Réunion irc du mercedi 9 avril 2014

Présent : Vincent, Pierre-André, Thomas, Jean-Marie, Étienne, Gérald

Excusé : Olivier, Nicolas, Frédéric, Christophe, Arnaud

Point ODJ

• Comité Finance :

La plupart des contrats sont revenus, Jean-Marc et Vincent vont commencer à lancer les facturations (déjà commencé), et à récupérer les promesses de don. Etienne propose son soutien.

• comité programme

Tous les WS sont acceptés, des désistements pour les LT ce qui fait qu'il y aura surement 10 min de communication pour eux. Nicolas a avancé le programme en ligne Le principal problème est le Keynot speaker : Henri verdier contacté, si refus alors Christophe demande à Joliveau, Gael Musquet en troisième salve Nous pouvons commencer la diffusion demain. L’utilisation de lettre pour la dénomination des salles plus adaptées dans la mesure où elles peuvent changer. Ajouter le cocktail du jeudi soir dans le programme en ligne -> djay, nico ?

• comité Com

Mise en ligne du programme : djay prêts pour l'action communication programme relance pour le compte twitter faite brochure à faire

• Comité logistique

- personne n'est présent ou en est le traiteur ? Est-ce que la réservation de la date est faite (mini), si les réservations des repas peuvent encore attendre Programme d'enrôlement de bénévoles ? Planning pour la mise en sac Pierre André fait le suivi des inscriptions de WS, avec accès EventBrite pour les nombres de places

inscription (WorkShop + Conf)

Solutions proposer sur [[eventBird|http://help.eventbrite.fr/customer/fr_fr/portal/articles/1507973-cr%C3%A9er- et-g%C3%A9rer-des-codes-de-r%C3%A9duction-et-des-codes-d-acc%C3%A8s-pour- votre-%C3%A9v%C3%A9nement] relevé par Vincent :

• A Un billet inscription-conférence tarif préinscription à 60€ [désactivé]

• B Un billet inscription-conférence tarif membre OSGeo-fr à 60€
• C Un billet inscription-conférence tarif normal à 75€
• D Un billet inscription-conférence + atelier membre OSGeo-fr à 100€
• E Un billet inscription-conférence + atelier normal à 115€

• F Un billet _caché_ inscription atelier à 40€
• G Un billet _caché_ et promotionnel inscription gratuite pour les sponsors

• Le F est un billet caché. Il n'est accessible _que_ pour les gens ayant reçu

un code spécifique et unique. On envoie ce code par mail à tous ceux qui sont déjà inscrits pour le billet A, libres à eux d'utiliser ce code ou non. Pas de possibilité de gruger, tout est géré par l'utilisateur, ça parait assez logique comme fonctionnement et on garde le groupement conf+WS.

• Pour G idem, on crée une liste de places avec des codes promo pour que les

gens s'inscrivent gratuitement aux conférences.

point keynote speaker

Henri Verdier contacter par mail (Frédéric)

Tarifs des inscriptions

Les présentateurs de WS ne paient pas la journée de workshop (mais doivent s'inscrire à la conférence s’ils veulent y participer) Les membres d'organisation paient leur inscription (au tarif OSGeo-fr si ils sont membres) En résumé les inscriptions gratuites à la conférence sont réservées uniquement aux sponsors (selon le niveau)

welcome pack ?

(préparé par Gerald, budget final à valider)

Les flyers, les goodies, des t-shirts pour l'orga Vincent soulignent que nous sommes larges, et que nous pouvons compter sur 2500 euros. Il pourrait contenir :

   * Un sac permettant de stocker l'ensemble des éléments du pack de bienvenue (orné du logo de la conférence)
   * Un exemplaire papier du programme
   * Un badge de participant à la conférence
   * Une version de l'OSGeoLiveDVD (potentiellement édité spécialement et contenant le design de Nicolas pour le background du bureau plutôt que lelogo de FOSSGIS 2014)
   * Un numéro de Géomatique Expert (300 exemplaires dispo)
   * Une brochure pour les sponsors Or à fournir par chaque sponsor