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RFC Organisation de l'OSGeo-fr

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Introduction

Le présent document a pour objectif de préciser l'organisation de l'association OSGeo-fr. Elle détermine sa structure, les différents membres qui la composent, leurs droits et enfin comment l'association est gérée. Ce document hérite du contenu des statuts. Toutes les autres RFC héritent du contenu de cette RFC.

Structure de l'OSGeo-fr

Organisation

L'organisation de la représentation francophone est structurée de la même manière que les missions. À la tête de la représentation, le président dont le rôle est défini à la section suivante. Pour chaque mission une commission est créée avec à sa tête un chef de commission. Les commissions pourront être structurées elles-mêmes en projets avec éventuellement un chef de projet en fonction de l'importance et du nombre de contributeurs.

Les trois commissions sont :

  1. Commission "communauté libre"
  2. Commission "données libres"
  3. Commission "logiciels libres"

Les personnes qui participent à l'OSGeo-fr peuvent être séparées en trois profils types distincts : les participants, les membres-adhérent et les membres du Bureau. Un contributeur peut ne pas être membre-adhérent bien qu'il participe aux travaux de l'OSGeo-fr. Un membre n'est pas forcément contributeur. Un contributeur est une personne qui participe à un projet de l'OSGeo ou de l'OSGeo-fr. Ces trois profils types ne donnent pas de droits supplémentaires au niveau de l'association hors ceux définies dans les statuts.

Catégories

 Voir la page de discussion pour la hiérarchisation des membres en 'participant', 'membre' et 'membre du bureau'.

L'OSGeo-fr est structuré en participant, membre et membre du bureau. Ces profils sont constituées de personnes physiques. Les personnes morales (c'est à dire les sociétés privées et collectivités publiques) ont la possibilité de participer à la communauté de diverses manières (support technique, financier, autres). La section suivante définit ce qu'on entend par ces différents "profils".

La communauté OSGeo-fr est ouverte à tous les membres de la communauté géomatique francophone. Nous ne faisons aucune discrimination sur l'âge, l'origine, le sexe, la nationalité, la religion, ou autre.


Définition

Participant
Membre

En tant que membre de la communauté OSGeo-fr, vous vous devez d'agir en respect des buts de la fondation OSGeo ainsi que de la communauté OSGeo-fr, d'une manière professionnelle et responsable. Vous vous devez traiter les autres membres avec respect et courtoisie. Les activités de la fondation et donc de la communauté OSGeo-fr doit se faire dans un esprit ouvert et de consensus.

Membre du bureau
Président

La mission principale du président, en accord avec le local chapter guideline, est de faire le lien avec l'OSGeo, rapporter annuellement l'état d'avancement des missions de la représentation, il représente l'OSGeo. D'autres missions peuvent lui être attribuées par la représentation. Il gère la représentation pour que celle-ci fonctionne au mieux. Il est le point central pour toute question relative à l'OSGeo-fr.

  • Trésorier :

Il propose et gère le budget, rend compte à la communauté des dépenses lors de l'assemblé générale annuelle. Il collecte et gère les adhésions. Il recherche et gère toute forme de financement possible : subvention, sponsorisation, .... Cette tache ne lui incombe pas spécifiquement, l'association sera très heureuse de recevoir toute forme de soutient ;)

Chefs de commission
  • Chef de comité Organisation :

Aide le président dans la gestion de l'asso, organise la présence de l'OSGeo-fr dans les divers salons en fonction des possibilités (humaine et financière).

  • Chef de comité Logiciel :

Il est un point de référence pour toute question relative à un projet lié à la problématique des logiciels (traduction de doc, du logiciel, démo, etc ...). Il peut initier des groupes de travails mais son travail principal est de s'assurer que les groupes de travail avance correctement et tente de résoudre les problème technique et financier auquel chaque groupe pourrait avoir à faire face.

  • Chef de comité Données :

Même tache que le chef de comité Logiciel, mais pour les données : création, libération, ...

Chefs de projet

Le chef de projet est une personne qui a en charge la gestion d'un projet spécifique, il est le point de contact pour toute question relative au projet, c'est lui qui rend compte au responsable du comité auquel il appartient.

Support financier (titre à définir)

Seules les sociétés peuvent apporter un soutien financier à l'OSGeo-fr quand cela sera pris en compte. Cette catégorie ne donne aucun droit supplémentaire. Pour toutes questions relatives à ce sujet se conférer à la RFC 'sponsorisation de l'OSGeo-fr'.

Droits, caractéristiques et responsabilités

Chacun de ces profils peuvent être décrit en termes de caractéristiques, droits et responsabilités :

  • Nécessité d'éligibilité : qui peut être membre de cette catégorie.
  • Droit de nomination : quels droits leur sont données pour nommer de nouveaux membres.
  • Droit de vote : quels droits sont donnés pour les votes.

Les différents rôles et leurs droits sont décrit ci-dessous.

  • Participants
    • Droit de vote : aucun
    • Droit de nomination : aucun
    • Nécessité d'éligibilité : aucune
  • Membres de l'association
    • Droit de vote : vote pour l'élection du président de l'OSGeo-fr, des chefs de comité.
    • Droit de nomination : aucun
    • Nécessité d'éligibilité : doit être membre de l'association.
  • Membres du Bureau
    • Droit de vote : les mêmes que les membres de l'association + choisissent les chefs de projet, vote les RFC.
    • Droit de nomination : peut nommer un chef de projet.
    • Nécessité d'éligibilité : identique aux membres + être élus lors des élections annuelles.

Gestion de l'organisation

L'OSGeo-fr est géré par les membres du bureau en fonction des règles qui ont été définie par la communauté. Ces règles sont élaborées et modifiées dans le cadre d'un processus d'écrit ici.

Décision

Les RFC pourront être crées, modifiées et présentée par tous membres de l'association.

Toutes autres décisions, modifications et votes de RFC ne peuvent être entreprises que par les membres du Bureau en fonction du consensus qui s'en dégage. Les membres du Bureau ont le dernier mot en cas de désaccord. Les membres du Bureau peuvent demander l'organisation d'un vote sur un sujet précis dans le cas où un consensus ne se dégage pas sur un sujet. Le fait de demander l'organisation ou non de ce vote ne tient qu'à eux. Bien entendu, l'ouverture d'esprit et le consensus doivent être de mise au sein de la communauté.

Question : Pourquoi ne pas se conformer à un vote plutôt qu'à une décision "d'autorité" du Bureau dans la mesure ou le résultat du vote et légal et ne met pas en danger l'association (finance ou autres), c'est un risque potentiel de dérives ? (Ludovic)

Le Bureau se doit de lancer la discussion sur la liste pour recueillir les avis des membres de la communauté, éventuellement un groupe de travail peut être mis en place afin que celui-ci publie une proposition après échange des personnes qui font partie de ce groupe de travail. Toute personne membre de la communauté peut faire partie du groupe de travail qui l'intéresse.

Les RFC

L'organisation de la Représentation Francophone fait l'objet d'une RFC, à ce titre elle pourra être modifiée après un vote à la majorité.

Proposition d'une RFC

  • Qui : Toute personne membre de l'association peut proposer une RFC ou demander l'aide à la rédaction d'une RFC suite à un besoin.
  • Comment : La RFC est écrite sur le wiki dans la section adéquate par la communauté. Lorsque celle-ci est considérée comme terminée, elle est proposée officiellement au bureau pour vote.
  • Quand : Une RFC peut être proposée à n'importe quel moment. Le bureau se réserve le droit de choisir le moment le plus opportun pour procéder au vote de cette RFC. Cependant la période entre la proposition de la RFC et son vote ne doit pas excéder trois (3) mois sauf accord avec les rédacteurs de la RFC et le Bureau.

Modifications d'une RFC

Mode opératoire :

  • Une RFC précisant la nouvelle organisation est rédigée. Le président et ses rédacteurs décident du moment où la RFC est considérée comme finale.
  • La procédure d'élection est lancé comme déterminé dans la RFC 'Rédaction et vote des RFC').

Les Projets

L'OSGeo-fr prennant de l'importance et étant amené à entreprendre des projets dont l'ampleur sera de plus en plus importante, il semble important d'établir un cadre pouvant servir de base pour tout projet mis en place par l'OSGeo-fr. Cette section a donc pour but d'établir une trame afin, d'une part d'éviter toute contestation (notamment dû à des oublis de partenaires ou d'acteurs) et d'autre part de responsabiliser ces mêmes acteurs afin qu'ils se manifestent si le projet les intéresse. Il s'agit d'établir une période de débat définit dans le temps afin d'éviter d'y passer un temps infini sans pour autant trop se précipiter. Cela nécessite donc une réflexion en amont du projet.


Un projet émerge :

  • Une annonce sur la liste générale Francophone de l'OSGeo-fr présentant le projet, ses objectifs ;
  • Une page sur le wiki de l'OSGeo-fr présentant ce même projet (cette présentation pourra être complétée au fur et à mesure de la phase de discussion) ;


Cette présentation doit contenir :

  • le but du projet ;
  • tout lien nécessaire a sa compréhension ;
  • le lien vers une liste particulière du projet pour pouvoir s'y inscrire (si une liste est établi, TOUTE information liée au projet doit y figurer, cela implique que toute information orale entre différents acteurs du projet devra nécessairement faire l'objet d'un message sur cette liste, si aucune liste n'existe alors les échanges devront se faire sur la liste générale Francophone) ;
  • un calendrier prévisionnel si possible et si nécessaire ;
  • tout élément jugé intéressant pour ce projet.

Chaque projet avant d'entrer en phase plus « opérationnelle » devrait afficher un temps de réflexion afin que tous les acteurs intéressés puissent se manifester et exprimer leur vision sur ce projet, leur implication et toutes demandes particulières. Au terme de ce temps, une personne devrait être désignée comme porteur de ce projet avec comme mission :

  • de faire un récapitulatif des échanges sur ce projet à mettre sur le wiki (cela peut avoir été réalisé au fur et à mesure des échanges en mettant à jour la page de présentation du projet) ;
  • et notamment d'établir si au vu des échanges ayant eu lieu le projet est acté ou abandonné.

A partir de là le projet peut entrer en phase opérationnelle et suivre une organisation propre au projet en lui même (cette organisation devrait faire l'objet d'une page sur le wiki avec en particulier les acteurs, le calendrier, les lieux, etc)