Nederland/bijeenkomsten/foss4g-nl-be-4

• Datum : 04-06-2024
• Tijd : 20.00-21.00
• Locatie: https://meet.jit.si/foss4g

Aanwezig:

• Erik - Secretaris NL
• Niene - Voorzitter NL
• Hans - Programmacommissie

Agenda en verslag

1. statusupdates, actielijst vorige keer
2. Call for presentations
3. Bemensing Programmacie
4. Websites

Actielijst vorige keer: verdere afstemming met het Cultuurcentrum

• Aanbieding is mondeling mee akkoord gegaan
  • Wel nog even alle zalen zijn kant opsturen ter bevestiging Niene
• Inventarisatie benodigdheden en huur spullen
  • Lijstje op Google Drive aanvullen voor 1 juli (allen)
    • Wij hebben 5 ronde statafels ter beschikking. Er zullen nog wat stoelen bij gehuurd moeten worden. Ik zal komende dagen een rondje door het gebouw doen over hoeveel stoelen dat gaat maar kan je alvast naam en website doorgeven waar wij stoelen huren, dan kan je daar zelf contact mee opnemen en mogelijk alvast een keuze maken. Als wij iets dergelijks huren dan doen wij dat bij: De groene driehoek, Tilburgsebaan 8, 5126 PH Gilze. Website: https://www.degroene3hoek.nl/.
    • Zoals ik het nu zie gaat de verdeling met tafels en stoelen per lokaal goed komen. Er zullen nog wel een aantal beamers met scherm bij gehuurd moeten worden. Wij hebben er maximaal 3 ter beschikking. Maar jullie zijn vrij om ergens anders te huren als dat voor jullie beter is.
• Catering offertes opvragen
  • Erik checkt wat Frans heeft gestuurd hiervoor (voor 1 juni)
    • Koffie/thee kan vanuit onze keuken overal naar toe geserveerd worden. Wij hebben ongeveer een 140 kopjes en schoteltjes in huis. Is het een idee als dat te weinig is uit te breiden met papieren koffiebekers die door jullie gekocht worden of dat jullie wat extra kopjes en schoteltjes bij huren? Of wordt er alleen koffie/thee geschonken in de grote zaal beneden en in de grote zaal (La Salle) op de 1e verdieping want dan zal het mogelijk wel te doen zijn.
    • Vanuit onze bar in de grote zaal beneden is het mogelijk om andere dranken zoals fris/bier/wijn te bekomen als dat wenselijk is. Alle drank die dagen moet via ons worden afgenomen. Ik kan jullie een lijst sturen met wat wij standaard aan drank in huis hebben met de bijbehorende prijslijst. Als we tegen die tijd een lijstje van dranken die jullie aanwezig willen hebben doorkrijgen dan zorgen wij dat het aanwezig is. We berekenen alleen de drank die aangesproken is.
    • Ik neem aan dat het meeste verbruik koffie en thee zal zijn. Wij vragen hier 70 cent per kopje voor om een idee te geven.
• tolk regelen voor de hoofdpodium
  • Roel gaat dit organiseren

Actielijst

• Niene heeft Frans nog even bevestiging van de verschillende ruimtes gevraagd, is nog geen antwoord op. Niene trekt dit na als er 10 juni nog geen antwoord is.
• Erik website even afstemmen: NL laten doorverwijzen naar BE.
• Hans en Kamiel alvast de tekst opzetten voor de CfP/CfW
• Google sheet wordt het draaiboek document:
  • https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Pely_8_ADOpXEzoCP8rDOu6KuJgT5a2A_JU5pF7NmtU/edit?usp=sharing