Accueil FROG2013

A propos

Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013». A la suite d'un vote, le nom retenu pour cet événement est FROG.

Thématique

Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc

Grandes lignes

• 1 journée
• 2 salles
• 150 personnes

Contenu

• 1 plénière
• Communications 30 min (20mn pour les présentations + 10mn pour les échanges avec la salle)
• 1 salle généraliste
• 1 salle technique
• Pauses pour échanges et discussions

Hors cadre d'organisation :

• Les ateliers ont lieu dans le cadre des rencontres de façon classique, et peuvent bien sur porter sur des outils libres.
• Les stands sont gérés par SIG-LL, les sociétés intéressées peuvent se rapprocher des organisateurs

Lieu et prestations

• ENSG de Marne la Vallée
• Petit déjeuner
• 2 Pauses café
• communication associée aux rencontres

• Repas : 3 hypothèses :
  • repas proposé à 14€ / personne au restaurant ENSG
  • repas offert par l'évènement (traiteur Ivanne & Sidonie par exemple)
  • pas de gestion du repas

Équipe d'organisation

• Responsable de projet : Christophe Tufféry
• Le schéma d'organisation ci-dessous remplace les paragraphes qui décrivaient la liste des reponsabilités et les noms des personnes volontaires pour y participer.

Schéma d'organisation

• Ce schéma a été mis à la discussion entre juin et septembre 2012
• La liste des responsables d'actions y apparaît clairement
• Chacun sait dans quelle(s) action(s) il a été retenu pour assumer soit une fonction de responsable (ou de co-responsable), soit une fonction de participant à cette action
• Les noms en couleur sont ceux des responsables des actions qui ont donné leur accord
• Ce schéma général d'organisation est considéré comme stabilisé
• Néanmoins, si certaines personnes veulent encore faire valoir leurs arguments pour modifier leur participation, elles sont invitées à le faire au plus tôt, et en tout état de cause avant fin septembre 2012.
• Sur la base de ce schéma d'organisation stabilisé, l'équipe d'organisation va pouvoir continuer à travailler sur le projet de présentation de l'événement pour l'adresser au bureau de l'OsGeo-fr par l'intermédiaire de Vincent courant octobre si tout va bien.

Planning prévisionnel

• Juillet
  • Formation d'une équipe de responsables : OK
  • Identification de l'équipe d'organisation : OK

• Septembre
  • Dossier d'avant projet soumis à la communauté : en cours
  • Vote du nom : OK. Le nom retenu est FROG

• Octobre
  • Réunion des responsables avec l'équipe SIG-LL
  • Validation du projet par le bureau OSGeo-fr
  • Mise en place du site web
  • Appel à sponsors
  • Constitution du comité de programme

• novembre - décembre
  • Mise en place d'un système de vote pour les propositions

• Janvier ?
  • Date limite de l'appel à sponsors
  • Appel à participation

• ?
  • Date limite de l'appel participation
  • Ouverture des inscriptions

• 10 juin 2013 (à confirmer)
  • L'évènement FROG !

• Juin 2013
  • Rapport d'organisation de la part de l'équipe en charge

Budget

• Dépenses
  • Salle
  • Communication liée SIG-LL
  • Gestion projet SIG-LL
  • Flyers
  • Goodies
  • T-shirts
  • fourniture diverses
  • (Traiteur ?)

Total 6500€ Cout de revient par personne : ~45€

• Recettes

• Sponsors Or
• Sponsors Argent
• Sponsors Bronze

• Entrée

Nom de l'évènement

Les critères :

• qu'il soit parlant (lien avec logiciel libre, opensource, géomatique, francophone, sig, osgeo, etc etc)
• qu'il soit facile à prononcer
• qu'il soit court
• et original

Les noms proposés :

• FOSS4G-FR
• FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique
• Rencontres SIGLibre
• Géolibre
• OSForFrance (OS4France)
• OSGIS Forum
• OS4GIS (OS for GIS)

Logo

• Le nom retenu pour l'événement est FROG.
• Des propositions de logo sont fournies ci-dessous. Il s'agit d'une grenouille "géospatiale".
• D'autres propositions de logo sont les bienvenues

Sponsors

Types de sponsorisation

• 3 niveaux : Or, Argent, Bronze
  • Or : 3 k€ (1 ou 2 max)
  • Argent : 1 k€ (5-6 max)
  • Bronze : 500 € (non limité)

Or

• totem sur place (fourni par le sponsor)
• logo sur le site web de la rencontre
• logo sur place
• présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
• citation sur les communiqués de presse

Argent

• présentation sur le site web de la rencontre
• logo sur le site web de la rencontre

Bronze

• logo sur le site web de la rencontre

Sponsors déjà déclarés

• Oslandia
• Thinking GIS
• Mappy
• Camptocamp

Sponsors potentiels (par ordre alphabétique)

• Alkante
• Atos
• Cap Gemini
• CartoExpert
• Cartogenic
• Geolabs
• Geomatys
• Neogeo Technologies
• Makina Corpus
• 3liz
• ..

• Question : quels seront les coûts de location des salles pour l'événement (environ 150 personnes attendues), que ce soit à l'ENSG ou sur un autre site ?
• La question de la gratuité pour les participants est posée. Cela dépendra des ressources financières disponibles.

Communication

Mis en place du site web

• • Contenu?
  • Qui?
  • Hébergement? Infra OSGEO fr?

Diffusion événement

Action en fonction de la mise en place site web préalable et planning pour l'appel à programme

• Réseaux sociaux
  • Twitter
  • Google+
  • LinkedIn
  • Viadeo
  • LanyRD
  • Meetup
  • ?...
• Forums francophones
  • Georezo
  • ForumSIG
• Blogs/sites
  • OSGEO asso fr
  • Geotribu
  • GeoLibre
  • blogs sociétés
• Mailing Lists
  • Osgeo fr
  • OSM Talk
• Presse
  • SIG La Lettre
  • Géomatique Expert
  • Revue XYZ

Question sur la communication liée SIG-LL. Quels sont leurs cibles ? Universités, enseignants, forums étudiants inclus ?

Questions ouvertes

Les questions suivantes doivent encore être éclaircies. Les débats se font sur la mailing list francophone, nous vous invitons à y participer.

• Repas midi : traiteur, restau ensg ou pas de repas ?
• Affiner les niveaux de sponsorisation
• Système de réservation côté OSGEO fr, partagé SIGLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
• Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
• Proposition planning à affiner(ci-dessous) pour prévoir nombre de présentations et déroulement journée (horaires prévi alignés sur ceux de SIGLL 2012)

Horaires	Salle A (Plenière)	Salle B (Technique)
9h30 =>10h	Slot 1A	Workshop 1?
10h =>10h30	Slot 2A
10h30 =>11h	Slot 3A
11h => 11h30	Pause café	Pause café
11h30 => 12h	Slot 4A	Workshop 2?
12h => 12h30	Slot 5A
12h30 => 13h	Slot 6A
13h => 14h	Repas	Repas
14h => 14h30	Slot 7A	Workshop 3?
14h30 => 15h	Slot 8A
15h => 15h30	Slot 9A
15h30 => 16h	Slot 10A
16h => 16h30	Pause café	Pause café
16h30 => 17h	Slot 11A	Workshop 4?
17h => 17h30	Slot 12A
17h30 => 18h	Clôture

Questions de la communauté

Posez ici (et sur la mailing list) les questions qui vous taraudent, on y apportera les réponses. Cela servira de FAQ, de pistes de réflexion, avant d'intégrer les réponses dans le projet global.

• Q : Le nom a t-il été décidé ?
• R : Le nom doit être voté par la communauté en septembre

Idées et remarques diverses

Apportez ici vos idées et remarques en vrac, ou commentez sur ces idées, avant qu'on les classe et qu'on les intègre dans le projet global.

• Faire des ateliers pendant les trois jours des rencontres par la suite

-> Il y a déjà des ateliers pendant les rencontres, notamment sur le libre, l'idée de les renforcer sera portée à l'équipe des rencontres SIG-LL