Journée QGIS 2011

En cours de préparation

Responsables projet

• Yves Jacolin
• Jean-Roc Morreale
• Vincent Picavet

Format

Une journée de présentations et échanges autour de Quantum GIS.

120 personnes. Frais de repas à la charge des participants, le reste sponsorisé par des entreprises privées.

Date

• Mercredi 26 Octobre 2011

Lieu

• Salle de conférence du MEDDTL à la grande Arche de la Défense, Paris

Participation

• 10€ pour les membres OSGeo
• 20€ pour les autres

Programme

• Introduction de la journée
• Présentations (~30 min)
• Pause
• Présentations
• Repas
• Présentations
• Pause
• Présentations éclair (5 min)
• Séance de questions/réponses
• Clôture de la journée

Sponsors

Des entreprises sponsorisent la journée, financièrement ou matériellement. La participation financière est de 600€. En contrepartie l'entreprise bénéficie :

• de son logo et lien sur le site web de l’événement
• … à compléter

Financiers :

Matériels :

Calendrier

• Juin : Appel à sponsors (fait)
• Juin : Recherche de salles (fait)
• fin juin : confirmation des sponsors
• fin juin : choix de la salle et de la date (fait)
• début juillet : Appel à communication pour les lightning talks [YJN]
• début juillet : mise en place du site (en cours) [YJN]
• début juillet : annonce sur le site de QGIS [YJN + JME]
• début juillet : ouverture du site [YJN]
• début juillet : pub et mailing général d'annonce de l’événement [YJN]
• juillet : choix de la solution pour les repas [VPY]
• juillet : commande des prestations (repas, transports, etc) [VPY]
• juillet / aout : conception et impression du matériel com [JME]
• début septembre : fin de l'appel à communication [YJN]
• début septembre : choix des présentations TBD
• début septembre : publication du programme, mailing d'annonce et ouverture des inscriptions

Todo

• finaliser les subventions
• finir un logo
• Mettre à jour les sponsors sur la page web osgeo-fr (logos, noms, etc)
• Mettre à jour le programme sur la page web dédiée
• Mettre à jour les infos générales sur la page web dédiée :

 * photo salle
 * infos d' acces
 * horaires
 * tarifs
 * repas
 * nb de places

• Rédiger le CFP pour les lightning talks
• créer le formulaire d'inscription par google forms
• verifier le formulaire d'inscription et le paiement paypal
• confirmer traiteur avec paiement
• envoyer le CFP et l'ouverture des inscriptions

 * ML QGIS
 * ML OSGeo-fr
 * Twitter
 * evenement linkedin
 * Diffusion perso
 * diffusion par le ministere

• conception des flyers pour le jour J
• lancer l'impression des flyers
• recuperer les flyers
• surveiller le nombre d'inscrits sur le google docs
• bloquer les inscriptions payantes lorsque le quota est atteint

 * en gardant une possibilité de s'inscrire sur liste d'attente (paiement sur place par cheque si possibilite au final)
 * garder un certain nombre de place en rab pour les sponsors et speakers qui se seraient inscrits tardivement ou oublié

Le jour J

• accueil des participants
• accueil du traiteur
• installation sono / videoprojecteur
• installation des flyers
• installation du matériel des sponsors (flyers com)