Logistique FROG2013

Logistique

Repas

Les différences entre les deux :

• pauses sans rien à manger pour l'AUC vs accueil sans rien à manger pour I&S
• Apéritif dinatoire plus fournis pour I&S (et boisson soft en plus de la bière)

Les deux devis se valent en rapport de ce qui est fournie. Le choix se fera plus sur le contenu.

Budget

L'AUC fournie, au minimum, le repas du midi ~ 10 € par personne soit 1 515 € TTC (1 415.88 € HT). 1 Entrée, 1 Plat viande, légumes, 1 fromage, 1 dessert

Possibilité de se fournir chez eux pour l'accueil + apéro-dinatoire :

• Accueil : 504.67 € HT
• Pause : 364.48 € HT
• Apéro-dinatoire : 2 257.53 € HT

Total : 5 145.00 € TTC

/!\ attention les coûuts mélangent ici le TTC et le HT.

Accueil et pauses

Café, eau, jus de fruits, thés (et 2 mini viennoiseries par personne : accueil seulement)

Apéro-dinatoire

• Pain surprise céréale et nordique, Assortiments de canapés salés, petits fours sucrés
• Punch, Bière Pression

I&S

Budget (HT)

• 2 pauses café : 1 500,00 €
• Apéritif dînatoire : 1 500,00 €
• Boissons soir : 500,00 €
• Service (3 personnes) : 500,00 €
• Livraison ,couvert, etc : 100,00 €

soit : 4 100 € HT

Accueil et Pause de 10h et 16h

• Café, thé, lait, jus de fruits bio
• Gâteaux secs maison (2 pièces par personne et par pause) : financiers, palets bretons, moëlleux citron, fondants chocolat.
• Supplément d’1 euro/pers. pour mini-viennoiseries

Apéro dînatoire du soir

• Assortiments de tramezzini
• Assortiments de mini-cakes salés
• Panna Cotta salées
• Verrines crème de concombre/tapenade
• Charcuterie
• Pain
• Assortiments de moëlleux
• Panna Cotta sucrées

Conférences

Budget

• Badges
  • Avec cordon* (90 * 54 mm) horizontal ou vertical http://www.accord-distribution.com/contents/fr/p1285_ad-porte-badge-cordon-tour-de-cou.html 200 badges = (31,90 * 2 + 10,03 ) + 14,47 = 88,30 euros prix (par boite de 100) * quantité + livraison + taxes
  • A épingle (souple) (90 x 56mm) http://www.accord-distribution.com/contents/fr/p479.html 200 badges = (14,90 * 2 + 6,69 ) + 7,15 = 43,64 euros prix (par boite de 100) * quantité + livraison + taxes
• Impressions
  • Impression badge : 10 par A4 => 20 photocopies soit 20 * 0,05 = 2 euros
  • Bulletins d'adhésion OSGEO (sans année par défaut, contrairement à http://svn.osgeo.org/osgeo/local/Francophone/Board/Adhesion/adhesion_osgeofr_2009/adhesion_2009.pdf) 100 * 0,05 = 5 euros si NB (en prenant mon tarif local http://alphacopie.com/grille-tarif/)
  • Brochure OSGEO une page (à mettre à jour) : 200 A4 NB = 10 euros
  • Tickets repas : 10 par A4 => 20 photocopies soit 20 * 0,05 = 2 euros
  • Programme : 1 A4 recto verso pliée * 160 = couleur, IGN à priori donc coût 0 euros
  • Flyers sponsors : A priori, dans le programme plutôt
  • LiveDVD / Clé USB Osgeo > Il y avait une réunion du comité marketing > voir avec Nicolas http://irclogs.geoapt.com/osgeo/%23osgeo.2013-04-10.log

Coûts selon options :

• Forte = 88,30 + 2 + 5 + + 10 + 2 = 107,30
• Faible = 43,64 + 2 + 5 + 10 + 2 = 62,64

Généralité

• pancarte pour localisation de la conférence
• scotch
• pochette en plastique pour protéger les pancartes ou les plastifier
• Imprimer le programme pour affichage salle de présentation + stand OSGeo-fr + accueil (-> IGN pour impression programmes visiteurs + affiches)

Accueil

• Prévoir une table + chaise + internet (3G ?)
  • internet quasi indispensable pour gérer les soucis potentiels d'inscription eventbrite (prévoir le code d'accès)
• badges (-> 73 badges osgeo-fr de la journée qgis (chez YJN) + couleur papier badge : blanc : visiteur, rouge : organisateur, et vert : conférencier
• 130 broches OSGeo-fr
• Sac avec badge, ticket repas, brochure OSGeo-fr, programme => plutot grosse enveloppe avec logo OSGeo-fr
• listing personne inscrite (-> eventbrite)
  • prévoir une version papier au cas où !
• 1-2 personnes (2 au début de la journée et aux pauses pour faire les adhésions)
• 1 ordinateur

Pauses

Même salle que le stand et l'accueil, en haut de l'amphi arago

• tables pour le traiteur (-> IGN)
• prise électrique + multiprises (-> IGN?)

Repas

Soit à la cantine, soit avec traiteur

• Salle ?
• Tables / Chaises ?
• prise électrique + multiprises

Stand OSGeo-fr

• 1 grand affiche OSGeo-fr et/ou un totem
• Prévoir une table + chaise + internet (3G ?)
  • si pas internet alors prévoir des feuilles d'adhésion et une caisse. Internet serait _beaucoup_ mieux en terme de gestion
• nappe noir + logo OSGeo-fr
• Goodies ?
  • badges osgeo-fr (il en reste, on peut aussi en refaire)
  • LiveDVD 6.5
• cartes de visite ?
• 2-3 personnes pour tourner sur la journée
• 1 ou 2 ordinateur portable
  • préparer une liste de projets/démo OSGeo
  • lien site OSGeo-fr
  • Doc QGIS en français
• Une (grande) affiche «Adhérez ! Pourquoi ?»

Salles de présentation

• chaises
• micro (IGN)
• bouteilles d'eau (via traiteur ?)
• 2 ordinateurs portables (->IGN ? obligé si on veut internet dessus)
• 2 vidéoprojecteurs (->IGN ok)
• Prise électrique + multiprises
• totem OSGeo-fr ?
• 2 responsables de salle (peut être une même personne qu'à l'accueil ou sur le stand)
• Chronomètres + feuilles 10 min / 5 min / 1 min restant
• Pointeurs laser ?