CR 18 avrils sur pad

Compte rendu d'avancement 18 avril 2014

Programme :

Quelques confs éclair non confirmées en plus des ~50% qui ont décliné -> à redemander et prévenir les autres qu'ils auront plus de temps (Vincent + Arnaud ) Il manque les envois des propositions de talk éclair des sponsors à valider -> Thomas ?

Keynote Speaker :

réponse positive de T. Joliveau Frédéric Jacon va le recontacter Il faut réécrire à H. Verdier pour lui dire cordialement que c'est trop tard -> Frédéric

Finances :

Le budget est toujours très large, donc ne pas hésiter sur les dépenses si elles peuvent faire gagner du temps ou améliorer la situation Encore des paiements sponsors à vérifier, il en manque quelques un -> Vincent + JM Arsac + Etienne

Inscriptions :

• Encore très peu d'inscrits -> ALERTE et GROSSE URGENCE sur toutes les actions de com' tous azimuth -> TODO Thomas Mail a faire pour donner instructions pour diffusion du message + TODO LE FAIRE !
• Pas mal de demandes de mandats pour paiements. Dans ce cas on crée un code promo 100% avec suivi sur google docs et on vérifiera le paiement par virement. thomas est censé gérer mais peut etre lourd comme charge en plus de la com'. Des volontaires (Etienne)?
• Certains des présentateurs se "plaignent" de devoir payer l'inscription. À voir pour l'année prochaine pour éventuellement faire gratuit mais ils paient leurs repas (ce qui revient quasiment au meme, mais au moins ils raleront pas) -> Vincent fait des réponses en expliquant...
• PA fait le suivi coté workshops, les questions sur les inscriptions workshops (quels WS veulent les participants) sont incluses dans l'inscription -> PA
• Des codes sont créés au cas par cas pour les gens qui veulent ajouter les ateliers sur leur pré-inscription. Ça fonctionne bien -> Vincent
• Des codes sont _à créer_ pour les entrées gratuites pour les sponsors et leur envoyer -> Thomas

Logistique :

le traiteur des deux jours de conférence n'est pas disponible, donc Olivier en cherche un autre. -> Olivier La visite avec le traiteur à l'ENSG a lieu le 7 mai -> il faudrait avoir une estimation du nombre de repas à cette date. -> renforce la remarque sur la com : tous sur le pont olivier a préparer des fiches de postes (http://91.121.102.10/FOSS4G_FR-Logistique.pdf) :

• 1 responsable de stande OSGeo
• 2 responsable d'amphi (1 par amphi)
• 1 responsable WS
• 1 responsable stands (dans le hall pour les sponsor)

Nécésite de recruter différents responsables et bénévoles, prévu de lancer cette phase dès la semaine prochaine (semaine 17 ).

Welcome-pack

Contenu :

• sacs 1800€ Livré à ENSG dans le courant de la semaine précédent l'événement (un acompte est demandé) -> Gérald
• live DVD -> demander d'urgence à l'osgeo marketing (Nicolas ?)
• brochures -> IGN (thomas s'en charge pour la partie impression, qui fait le design ? Sylvain ? Nicolas ? Virginie ?)
• badges : 200€ -> Vincent (tout est prêt, commande à partir soon)
• geomatique expert : fourni -> Gérald (livraison sur place)
• brochures sponsors : fournies -> Thomas pour la demande aux sponsors et récupération ?
• stylos plastique recyclé ~300€ pour 500ex -> Gérald (attente du logo osgeo-fr à apposer sur les stylos) -> pour le logo gérald doit demander à sylvain Beorchia pour récupérer les sources ou alors prendre celui utilisé sur les badges (il est sur github osgeo-fr en .ai)
• autocollants (1000 exemplaires) 71.70 euro a lastickerie.com -> Rodolphe

budget de 2300€ + autocollants 71.70 euro ~ 2400 Il faut donner un GO à gérald le plus rapidement possible pour les commandes. Le go du budget est ok -> Étienne pour le go final

Logistique/Com

On a de la place pour proposer un stand a des associations "amies" si elles veulent venir (les participants devraient s'inscrire pour manger, mais le stand est offert)

• Openstreetmap
• CartoNG
• Afigeo ?
• Georezo ?
• Autres ?

Décision à prendre sur invitation ou pas : mail sur la ML pour proposer, trouver éventuellement qqun pour le gérer, et prise décision immédiate en suivant si retour ok ou consensus mou -> Etienne ? Contacter ces assos pour leur proposer le deal -> Qui ?

Communication :

   Un appel à inscription est en cours de finalisation (pour envoie demain Vendredi 18 avril), http://analysesig.net/com-programme-draft-3/ 
   Les canaux de diffusion sont identifier sur le googledoc et les volontaires doivent se manifester rapidement pour donner la main à l'équipe com -> ou est le doc ? le diffuser à tout le monde : thomas
   
   A faire : 
       Choix d'un format de kakémono -> gérald
       design du kakémono de l’OSGeo-FR -> QUI? Sylvain ? Nicolas ?

contraintes

       portable dans le train et avion par une seule personne
       le plus pérenne possible (pas de date, pas d'éléments temporaires)