FROG2013 retourXP

Retour d'expérience organisation FROG 2013

Le responsable du Comité d'Organisation doit servir de chef d'orchestre. Ses demandes ou décisions doivent être mises en oeuvre dans les délais qu'il indique ou qu'il rappelle si besoin
Mieux définir les groupes de responsables
Insister en amont, et s'assurer sur la durée de l'ouverture et l'accès à tous des discussions, des réunions et des documents (sauf raisons spécifiques, cdp, listes nominatives, etc)

Contacter les potentiels sponsors (très) en amont
Ratisser très large
Appeler et envoyer des mails directement
Relancer (plusieurs fois)
Avoir des catégories de sponsorisation plus intéressantes (pas de sponso Or, trop de sponso bronze)
- Inclure des entrées dans les packs de sponso
- Réfléchir sur les différents apports des différents niveaux : améliorer la visibilité des sponsorisation élevés
Statuer sur les sponsors potentiels qui se réveillent trop tard ?

Les gens ne savent pas lire : «mot» <> «caractère». Faire un formulaire pour les réponses
Avoir une période longue ne sert à rien, tout le monde répond la dernière semaine : faire court et prévoir d'étendre la durée d'une semaine
Le CfP était bien écrit, les propositions reçues sont globalement pertinentes
Créer une mailing list spécifique pour le Comité de programme
déterminer les types de présentation à l'avance et se donner la possibilité de le modifier (ou pas) et surtout l'indiquer : LT, Présentation de xx mn, etc.

Etre sur Paris était pertinent pour faciliter les trajets de chacun
Le site de l'IGN était une très bonne solution
Avoir une reflexion sur ajustement entre la taille des salles et le plébiscite des confs des tracks, et se donner les moyens de pouvoir ajuster in situ si besoin