Communication FROG2013

Page de la commission communication FROG 2013

Ses missions identifiées sont les suivantes :

• Mise en œuvre du site web
• Rédaction des communiqués de presse
• Liste des cibles de communication
• Promotion physique lors de l'événement

C'est ce canevas qui guide le plan ci-dessous

TODO En outre, ce document est accompagné d'un calendrier prévisionnel propre à la communication qui a vocation à être réintégré dans le document de suivi principal https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AqRapkqfr8yZdEpFc1hZMW9KR3dyN3E%20tRmI2eTdERnc#gid=7

Mise en place et suivi du site web

Compte-rendu de la réunion IRC Communication du jeudi 20/12

(Ce document est un brouillon)

• Réunion sur l'IRC jeudi 20/12 (21h06-22h03)

• L'ODJ de la réunion est consacré au Comité Communication :
  • état d'avancement du site
  • préparation des divers appels (communication, sponsoring).

• Participants présents :
  • Yves Jacolin
  • Thomas Gratier
  • Etienne Delay
  • Christophe Tufféry

• Un Pad sur Framapad Lite est ouvert pour la prise de notes http://lite.framapad.org/p/ALS6BpywYB
• Il n'y a pas d'ODJ précis. Pour commencer, il est propose de revoir le doc http://wiki.osgeo.org/wiki/SIGLibre_SIGLL2013_communication et balayer les divers points

1. Etat d'avancement du site Web

• Une discussion est engagée sur la proposition faite par V. Picavet sur la gestion des domaines.
• Cette proposition est votée à l'unanimité.
• Il est proposé der relancer G. Fenoy et N. Bozon pour verrouiller à nouveau le site
• Il est indiqué que dans le communiqué de presse que les RSLL ont envoyé ce jour à V. Picavet et qui nous l'a rediffusé, le site de FORG (frog.osgeo.fr) est cité. Le site doit donc évoluer rapidement.
• Une V1 du contenu du site sera préparée pour la semaine du 7 janvier et validée pour fin janvier dernier délai
• Après discussion, le calendrier suivant est acté mais il doit être absolument respecté.
  • 12 janvier : V1 du site publiable
  • fin janvier : V2 du site
• Le site ouvrira avec les informations générales dans un premier temps et sera enrichi ensuite.
• Les remarques faites sur la ML concernant l'ajout des noms des sociétés qui ont fait le site et qui l'hébergent a été pris en compte (messages de la ML en cours d'intégration sur le wiki).
• Ajouts en bas des pages du site statique :
  • "Design par Cartogenic hébergé par Geolabs" (fait)
  • ajouter le copyright pour la carte en fond (OpenStreetMap ?)

• Répartition des tâches par rubriques du site :
  • Accueil : T. Gratier
  • À propos : T. Gratier
  • Programme : T. Gratier + Y. Jacolin
  • Inscription : T. Gratier
  • Sponsors : T. Gratier
  • Accès : ?
• Y. Jacolin propose de faire une relecture critique du site

2. Préparation des divers appels

• Appel à communications :
  • fin janvier : sortie de l'appel à communications (avec V2 du site)
  • l'appel à comm devait être validé la dernière semaine de 2012
  • diffusion de l'appel : décalée à la semaine 5 de 2013, juste après la mise en ligne de la version validée du site (cf. ci-dessus pour les dates de sortie du site)

• début février : ouverture des inscriptions : les simulations de prix mises sur le wiki donnent une idée des coûts et de ce qui serait à payer aux sites utilisés (Eventbrite et/ou Amiando); à reprendre parce que la présentation des chiffres n'est pas très claire
• diffusion du communiqué de presse : préparé pour les RSLL (diffusé ce jour par RSLL). Reprendre le texte et le diffuser sur les réseaux : Georezo, Portailsig
• diffusion prévue pour la semaine 2 (T. Gratier s'en occupe)
• Sur les adresses mail incluses dans le site :
  • les adresses sponsorisation@osgeo.asso.fr et conferences@osgeo.asso.fr existent déjà
  • l'adresse conferences@osgeo.asso.fr sera utilisée pour l'appel à communications
  • l'adresse de T. Gratier à rajouter dans le groupe conferences@osgeo.asso.fr
  • l'adresse de C. Tufféry est rajoutée dans l'adresse sponsorisation@osgeo.asso.fr

• Appel à sponsoring :
  • doit officiellement sortit la semaine 5 de 2013
  • dans les faits des sponsors sont déjà pré-identifiés

• Prochaine réunion IRC communication : le jeudi 17 janvier

Fonctionnement technique actuel du site proposé

Le site repose sur le système de wiki de Trac. Des pages du wiki sont dynamiquement rendues en html5/css3, selon des templates Cheetah. Le contenu des pages comme celui des templates peuvent donc être modifiés directement via le wiki.

Cela pose le problème que l'hébergement ne peut avoir lieu sur le serveur mutualisé Osgeo-fr (qui ne permet pas d'installer Trac). Néanmoins comme Cartogenic et GeoLabs proposent d'héberger gracieusement le site, cela ne pose pas de problème et surtout il apparaît inutile de décourager les bonnes volontés.

Actuellement

Ayant eu le besoin dans le cadre de la communication d'avoir une page unique, il a été proposé dans un premier temps de mettre une page statique temporaire ouverte à tous sur http://frog.osgeo.fr en attendant le véritable lancement du site définitif.

Site en développement

Pour gérer le site définitif, on prévoirait d'utiliser le domaine http://frogprod.osgeo.fr si possible, ou quelque chose d'approchant, au pire frog.foss4g.fr temporairement (cf remarque ci-dessus) Dans tous les cas, un htaccess devrait être remis en place pour qu'il ne soit pas du tout accessible tant que la com' ne décide pas que le site est terminé et rempli, ce qui correspondra au premier vrai CdP d'annonce officielle.

"Bascule" à la date de communication officielle

Passage de http://frogprod.osgeo.fr vers http://frog.osgeo.fr

L'après évènement 2013

Changement pour repasser de http://frog.osgeo.fr vers frog2013.osgeo.fr (avec aspirateur de site) et page statique sur http://frog.osgeo.fr Prévoir où mettre à disposition le contenu présenté lors de l'événement

Les sous-domaines sont à fixer

Organisation du contenu du site

La maquette proposée fait office de première proposition de la part de Cartogenic.

Dans notre contexte, le site web en draft est prêt. Il va permettre de faire des propositions plus facilement que sans visuel.

Il faut donc déterminer si les rubriques principales conviennent :

• Discuter des rubriques
  • Menu principal
    • Accueil (titre actuel: Une journée de conférence sur la géomatique et les données géographiques libres)
    • A propos (de FROG)
    • Programme (Planning sessions)
    • Sponsors (Merci à nos sponsors)
    • Accès (Plan d'accès IGN)

• • Pied de page

• Licence du contenu du site
• Contenu des pages

Des questions restent encore en suspens qui peuvent impacter le site web.

Nous pouvons ainsi citer:

• la manière dont seront soumises les présentations lors de l'appel à communication (mail, formulaire, autre)
• le lieu où seront stockées les présentations après l'événement
• le choix de l'utilisation un texte introductif pour chaque présentation (avec des infos sommaires sur le présentateur), si nécessaire
• la manière de présenter les pages dédiées aux sponsors (Or et Argent) en dehors du logo
• la politique pour savoir qui a les droits d'accès à la mise à jour du site (contenu)

Rédaction des communiqués de presse

Rappel lié à la rédaction :

• Un mini-guide http://www.lestrucsdunjournaliste.com/2009/06/le-communique-de-presse.html
• Les sponsors or doivent apparaître

Les différents types de communiqués

Ils sont liés à minima à plusieurs phases dans la mise en œuvre de l'événement.

• L'appel à sponsoring
• L'appel à participation
• L'annonce de l'événement (inscriptions
• Le rappel de l'événement (l'après-événement)

Il reste à définir les cibles de communication pour chacun des communiqués

Les communiqués

Appel à contribution

L'OSGeo-fr organise le 10 juin 2013 la journée Francophone Open Source Géomatique (FROG) à Paris dans les locaux de l'IGN (Saint-Mandé). Cette rencontre entre les développeurs et les utilisateurs des outils libres et Open Source en géomatique permettra de partager nos connaissances et notre expérience. Les conférences se dérouleront en deux sessions parallèles, l'une dédiée aux développements passés ou en cours sur les outils, l'autre sera elle plus axée sur des cas pratiques d'utilisation des outils géomatiques libres.

Les participants à la journée Francophone Open Source Géomatique (FROG) qui souhaitent présenter des communications doivent soumettre leurs résumés avant le 16 février 2013. Les résumés doivent être envoyés a l’adresse suivante : conferences@osgeo.asso.fr. Les résumés seront évalués par le comité de programme, et les auteurs seront informés de leur acceptation fin avril 2013. Les présentations acceptées seront toutes mises à disposition sur le site de la conférence [1]. Un guide des bonnes pratiques sera également disponible sur le site.

Les contraintes pour les présentations :

Les présentations dans les deux sessions dureront 20 minutes suivit de 5 minutes de questions. Les présentations seront envoyées au format PDF 7 jours avant l’événement à l'adresse conferences@osgeo.asso.fr pour permettre de gagner du temps dans le déroulement de la journée. Ces présentations seront par la suite mises à disposition sur le site du FROG.

Quelques règles éditoriales pour le résumé :

La longueur du résumé ne doit pas dépasser une page DIN-A4 [titres, auteur(s), mots clés, texte, espaces compris]

TITRE DE LA COMMUNICATION EN FRANÇAIS (TIMES NEW ROMAN, 14, MAJUSCULE, GRAS, CENTRÉ) Auteur1 Prénom NOM1, Auteur2 Prénom NOM2, Auteur3 Prénom NOM3, ... (Times New Roman, gras, 10, Centré) 1Auteur1 titre et adresse complète (Times New Roman, 10, Italique, Centré) 2Auteur2 titre et adresse complète 3Auteur3 titre et adresse complète

[1] http://frog.osgeo.fr/

……………………………………………………

Auteur de correspondance: Nom, téléphone, fax, Email : aaaaa@bbbb.ccc

RESUMÉ (Times New Roman, 10, gras) Texte du résumé en français : Times New Roman, 10, simple espace et justifié. Le résumé doit être clair, concis, et ne pas excéder 2000 caractères, espaces inclus. Il doit comporter : l’objectif de l’étude, une brève description des principales méthodes, les résultats suffisamment détaillés pour justifier les conclusions, une conclusion générale brève et claire. Mots –Clés: Times New Roman, 10, gras, italique (5 maximum)

Pour toute demande de renseignement, vous pouvez nous adresser un mail à conferences@osgeo.asso.fr

Liste des cibles de communication

Une première liste a été établie et est disponible à la page suivante

Organisme	Type	Diffusion libre?	Site web
GDR Magis	Recherche	Non	http://magis.ecole-navale.fr
Twitter	Réseaux sociaux	Oui	https://twitter.com
Google+	Réseaux sociaux	Oui	https://plus.google.com
LinkedIn	Réseaux sociaux	Oui	http://linkedin.com
Viadeo	Réseaux sociaux	Oui	http://www.viadeo.com/
LanyRD	Réseaux sociaux	Oui	http://lanyrd.com
Meetup	Réseaux sociaux	Oui	http://www.meetup.com
Georezo	Forums francophones	Oui (rubrique Géocommuniqué + Géomatique)	http://georezo.net/forum
ForumSIG	Forums francophones	Oui	http://forumsig.org
OSGEO asso fr	Blog/sites	Non	http://osgeo.asso.fr
portailSIG	Blog/sites	Non	http://portailsig.org
Geotribu	Blog/sites	Non	http://geotribu.net
GeoLibre	Blog/sites	Non	http://georezo.net/blog/geolibre/
IGN	Presse spécialisée	Non	http://www.ign.fr/institut/liste-ign-magazine
Osgeo fr	Mailing Lists	Oui	http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/francophone
OSM Talk	Mailing Lists	Oui	http://lists.openstreetmap.org/listinfo/talk-fr
SIG La Lettre	Presse spécialisée	Non	http://www.sig-la-lettre.com
Géomatique Expert	Presse spécialisée	Non	http://www.geomag.fr
Revue XYZ	Presse spécialisée	Non	http://www.xyzrevue.com
AFIGEO	Association de professionnels	Non	http://www.afigeo.asso.fr
CNFG	Association de professionnels	Non	http://www.cnfg.fr
CapDigital	Association de professionnels	Non	http://www.capdigital.com/cap-digital/a-propos/lequipe/
Gazette des communes	Association de professionnels	Non	http://www.lagazettedescommunes.com
ICA	Association de professionnels	Oui	http://opensourcegeospatial.icaci.org
La fonderie	Promotion de l'innovation	Non	http://www.lafonderie-idf.fr
Framasoft	Blog/sites	Non	http://www.framasoft.net/rubrique425.html
Le Monde Informatique	Presse spécialisée	Non	http://www.lemondeinformatique.fr/agenda/
ForumOGC France	Association de professionnels	Non	http://www.forumogcfrance.org
Osm France	Blog/sites	Non	http://openstreetmap.fr

Il reste à valider/compléter cette liste des organismes à cibler en fonction des communiqués de presse

Promotion physique lors de l'événement

Flyers et plaquette

L'ensemble du « kit classique » de l'OSGEO doit être repris pour essayer de promouvoir l'association au cours de l'événement et gagner des adhérents.

Par ailleurs, une plaquette dédiée (où sont mentionnées les sponsors) doit être imprimée. Elle doit permettre d'avoir un aperçu du programme de la journée.

Goodies

Ceux-ci sont séparés car il est prévu de solliciter le comité Osgeo-Marketing pour cette opération. Il serait possible d'avoir des tee-shirts, les DVD Live.

Nicolas Bozon a indiqué prendre le « lead » sur cet aspect, étant membre de dudit comité.

Questions ouvertes sur la communication

Centralisation des accès

Quel compte utiliser pour les actions de communication ?

Présence de OSM France et de l'Osgeo-Quebec

Il peut être intéressant de les solliciter. En fonction des retours, il serait intéressant de coordonner nos actions avec eux.

L'après-FROG

Le soir-même, un repas de manière informel pour ceux qui « font durer » le plaisir?

Quelle présence au rendez-vous SIG La Lettre de l'OSGeo ?

Un stand Osgeo est-t-il envisagé?