Foss4g2006 ToDoList

Comité local : todo list

• Si vous pensez à une nouvelle tâche, il faut la rajouter (même si elle concernce une autre personne)
• Une tâche terminée doit être supprimée de cette liste

Qui s'en occupe ?

• Pose des 2 banderolles sur le bateau "FOSS4G 2006 Cruise"

Luc

• Répondre aux mails.....
• Préparer introduction et conclusion de la conférence
• Organisation de la Ice Breaker night
• Suivi du budget et des comptes
• Organisation IT du registration desk
• Impression des badges
• Coordination avec les sponsors pour les stands (nommer un exhibition area manager...)
• Simulation des déplacements entre epfl et unil
• Trouver qqn pour abris PC
• Faire listing des participants avec colonne pour demander hôtels si vient au social event
• Mail à Brelaz
• Contacter le vice-recteur UNIL
• Organisation des films
• Mise en place d'un album photos
• Obtenir les textes des sponsors pour Conference book
• Mail CGN pour photo d'un bateau

Claude

• Faire introduction pour le conference book
• Liste des session chairs
• Faire les fichier des banderolles pour Lucien (registration desk, cruise, neutre, affiche à mettre devant les pupitres)

Marc

• Faire une jolie carte du monde avec la provenance des participants

Jens

• Faire un petit document en A2 avec les instructions de connexion WIFI pour les salles de workshops situées à l'EPFL
• Salles infos JDB pour workshop
• Ajouter le lien vers CFF pour l'itinéraire depuis l'hôtel jusqu'à la conférence.

Olivier

• Organisation des workshops (bien du courage)
• Suivi des modification Indico
• Planning de l'installation des salles des workshops => mail au workshoper

Emilie, Maureen, Sabrina

• Cahier des charges des étudiants => voir ci-dessous
• Commander boissons non-alcoolisée pour apéro du mercredi soir
• Plan de fléchage
• Faire une feuille explicative pour les activités du samedi matin (quoi, quand, où)
• Contrôler accès LAN pour les sponsors Platinum (voir avec Thomas)
• Coordination du remplissage des conference bags, le vendredi avant
• Voir comment faire pour le retour du social event (hôtels dispersés dans la ville) => voir avec Luc pour quelques idées
• Rédaction d'un questionnaire de satisfaction selon modèle 2005
• Confirmer avec Lausanne-Tourisme si ils nous fournissent des plan de la ville (il me semble que c'est déjà OK)
• Plan des TL
• Faire un petit papier avec les no de tél importants (pour le comité + étudiants)
• Logistique pour OSGeo Face-to-Face (wiki, repas, salle)
• Cder sono au SAVE pour discours de M. Brelaz le mercredi

Lucien

• Impression des banderoles
• Coordination du vin pour le social event

Thomas

• Test acrochage banderolles (voir avec Luc)
• Trouver une salle que l'on peut fermer à clès pour le matériel sensible qui ne peut pas être emporté le soir (écran des sponsors, matériel registration desk) => quid du GeoLab ?
• Trouver une salle pour poser matériel registration desk + vestiaire (valises)
• Quelle est la salle réservée pour le staff pendant la conférence ?
• Prévoir une salle prés du registration desk pour entreposer les sacs et autre matériel la semaine avant la conférence
• Trouver un PC par session
• Trouver des cartes magnétiques pour accès aux salles équipées de cartes
• Coordonner les questions de réseau LAN + électricité pour les sponsors
• Voir pour stand OSGeo pour 6.6 Kw => voir mail avec Emilie
• Réserver élevateur pour accrocher les banderolles dans le grand auditoire

Daniel

• Mise à jour du site web (page venue, ajoute logo sponsor)
• Conference book (voir avec Luc pour les textes des sponsors)
• Préparartion des tend card qui seront sur les tables des repas (voir avec Luc)
• Faire un petit document en pdf avec juste le programme de la semaine + qq infos pratique pour le mettre sur le site pour que les participants puissent venir avec et se préparer leur planning (programme avec aussi le ice breaker event, infos pratiques pour aller sur le site, no de tèl, comment faire pour se connecter au wifi)
• Voir avec les flutes de Champagne pour l'apéro du mercredi soir
• Coordination Presse (merci Flag !!!)
• Est-ce possible de se brancher sur les tables de mixage des salles pour caméra ?

Cahier des charges du staff

Session chairs

• Suivi du planning => faire respecter le timing prévu
• Animation des questions / réponses
• Présentation du conférencier et introduction de la conférence

Responsable logistique des salles

• 1 responsable logistique par salle
• Ouverture/fermeture des salles
• Allumage du PC/beamer
• Vérification des badges à l'entrée
• Lien avec le registration desk
• Informations diverses
• Distribuer les questionnaires de satisfaction des workshops et faire en sorte de les récupérer après le ws (vérifier que le nom du ws est bien écrit)
• Le vendredi après la dernière présentation, il faudra enlever toutes les banderolles et matériel et le ramener au registration desk

Exhibition manager

• 1er point de contact pour les sponsors en cas de soucis
• Soutien informatique (connection au wifi, électricité, etc...)
• Si il n'y a pas de travail, il soutien le registration desk
• Lors des lunch + pause, faire en sorte que les gens aillent aussi sur le 2ème buffet
• Faire un inventaire du matériel reçu par les sponsors (banderolles, matériel pub à rendre, etc..)
• Récupérer l'ensemble des banderolles des responsables de salle et les rendre aux sponsors le vendredi soir
• Juste passer l'aspirateur sur les stands qui ont de la moquettes et qui n'auraient éventuellement pas déjà été fait par les consierges.... (surtout Autodesk)

Registration desk

• Distribution des badges et des sacs
• Inscription aux soirées des lundi, mardi et mercredi
• Inscriptions de dernière minute (si encore possible)
• Encaissements des soldes (social event, etc..) et paiement des montants dû
• Inscription pour les événements du samedi (ou fait par le registration desk ou par Lausanne tourime ?)

Information desk

• Réponses au FAQ

Vestiaire

• Surveiller la salle
• prendre et rendre le matériel => gestion du vestiaire

=> ce vestiaire doit-il vraiment être ouvert tout le temps ?

Stands sponsors

Autodesk

• pas de chaise ni table
• mettre switch avec 3 câbles

Dutschler

• pas de chaise ni table

DM Solutions

• 2 tables
• 4 chaises
• 2 panneaux en bois
• mettre switch avec 3-4 câbles

Améliorations de Indico

Finance

• pouvoir ajouter un commentaire pour les aspects financiers
• pouvoir modifier le montant
• exportation des montant encaissés
• pouvoir modifier le prix d'un élément sans que cela influence les personnes qui auraient déjà confirmer leur inscription avec le montant précédent (early et late registration)
• faire des factures plus "jolies" => en pdf avec logo, etc... avec les instructions de paiement plus claires pour le paiement offline
• beaucoup trop d'erreurs avec Yellowpay => erreur 380 (mastercard)

Divers

• pouvoir masquer un élément du formulaire sans pour autant que ceci masque ces éléments dans les listing et surtout sans que cela écrase les données déjà insérées
• dans les mails automatique il faut éviter de mettre des signes spéciaux style ' car cela peut faire rejeter le mail par l'anti-spam
• pouvoir mieux suivre (reporting) les personnes liées à un abstract avec l'id et l'email