GeoCamp Lyon

GeoCamp

Le projet général :

Organisation d'un rendez vous régulier, à Lyon, des personnes intéressées par la géomatique et la cartographie au sens large, et en particulier aux solutions OpenSource et OpenData.

Résumé

• Thématique : "Géo"
• Date et lieu : Premier événement le 28 novembre 2013 à l'Antre Autre, dates suivantes : 23/01/14, 20/02/14, 20/03/14, 17/04/14
• Équipe organisation : Vincent Picavet, yjacolin
• Sponsorisation : oui
• Programme : rencontre informelle autour de présentations rapides et d'un verre
• Budget : sponsorisation +150€HT
• Statut de l'accord board OSGeo-fr : a réitérer pour accord sponsorisation

Animation

Un animateur responsable de la soirée est désigné (poste tournant !) et doit :

• Gérer les inscriptions (eventbrite)
• Animer les présentations (gérer le temps, présenter les interlocuteurs)
• Récupérer les présentations et les mettre sur le github OSGeo-fr
• Faire un petit compte rendu rapide sur la mailing list

Déroulement

• Accueil à partir de 19h
• Première partie (19h30) :
  • Introduction OSGeo-fr
  • Présentation du sponsor par l'OSGeo-fr
  • Présentation du sponsor (10 min) sur un sujet lié au logiciel libre ou la donnée libre
  • Première présentation par un participant sur un sujet lié à la géo (20 min)
  • Seconde présentation par un participant sur un sujet lié à la géo (20 min)
  • Questions/réponses avec l'assemblée et les trois présentateurs
• Seconde partie (20h45) :
  • Autoprésentation de quelques participants (présentation perso/pro, 3 hashtags, une question ouverte)
  • Apéro ouvert pour discuter de tous les sujets liés à la Géo. Suivant une (dés-)organisation type barcamp, on pourra par exemple :
  • organiser des tables de discussion thématiques
  • ... d'autres idées bienvenues

Sponsorisation

La sponsorisation d'un GeoCamp Lyon est faite selon les règles suivantes :

• Le sponsor fait une donation de 150€HT à l'OSGeo-fr par événement sponsorisé
• Il y a un sponsor unique par événement
• Il y a une liste d'attente pour la sponsorisation, les organismes n'ayant pas encore sponsorisé de GeoCamp Lyon étant prioritaires (puis par ordre de demande)
• La sponsorisation de l'événement donne droit à :
  • Mention du sponsor dans l'annonce de l'événement (Mail)
  • Mention du sponsor dans les canaux média de l'OSGeo-fr (Twitter, etc)
  • Autorisation du sponsor à communiquer sur le soutien à l'événement
  • Logo + lien + brève description du sponsor sur la page d'inscription à l'événement
  • Logo + lien du sponsor sur la page de l'événement sur le site de l'OSGeo-fr dans la rubrique ("nos sponsors présents et passés")
  • Logo du sponsor pendant l'événement
  • Présentation brève du sponsor pendant l'événement
  • Le sponsor peut placer des plaquettes sur les tables pendant l'événement
  • Le sponsor peut faire une présentation de 10 minutes pendant l'événement sur un sujet concernant des SIG libres ou des données libres (sujet soumis à approbation préalable par le bureau en cas de doute sur sa validité)

À faire

• Amener un ordinateur + internet pour prendre les adhésions OSGeo-fr
• Prendre des goodies OSGeo-fr
• Prendre affiches et brochures OSGeo-fr
• Désigner l'animateur

Procédure d'organisation

En tâche de fond :

• Fixer les dates à l'avance avec l'Antre Autre
• Définir les responsables de chaque événement
• Rechercher des sponsor
• Rechercher des thématiques et des présentateurs (1 thème par session, 2 présentations + celle du sponsor)

Avant chaque événement :

• Signer l'accord de sponsorisation
• S'accorder sur le sujet de présentation du sponsor
• Vérifier avec le trésorier que le virement du sponsor est bien effectué
• Choisir les présentateurs (2) et vérifier leur disponibilité
• Récupérer les résumés des présentations
• Créer une page d'inscription sur EventBrite avec les informations de sponsorisation et des présentations (Qui, résumé)
• Mettre à jour le site web OSGeo-fr
• Annoncer l'événement sur la Mailing List OSGeo-fr, twitter, et forwarder l'information aux autres listes (ALDIL, AFUP, Rancy, OSM-FR, OSM-Lyon…)

Le jour de l'événement :

• Le responsable accueille les participants (19h00)
• Il amène les éventuels flyers et goodies de l'OSGeo-fr
• Il s'assure du bon déroulement et des horaires (voir ci-dessus)
• Il récupère les flyers et goodies restant pour les passer au prochain animateur
• Il rédige un rapide résumé sur la mailing list
• Il uploade les présentations sur le GitHub OSGeo-fr

Liens

• http://www.lantreautre.fr
• Carte : http://osm.org/go/0Asp6oDsB
• Première édition : https://www.eventbrite.fr/e/billets-geocamp-lyon-novembre-2013-9010772463
• Sondage sur la première édition : https://docs.google.com/a/osgeo.asso.fr/forms/d/1sAblIONZCpElkeBx2r_GQLZQRYAZi-Q4LYSMmxtmGAQ/viewanalytics