonathan will take care of the OSMBE track
 
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We will organise an OSGeo BE members meeting per quarter in Brussels on the last (or first) Wednesday of the month ; Gaël will organize it
 
−
 
 
−
8. Provisional budget for 2026
 
−
There is no real need to search for extra income ; FOSS4G BE is enough to cover our yearly costs.
 
−
 
 
−
Roel will publish the provisional budget.
 
−
 
 
−
Provisional budget for 2026 is approved unanimously.
 
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9. Approval of status updates
 
−
Gaël presents the status updates. Those status updates were already presented and discussed during the General Assembly of 2024 but never finalized.
 
−
 
 
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Maëlle requests some changes to clarify the statuses:
 
−
 
 
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Art. 6: Add that the members have some responsibilities to stay a member (take part to the meetins, vote for the board, …)
 
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Art. 8 and 8 bis: Remove any mention for a physical person to be a sponsor member
 
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Gaël will make the requested changes and publish the changes to the monitor (including the list of updated board members).
 
−
 
 
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Status updates are approved unanimously (after changes).
 
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10. Call for board members
 
−
Board members should take some defined responsibilities.
 
−
 
 
−
Secretary: no candidate
 
−
Web/Archives: Marc and Gaël ; Jonathan will help (even though he's not a board member)
 
−
Sponsors/Partnership: no candidate
 
−
Events: no candidate
 
−
11. Miscellaneous
 
−
Marc suggest we move away from Google Drive (proposal supported by several members). He's suggesting to move to https://nubo.coop/.
 
−
Olmo suggest to improve our internal communication by setting up something similar to Slack. We already have a channel on Element/Matrix, a few people suggest to use Element/Matrix. Jonathan will setup a Element/Matrix Space for OSGeoBE that will regroup our different channels (public channel, FOSS4GBE organisation, members, …). The quarterly members meeting should also help improve our internal communication.
 

Revision as of 08:03, 3 December 2025

  1. Assemblée Générale OSGeoBE 2025
    • Lieu** : Le Cercle des Voyageurs - Rue des Grands Carmes 18, 1000 Bruxelles
    • Date** : 21 novembre 2025, 18h30 (début à 19h00, fin à 22h10)

---

    1. Ordre du jour

1. Ouverture 2. Appel aux membres charter/votants 3. Rapport d’activité 2025 4. Rapport financier 2025 5. Décharge du bureau 6. Débriefing FOSS4G BE 2025 7. Planification des événements 2026 8. Budget prévisionnel 2026 9. Approbation des mises à jour des statuts 10. Appel aux membres du bureau 11. Divers

---

    1. Participants
      1. Membres du bureau

- Gaël (Président) - Roel (Trésorier) - Céline - Marc - Michel - Jordan

      1. Membres charter/votants

- Maëlle - Jonathan

      1. Membres non-votants

- Killian - Olmo - Xavier - Charlotte - Nicholus

    • Secrétaire de séance** : Jonathan

---

    1. Déroulement de la réunion
      1. 1. Ouverture

- Jonathan se propose et est nommé secrétaire de séance. - Gaël propose de déplacer le point « Appel aux membres charter/votants » en premier pour intégrer les nouveaux membres présents. - Aucun mandat de vote par procuration. - Quorum atteint : Maëlle et Jonathan sont présents.

      1. 2. Appel aux membres charter/votants
    • Nouveaux membres proposés** :

- Charlotte - Killian - Olmo - Xavier → Approuvés à l’unanimité après parrainage par au moins 2 membres.

      1. 3. Rapport d’activité 2025

- Gaël résume les événements depuis 2022. - **Points soulevés** : 

 - Nécessité de répartir la charge d’organisation (ex. FOSS4G) entre plus de membres.
 - Besoin de renforcer la communication pour attirer de nouveaux membres.
      1. 4. Rapport financier 2025

- Roel présente le rapport final 2024 et provisoire 2025. - Maëlle demande des clarifications dans le titre. - **Décision** : Roel modifiera et publiera le rapport. Approuvé à l’unanimité.

      1. 5. Décharge du bureau

- Bureau déchargé à l’unanimité.

      1. 6. Débriefing FOSS4G BE 2025

- **Réunion de debriefing** prévue le **3 décembre 2025 à 18h30** (Marc enverra une invitation via la mailing-list). - **Retours** : 

 - **Négatifs** : Prix des billets, manque de nourriture/boissons, manque d’implication, préparation tardive, tâches mal définies, difficulté pour les nouveaux à contribuer.
 - **Positifs** : Qualité des conférences, lieu agréable, importance de l’événement.
 - **Actions** : Envoi d’un formulaire de feedback, meilleure communication sur les réseaux sociaux.
      1. 7. Planification des événements 2026

| Événement | Date | Responsables | |-----------|------|--------------| | Célébration Nouvel An | Janvier 2026 | Gaël | | FOSSDEM 2026 (GeoSpatial Dev Room) | 31/01 ou 01/02/2026 | Michel, Jordan (support) | | PGDay Belgium 2026 | Printemps 2026 | Maëlle, Gaël | | FOSS4G BE | Septembre 2026 | Jonathan (track OSMBE) | | Réunions trimestrielles | Dernier/1er mercredi du mois | Gaël |

      1. 8. Budget prévisionnel 2026

- Pas de besoin de revenus supplémentaires (FOSS4G BE couvre les coûts). - Budget approuvé à l’unanimité.

      1. 9. Mises à jour des statuts

- **Modifications demandées** : 

 - Art. 6 : Ajouter des responsabilités pour les membres (participation aux réunions, votes, etc.).
 - Art. 8 et 8 bis : Supprimer la mention des personnes physiques comme membres sponsors.

- **Décision** : Gaël publiera les modifications après ajustements.

      1. 10. Appel aux membres du bureau

- **Rôles à pourvoir** : 

 - Secrétaire : Aucun candidat.
 - Web/Archives : Marc, Gaël (Jonathan aidera).
 - Sponsors/Partenariats : Aucun candidat.
 - Événements : Aucun candidat.
      1. 11. Divers

- **Propositions** : 

 - Migration de Google Drive vers [Nubo.coop](https://nubo.coop) (Marc).
 - Amélioration de la communication interne via un espace **Element/Matrix** (Jonathan).
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