Logistique FROG2013

Logistique

Repas

Budget

L'AUC fournie, au minimum, le repas du midi ~ 10 € par personne soit 1 515 € TTC (1 415.88 € HT). 1 Entrée, 1 Plat viande, légumes, 1 fromage, 1 dessert

Possibilité de se fournir chez eux pour l'accueil + apéro-dinatoire :

• Accueil : 504.67 € HT
• Pause : 364.48 € HT
• Apéro-dinatoire : 2 257.53 € HT

Total : 5 145.00 € TTC

/!\ attention les coûuts mélangent ici le TTC et le HT.

Accueil et pauses

Café, eau, jus de fruits, thés (et 2 mini viennoiseries par personne : accueil seulement)

Apéro-dinatoire

• Pain surprise céréale et nordique, Assortiments de canapés salés, petits fours sucrés
• Punch, Bière Pression

I&S

Budget (HT)

• 2 pauses café : 1 500,00 €
• Apéritif dînatoire : 1 500,00 €
• Boissons soir : 500,00 €
• Service (3 personnes) : 500,00 €
• Livraison ,couvert, etc : 100,00 €

soit : 4 100 € HT

Accueil et Pause de 10h et 16h

• Café, thé, lait, jus de fruits bio
• Gâteaux secs maison (2 pièces par personne et par pause) : financiers, palets bretons, moëlleux citron, fondants chocolat.
• Supplément d’1 euro/pers. pour mini-viennoiseries

Apéro dînatoire du soir

• Assortiments de tramezzini
• Assortiments de mini-cakes salés
• Panna Cotta salées
• Verrines crème de concombre/tapenade
• Charcuterie
• Pain
• Assortiments de moëlleux
• Panna Cotta sucrées

Conférences

Budget

• Badges
  • Avec cordon* (90 * 54 mm) horizontal ou vertical http://www.accord-distribution.com/contents/fr/p1285_ad-porte-badge-cordon-tour-de-cou.html 200 badges = (31,90 * 2 + 10,03 ) + 14,47 = 88,30 euros prix (par boite de 100) * quantité + livraison + taxes
  • A épingle (souple) (90 x 56mm) http://www.accord-distribution.com/contents/fr/p479.html 200 badges = (14,90 * 2 + 6,69 ) + 7,15 = 43,64 euros prix (par boite de 100) * quantité + livraison + taxes
• Impressions
  • Impression badge : 10 par A4 => 20 photocopies soit 20 * 0,05 = 2 euros
  • Bulletins d'adhésion OSGEO (sans année par défaut, contrairement à http://svn.osgeo.org/osgeo/local/Francophone/Board/Adhesion/adhesion_osgeofr_2009/adhesion_2009.pdf) 100 * 0,05 = 5 euros si NB (en prenant mon tarif local http://alphacopie.com/grille-tarif/)
  • Brochure OSGEO une page (à mettre à jour) : 200 A4 NB = 10 euros
  • Tickets repas : 10 par A4 => 20 photocopies soit 20 * 0,05 = 2 euros
  • Programme : 1 A4 recto verso pliée * 160 = couleur, IGN à priori donc coût 0 euros
  • Flyers sponsors : A priori, dans le programme plutôt
  • LiveDVD / Clé USB Osgeo > Il y avait une réunion du comité marketing > voir avec Nicolas http://irclogs.geoapt.com/osgeo/%23osgeo.2013-04-10.log

Coûts selon options :

• Forte = 88,30 + 2 + 5 + + 10 + 2 = 107,30
• Faible = 43,64 + 2 + 5 + 10 + 2 = 62,64

Généralité

• pancarte pour localisation de la conférence
• scotch
• pochette en plastique pour protéger les pancartes ou les plastifier
• Imprimer le programme pour affichage salle de présentation + stand OSGeo-fr + accueil (-> IGN pour impression programmes visiteurs + affiches)

Accueil

• Prévoir une table + chaise + internet (3G ?)
  • internet quasi indispensable pour gérer les soucis potentiels d'inscription eventbrite (prévoir le code d'accès)
• badges (-> 73 badges osgeo-fr de la journée qgis (chez YJN) + couleur papier badge : blanc : visiteur, rouge : organisateur, et vert : conférencier
• 130 broches OSGeo-fr
• Sac avec badge, ticket repas, brochure OSGeo-fr, programme => plutot grosse enveloppe avec logo OSGeo-fr
• listing personne inscrite (-> eventbrite)
  • prévoir une version papier au cas où !
• 1-2 personnes (2 au début de la journée et aux pauses pour faire les adhésions)
• 1 ordinateur

Pauses

Même salle que le stand et l'accueil, en haut de l'amphi arago

• tables pour le traiteur (-> IGN)
• prise électrique + multiprises (-> IGN?)

Repas

Soit à la cantine, soit avec traiteur

• Salle ?
• Tables / Chaises ?
• prise électrique + multiprises

Stand OSGeo-fr

• 1 grand affiche OSGeo-fr et/ou un totem
• Prévoir une table + chaise + internet (3G ?)
  • si pas internet alors prévoir des feuilles d'adhésion et une caisse. Internet serait _beaucoup_ mieux en terme de gestion
• nappe noir + logo OSGeo-fr
• Goodies ?
  • badges osgeo-fr (il en reste, on peut aussi en refaire)
  • LiveDVD 6.5
• cartes de visite ?
• 2-3 personnes pour tourner sur la journée
• 1 ou 2 ordinateur portable
  • préparer une liste de projets/démo OSGeo
  • lien site OSGeo-fr
  • Doc QGIS en français
• Une (grande) affiche «Adhérez ! Pourquoi ?»

Salles de présentation

• chaises
• micro (IGN)
• bouteilles d'eau (via traiteur ?)
• 2 ordinateurs portables (->IGN ? obligé si on veut internet dessus)
• 2 vidéoprojecteurs (->IGN ok)
• Prise électrique + multiprises
• totem OSGeo-fr ?
• 2 responsables de salle (peut être une même personne qu'à l'accueil ou sur le stand)
• Chronomètres + feuilles 10 min / 5 min / 1 min restant
• Pointeurs laser ?