Logistique FROG2013
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Logistique
Repas
Les différences entre les deux :
- pauses sans rien à manger pour l'AUC vs accueil sans rien à manger pour I&S
- Apéritif dinatoire plus fournis pour I&S (et boisson soft en plus de la bière)
Les deux devis se valent en rapport de ce qui est fournie. Le choix se fera plus sur le contenu.
Comparaison des budgets
| Montant HT | Taux TVA (%) | Montant TTC | |
|---|---|---|---|
| Pause café de 8H | 504,67 | 7,00 | 540,00 |
| Pauses café de 10H et 16H | 364,48 | 7,00 | 390,00 |
| Repas plateaux du midi | 1415,88 | 7,00 | 1515,00 |
| Buffet du soir | 2257,53 | 19,60 | 2700,02 |
| Main d'oeuvre | 326,08 | 19,60 | 390,00 |
| TOTAL | 5535,02 |
| Montant HT | Taux TVA (%) | Montant TTC | |
|---|---|---|---|
| 2 pauses café | 1500,00 | 19,60 | 1794,00 |
| Livraison, couvert, etc. | 100,00 | 19,60 | 119,60 |
| Boissons soir | 500,00 | 19,60 | 598,00 |
| Apéritif dînatoire | 1500,00 | 19,60 | 1794,00 |
| Service (3 personnes) | 500,00 | 19,60 | 598,00 |
| TOTAL | 4903,60 |
AUC
Accueil et pauses
Café, eau, jus de fruits, thés (et 2 mini viennoiseries par personne : accueil seulement)
Repas du midi
Plateaux repas comprenant :
- 1 Entrée
- 1 Plat viande
- légumes
- 1 fromage
- 1 dessert
Apéro-dinatoire
- Pain surprise céréale et nordique, Assortiments de canapés salés, petits fours sucrés
- Punch, Bière Pression
I&S
Accueil et Pause de 10h et 16h
- Café, thé, lait, jus de fruits bio
- Gâteaux secs maison (2 pièces par personne et par pause) : financiers, palets bretons, moëlleux citron, fondants chocolat.
- Supplément d’1 euro/pers. pour mini-viennoiseries
Apéro dînatoire du soir
- Assortiments de tramezzini
- Assortiments de mini-cakes salés
- Panna Cotta salées
- Verrines crème de concombre/tapenade
- Charcuterie
- Pain
- Assortiments de moëlleux
- Panna Cotta sucrées
Conférences
Budget
- Badges
- Avec cordon* (90 * 54 mm) horizontal ou vertical http://www.accord-distribution.com/contents/fr/p1285_ad-porte-badge-cordon-tour-de-cou.html 200 badges = (31,90 * 2 + 10,03 ) + 14,47 = 88,30 euros prix (par boite de 100) * quantité + livraison + taxes
- A épingle (souple) (90 x 56mm) http://www.accord-distribution.com/contents/fr/p479.html 200 badges = (14,90 * 1 + 6,69 ) + 7,15 = 28,74 euros prix (par boite de 100) * quantité + livraison + taxes
- Impressions
- Impression badge : 10 par A4 => 20 photocopies soit 20 * 0,05 = 2 euros (prévoir 3 couleurs)
- Tickets repas : 10 par A4 => 20 photocopies soit 20 * 0,05 = 2 euros
- enveloppes A4 : ~ 30 €
- pancarte pour les salles : 10e de feuille A4
- pancarte "temps" pour les conférences (20mn, 10mn, 5mn, 2mn, stop) : 10 feuilles
- Programme : 1 A4 recto verso pliée * 160 = couleur, IGN à priori donc coût 0 euros
- Bulletins d'adhésion OSGEO (sans année par défaut, contrairement à http://svn.osgeo.org/osgeo/local/Francophone/Board/Adhesion/adhesion_osgeofr_2009/adhesion_2009.pdf) 100 * 0,05 = 5 euros si NB (en prenant mon tarif local http://alphacopie.com/grille-tarif/)
- Brochure OSGEO une page (à mettre à jour) : 200 A4 NB = 10 euros
- Flyers sponsors : A priori, dans le programme plutôt
- LiveDVD / Clé USB Osgeo > Il y avait une réunion du comité marketing > voir avec Nicolas http://irclogs.geoapt.com/osgeo/%23osgeo.2013-04-10.log
Coûts selon options :
- Forte = 88,30 + 2 + 5 + + 10 + 2 = 137,30
- Faible = 43,64 + 2 + 5 + 10 + 2 = 92,64
Généralité
- pancarte pour localisation de la conférence
- scotch
- pochette en plastique pour protéger les pancartes ou les plastifier
- Imprimer le programme pour affichage salle de présentation + stand OSGeo-fr + accueil (-> IGN pour impression programmes visiteurs + affiches)
Accueil
- Prévoir une table + chaise + internet (3G ?)
- internet quasi indispensable pour gérer les soucis potentiels d'inscription eventbrite (prévoir le code d'accès)
- badges (-> 73 badges osgeo-fr de la journée qgis (chez YJN) + couleur papier badge : blanc : visiteur, rouge : organisateur, et vert : conférencier
- 130 broches OSGeo-fr
- Sac avec badge, ticket repas, brochure OSGeo-fr, programme => plutot grosse enveloppe avec logo OSGeo-fr
- listing personne inscrite (-> eventbrite)
- prévoir une version papier au cas où !
- 1-2 personnes (2 au début de la journée et aux pauses pour faire les adhésions)
- 1 ordinateur
Pauses
Même salle que le stand et l'accueil, en haut de l'amphi arago
- tables pour le traiteur (-> IGN)
- prise électrique + multiprises (-> IGN?)
Repas
Soit à la cantine, soit avec traiteur
- Salle ?
- Tables / Chaises ?
- prise électrique + multiprises
Stand OSGeo-fr
- 1 grand affiche OSGeo-fr et/ou un totem
- Prévoir une table + chaise + internet (3G ?)
- si pas internet alors prévoir des feuilles d'adhésion et une caisse. Internet serait _beaucoup_ mieux en terme de gestion
- nappe noir + logo OSGeo-fr
- Goodies ?
- badges osgeo-fr (il en reste, on peut aussi en refaire)
- LiveDVD 6.5
- cartes de visite ?
- 2-3 personnes pour tourner sur la journée
- 1 ou 2 ordinateur portable
- préparer une liste de projets/démo OSGeo
- lien site OSGeo-fr
- Doc QGIS en français
- Une (grande) affiche «Adhérez ! Pourquoi ?»
Salles de présentation
- chaises
- micro (IGN)
- bouteilles d'eau (via traiteur ?)
- 2 ordinateurs portables (->IGN ? obligé si on veut internet dessus)
- 2 vidéoprojecteurs (->IGN ok)
- Prise électrique + multiprises
- totem OSGeo-fr ?
- 2 responsables de salle (peut être une même personne qu'à l'accueil ou sur le stand)
- Chronomètres + feuilles 10 min / 5 min / 1 min restant
- Pointeurs laser ?