Nederland/bijeenkomsten/bestuur-5

OSGeo.nl bestuursvergadering 28 november 2013 Amersfoort

Zie attachment voor Agenda: File:Osgeonl-board-meeting-28nov2013.pdf

Verslag

	OSGeo.nl Bestuursvergadering (IRL)
	
	Datum:  28 november 2013
	Tijd: 12:00-14:15
	
	Plaats: "De Observant" - Amersfoort - tijdens GIN-10jaar-congres
	
	Aanwezig: Gert-Jan (voorzitter), Barend, Steven, Just (notulen), 
	Raymond Nijssen (later, alleen voor OSGeo.nl Dag)
	
	Agendapunten
	* besluiten en behandeling
	
	Infrastructuur
	Mailadressen  @osgeo.nl
	Hosting
	* Steven: overdracht domein via Wim Blanken
	* Steven: hosting op naam Stichting
	
	3 Website redesign
	* met (hosted) Wordpress
	* GJ: functioneel ontwerp, geeft aan Just 
	* Just: contact Gabriel
	* Steven: designer, vragen aan community
	
	Wiki opschonen
	* WIki blijft voor inhoudelijke zaken
	
	Basecamp/GoogleDocs/Dropbox/Apache Meetings
	* Allen (besluit): Google technologie inzetten: docs, hangouts etc
	
	Meetup
	* lastig te combineren
	* Just: kijkt of er een minimale mogelijkheid is (zonder aanmelden bijv.)
	* Just: inloggegevens verzamelen, Twitter, Meetup, en versleuteld beschikbaar stellen
	
	Conference  stuff
	
	* Later
	-https://github.com/barryrowlingson/foss4g
	-https://eldarion.com/symposion/
	
	Communicatie
	- Mailinglijst aanleggen (obv inschrijvingen 2012 en 2013)
	* GJ: Google Doc spreadsheet contacten aanleggen, opt out
	
	- Nieuwsbrief
	* 2-jaarlijks, jaarverslag, naar beide lijsten (DUtch en GDOc) met opt-out
	
	- Nieuws  op  de  OSGeo.nl  site
	* via Wordpress nieuwe site
	
	- Een  beginnersgids  voor  open  source  geïnteresseerden  (+Live  USB?)
	* goed idee, denk aan doelgroepen, tabel
	* GJ: high-overview, anderen laten invullen, bijv. Bart OSGeo.org, DE WEGWIJZER!!
	
	- Info  over  de  s;ch;ng  OSGeo.nl  (statuten,  bestuur  etc.)
	
	Financiën
	- Bankrekening  (toegang  GJ?)
	* Internetbankieren: Barend geeft iedereen van bestuur toegang 
	
	- KvK
	* Barend: geregeld, adreswijziging naar secretaris (Just)
	* Barend: opzet begroting, verder uitwerken voor 2014
	
	- Afhandeling  OSGeo.nl dag
	* Heel dicht bij break-even
	
	- Sponsoring
	* Steven: 2xGold + 3x Zilver totaal 3500,-
	* Beloftes invullen (op site)
	* Fakturatie: moet op staan wat geleverd wordt
	* Allen: Sponsorplan reviewen 
	* Verslag: volgens FOSS4G 2013 stramien (GJ+Raymond)
	* Algemeen: opmerkingen: te duur, te ver, tijdstip (najaar) lastig
	* Early-bird korting
	* Prominentere plek sponsors
	* 2014 Dag: moeten organizing committee hebben
	* PR kant moet eerder en gestructureerder en gecoordineerder
	* Organizing committee, moet plm 5 mensen zijn, moet eind jan 2014 bekend zijn
	* Oproep: via Dutch en anderen
	* Draaiboek, dag tot dag
	* deel via CFP en deel invited talks
	* OTB credits geven
	* GJ: foto's aanmaken op Flickr
	
	- Nieuwjaarsborrel 
	* weekend 11 jan met OSM!
	
	- Jaarrekening Rol  
	* Moet binnen 6 maanden na kalender jaar (voor juli 2014)
	* Secretaris (Just) moet ook Eng. vertaling richting OSGeo.org
	* GJ: OTB stuurt rekening stuurt credit/debit rekening naar OSGeo.nl
	
	- OSGeo.nl tav  projecten
	* Distributie  Top10nl (Geopackage  /  Spa;alite  ipv  fGDB)
	* dag in voorjaar: klusdag, Top10NL+BAG
	* Openstreetmap 
	
	- Contact	met andere open	source clubs
	* HCC-­‐SIG open source
	* Typo3	/Gemeente  Ede
	* Python  User	  Group
	
	- Externe  conferenties  (CfP’s  etc.)
	* FossGIS:  19  –  21  maart  Berlin.  CfP  eindigt  30	  nov.  Of  5  minuten  litghning talk
	* Geo-­‐event  –  18  en  19  maart  –  Houten  (CMedia)
	* Overheid  en  ICT  – 9  en 10  april
	* Foss4G-­‐EU 15  – 17 juli Bremen
	* Foss4G  8  –	13  sept  Portland
	* GeoBUZZ  –  november  2014 (GIN  &  GeoBusiness)
	* State  of  the  Map  2014  (najaar)
	
	- Sponsoring  (met  Raymond?)
	* Status  sponsorplan  (incl.  belas;ngaspecten)
	* Huidige  stand  sponsors
	* Afspraken
	* Leads  (Geodan  CAP  Gemini  etc.)
	* Persberichten Terugblik  OSGeo.nl  dag  (met	  Raymond)
	* Adhv  enquete  (zie  dropbox)
	*  Eigen  indrukken
	* Vergelijking	  met  Nottingham
	* Organisatorische  aspecten  (Raymond  &  GJ)
	* Verslag  op  site OSGeo.nl  dag  2014
	* Voorjaar  of	  najaar
	* Locaties/samenwerkingen
	* Oproep  voor  organisatiecomité