Foss4g2006 ToDoList

Comité local : todo list

• Si vous pensez à une nouvelle tâche, il faut la rajouter (même si elle concernce une autre personne)
• Une tâche terminée doit être supprimée de cette liste

Qui s'en occupe ?

• Pose des 2 banderolles sur le bateau "FOSS4G 2006 Cruise"

Luc

• Répondre aux mails.....
• Préparer introduction et conclusion de la conférence
• Organisation de la Ice Breaker night
• Suivi du budget et des comptes
• Coordination Presse
• Organisation IT du registration desk
• Impression des badges
• Coordination avec les sponsors pour les stands (nommer un exhibition area manager...)
• Simulation des déplacements entre epfl et unil
• Envoyer reminder au pré-inscrits
• Table officielle pour le social event ?
• Voir AVS nécessaire pour étudiant => 21.9 / heures -AVS
• Trouver qqn pour abris PC
• Faire listing des participants avec colonne pour demander hôtels si vient au social event

Claude

• Mail aux keynote pour le titre des abstract + communiquer planning
• Voir avec Brelaz pour les détails de son discours

Marc

• Programme de la conférence (bien du courage)
• Liste des session chairs

Jens

• Trouver un PC par session
• Salles infos JDB pour workshop
• Mettre sur le site les itinéraire pour les hôtels

Olivier

• Organisation des workshops (bien du courage)
• Suivi des modification Indico
• Planning de l'installation des salles des workshops => mail au workshoper

Emilie, Maureen, Sabrina

• Cahier des charges des étudiants (registration desk, cash desk, sponsors desk, info point, workshop givers desk, responsable de salle, responsable du exhibition area)
• Relancer Nestlé pour chocolat
• Commander boissons non-alcoolisée pour apéro du mercredi soir
• Plan de fléchage
• Faire une feuille explicative pour les activités du samedi matin (quoi, quand, où)
• Contrôler accès LAN pour les sponsors Platinum (voir avec Thomas)
• Coordination du remplissage des conference bags, le vendredi avant
• Voir comment faire pour le retour du social event (hôtels dispersés dans la ville) => voir avec Luc pour quelques idées
• Rédaction d'un questionnaire de satisfaction selon modèle 2005
• Confirmer avec Lausanne-Tourisme si ils nous fournissent des plan de la ville (il me semble que c'est déjà OK)

Lucien

• Impression des banderoles
• Coordination du vin pour le social event

Thomas

• Test WIFI
• Test acrochage banderolles (voir avec Luc)
• Trouver une salle que l'on peut fermer à clès pour le matériel sensible qui ne peut pas être emporté le soir (écran des sponsors, matériel registration desk) => quid du GeoLab ?
• Trouver une salle pour poser matériel registration desk + vestiaire (valises)
• Quelle est la salle réservée pour le staff pendant la conférence ?
• Prévoir une salle prés du registration desk pour entreposer les sacs et autre matériel la semaine avant la conférence

Daniel

• Commander t-shirts auprès de Switcher
• Mise à jour du site web (page venue, ajoute logo sponsor, ajouter un album photos)
• Conference book (voir avec Luc pour les textes des sponsors)
• Préparartion des tend card qui seront sur les tables des repas (voir avec Luc)
• Faire un petit document en pdf avec juste le programme de la semaine + qq infos pratique pour le mettre sur le site pour que les participants puissent venir avec et se préparer leur planning (programme avec aussi le ice breaker event, infos pratiques pour aller sur le site, no de tèl, comment faire pour se connecter au wifi)
• Voir avec les flutes de Champagne pour l'apéro du mercredi soir

Cahier des charges du staff

Session chairs

• Suivi du planning => faire respecter le timing prévu
• Animation des questions / réponses
• Présentation du conférencier et introduction de la conférence

Responsable logistique des salles

• 1 responsable logistique par salle
• Ouverture/fermeture des salles
• Allumage du PC/beamer
• Vérification des badges à l'entrée
• Lien avec le registration desk
• Informations diverses

Exhibition manager

• 1er point de contact pour les sponsors en cas de soucis
• Soutien informatique (connection au wifi, électricité, etc...)
• Si il n'y a pas de travail, il soutien le registration desk

Registration desk

• Distribution des badges et des sacs
• Inscription aux soirées des lundi, mardi et mercredi
• Inscriptions de dernière minute (si encore possible)
• Encaissements des soldes (social event, etc..) et paiement des montants dû
• Inscription pour les événements du samedi (ou fait par le registration desk ou par Lausanne tourime ?)

Information desk

• Réponses au FAQ

Aspects logistiques à ne pas oublier

• Installation switch + câbles pour 3 PC pour le stand OSGeo
• Mise en place de la salle pour le OSGeo face to face + petit déjeuner + repas de midi