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Procédure pour l'organisation d'un événement sous l'égide de l'OSGeo-fr

Introduction

L'OSGeo-fr a pour objectif de service de plateforme commune afin de dynamiser la communauté francophone notamment par l'organisation de journée d'échange ou d'événement similaires. Cette page a pour objectif de clarifier la procédure et les contraintes pour que l'événement soit déclaré comme étant un événement sous l'égide de l'OSGeo-fr ou plus simplement un événement OSGeo-fr.

Procédure pour l'organisateur

• L'organisateur fait une déclaration d'intention préalable sur la liste de diffusion de l'OSGeo-fr.
• L'organisateur crée un dossier de description de son événement.

Le projet doit être décrit de manière la plus exhaustive possible sur une page wiki placée dans la catégorie Local chapter francophone. Elle doit contenir les informations suivantes :

• • Thématique s'il y a lieu
  • Date et lieu
  • Équipe organisation
  • Modalités de sponsorisation
  • Programme prévisionnel (présentations prévues, horaires)
  • Budget (équilibré)
  • Description du support désiré de la part de l'OSGeo-fr (appui matériel, humain, financier, soutien officiel...)

• L'organisateur fait alors une demande au bureau via la liste publique board-fr.
• Les membres du bureau se prononcent par vote sur la liste

Contraintes

• L'événement peut être gratuit ou payant. Nous préférons que le tarif d'inscription soit le plus faible possible afin de pouvoir accueillir le maximum de monde.
• L'organisateur a le droit de rajouter sous l'égide de l'OSGeo-fr ou projet OSGeo-fr ou événement OSGeo-fr accolé au nom de l'événement (toute autre mention doit être stipulée dans la description du projet et un accord du bureau est alors fait)
• Dans le cas où un organisme de droit privé est organisateur, tout autre organisme devra être traité de manière équitable que ce soit en matière de sponsorisation ou de présentation en accord avec les besoins pour l'organisation de cette journée (nombre de sponsor ou de présentation)
• Afficher le logo de l'OSGeo-fr de manière visible reprenant le terme sous l'égide ou projet OSGeo-fr ou événement OSGeo-fr
• Suivre la page Déontologie_actions_osgeofr

Actions réalisées par l'OSGeo-fr

L'association pourra réaliser les actions suivantes, en accord et avec l'aide de l'organisateur :

• Faire des publications sur le(s) site(s) de l'association (blog, twitter...)
• Fournir des flyers au format numérique voire papier en fonction de la disponibilité, des finances. Une demande peut être fait en ce sens à l'OSGeo-fr.
• Fournir un totem
• Fournir des "gadgets" marketing
• Héberger un site ou une page sur le site officiel (en fonction des contraintes). L'organisateur fournira le contenu et se chargera de récupérer une copie du site au format HTML. L'OSGeo-fr pourra fournir une copie également du site (code + bdd s'il y a lieu).

Modalités budgétaires

• L'association OSGeo-fr peut sur demande servir de plateforme pour organiser un événement, notamment recevoir les paiements et régler les factures
• les conditions du support de la part l'Osgeo-fr doivent être clairement demandés par le ou les organisateurs (appui matériel, humain, financier, soutien officiel, etc.),
• si l'événement est payant, et si celui-ci dégage du bénéfice, l'OSGeo-fr doit pouvoir recevoir une partie des fonds recueillis et les consacrer à

ses missions et projets, en l'indiquant clairement dès le début du projet de la journée.

• si l'événement est payant et que celui-ci est déficitaire, l'OSGeo-fr ne peut être tenue pour responsable des résultats financiers et ne doit pas

assurer de couvrir le déficit de la journée

• si l'événement est gratuit, l'OSGeo-fr ne peut prétendre recevoir une quelconque participation financière en échange de son appui

Modalités administratives

• Lorsque des échanges financiers ont lieu, une convention est rédigée, constituant un cadre contractuel aux initiatives, reprenant les modalités exprimées ici.
• Une fois par an, le bureau de l'Osgeo-fr doit identifier clairement dans son rapport moral et son rapport financier tous les événements qu'elle aura soutenus, et communiquer à ce sujet sur la mailing list lors des élections du bureau.