Reunions FROG2013

Réunions organisation du FROG 2013

Compte-rendu de la réunion IRC Communication du jeudi 20/12 (21h06-22h03)

(Ce document est un brouillon)

L'ODJ de la réunion est consacré au Comité Communication :

• état d'avancement du site
• préparation des divers appels (communication, sponsoring).

Participants présents :

• Yves Jacolin
• Thomas Gratier
• Etienne Delay
• Christophe Tufféry

Un Pad sur Framapad Lite est ouvert pour la prise de notes http://lite.framapad.org/p/ALS6BpywYB. Il n'y a pas d'ODJ précis. Pour commencer, il est propose de revoir le doc Communication_FROG2013 et balayer les divers points

1. Etat d'avancement du site Web
   • Une discussion est engagée sur la proposition faite par V. Picavet sur la gestion des domaines.
   • Cette proposition est votée à l'unanimité.
   • Il est proposé der relancer G. Fenoy et N. Bozon pour verrouiller à nouveau le site
   • Il est indiqué que dans le communiqué de presse que les RSLL ont envoyé ce jour et transféré par V. Picavet, le site de FORG (frog.osgeo.fr) est cité. Le site doit donc évoluer rapidement.
   • Une V1 du contenu du site sera préparée pour la semaine du 7 janvier et validée pour fin janvier dernier délai
   • Après discussion, le calendrier suivant est acté mais il doit être absolument respecté :
     • 12 janvier : V1 du site publiable
     • fin janvier : V2 du site
   • Le site ouvrira avec les informations générales dans un premier temps et sera enrichi ensuite.
   • Une remarque a été faite concernant l'ajout des noms des sociétés et organismes qui ont/vont participé à l'élaboration du site et/oui qui l'hébergent :
     • Ajouts en bas des pages du site statique : "Design par Cartogenic hébergé par Geolabs"
     • ajouter le copyright pour la carte en fond (OpenStreetMap)
   • Répartition des tâches par rubriques du site :
     • Accueil : T. Gratier
     • À propos : T. Gratier
     • Programme : T. Gratier + Y. Jacolin
     • Inscription : T. Gratier
     • Sponsors : T. Gratier
     • Accès : ?
   • Y. Jacolin propose de faire une relecture critique du site
2. Préparation des divers appels
   • Appel à communications :
     • fin janvier : sortie de l'appel à communications (avec V2 du site)
     • l'appel à comm devait être validé la dernière semaine de 2012
     • diffusion de l'appel : décalée à la semaine 5 de 2013, juste après la mise en ligne de la version validée du site (cf. ci-dessus pour les dates de sortie du site)
   • début février : ouverture des inscriptions : les simulations de prix mises sur le wiki donnent une idée des coûts et de ce qui serait à payer aux sites utilisés (Eventbrite et/ou Amiando); à reprendre parce que la présentation des chiffres n'est pas très claire
   • diffusion du communiqué de presse : préparé pour les RSLL (diffusé ce jour par RSLL). Reprendre le texte et le diffuser sur les réseaux : Georezo, Portailsig
   • diffusion prévue pour la semaine 2 (T. Gratier s'en occupe)
   • Sur les adresses mail incluses dans le site :
     • les adresses sponsorisation at osgeo.asso.fr et conferences@osgeo.asso.fr existent déjà
     • l'adresse conferences at osgeo.asso.fr sera utilisée pour l'appel à communications
     • l'adresse de T. Gratier à rajouter dans le groupe conferences@osgeo.asso.fr
     • l'adresse de C. Tufféry est rajoutée dans l'adresse sponsorisation@osgeo.asso.fr
   • Appel à sponsoring :
     • doit officiellement sortir la semaine 5 de 2013
     • dans les faits des sponsors sont déjà pré-identifiés

Prochaine réunion IRC communication : le jeudi 17 janvier

22/11/2012

• Log IRC 22/11/2012 (format ODT)

Compte-rendu de la réunion sur l'IRC jeudi 22/11 (20h-21h07)

• L'ODJ de la réunion est le suivant :
  • état d'avancement général de la préparation de FROG 2013 : liste des tâches et rappel des noms des responsables, tâches déjà réalisées, points acquis, problèmes rencontrés (le GoogleDoc est à consulter avant la réunion)
  • pointage des tâches à réaliser et de leur position sur le calendrier
  • questions posées sur la liste Osgeo-fr
  • date des prochaines réunions sur l'IRC
  • divers

• Participants présents :
  • Yves Jacolin
  • Vincent Picavet
  • Thomas Gratier
  • Nicolas Bozon
  • Etienne Delay
  • Christophe Tufféry

• Participant absent excusé :
  • David Martinez Morata

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Début de la réunion : 20h00

• La réunion est ouverte par C. Tufféry.
• Il est décidé de faire un compte-rendu et de diffuser le log de la réunion sur la ML.
• Un rappel est fait à l'ODJ diffusé sur la ML [1]

1. Etat d'avancement général de la préparation de FROG2013

• C. Tufféry vérifie si tout le monde a vu la liste des tâches et les noms des responsables
• Il est proposé que chaque chef de comité fasse le point sur son comité

2. Comité Finances (V. Picavet)

• Peu d'éléments à annoncer.
• Sur le projet de budget prévisionnel qui a été diffusé, il fait part de sa principale inquiétude sur le montant global.
• La question est posée de savoir si les 4 sponsors déclarés le sont vraiment ou pas encore.
• Il est précise que
• Pour le moment, les repas doivent être payés par les participants. Ce poste budgétaire est donc à soustraire du montant global des dépenses. Mais si le montant des apports des sponsors le permet, il pourra être envisagé de prendre à la charge du budget ce poste de dépenses.
• Le montant du repas devrait être inférieur à 20€ par personne (de l'ordre de 14€).
• Les autres inconnues sont :
  • le coût de l'assurance pour les locaux (Y. Jacolin a pris contact avec l'assurance mais sans réponse pour l'instant)
  • le coût du gardiennage pour les heures après 17h ou 18h.
  • le coût définitif des repas sera fixé dès que sera validé l'accès aux deux salles de l'IGN et que l'institut peut fournir des prix précis pour les repas.

• V. Picavet a jusqu'à mi-décembre (S 48 dans le calendrier du GoogleDoc) pour obtenir les informations auprès de l'IGN.
• Selon le montant des sponsorisations à mi-janvier, juste avant le début des inscriptions, il sera décidé d'offrir ou pas les repas aux participants
• Les premières dépenses devront être engagées en fonction des besoins des autres comités. Selon ces besoins, il faudra décider des sommes qui peuvent être engagées.
• N. Bozon propose de demander à l'OSGeo-marketing les goodies OSGeo (teeshirts, etc.) Comme il fait partie du Comité OSGeo-Marketing, cela devrait faciliter l'obtention des goodies. Après échange, (plus tard dans le log de la réunion) la demande à l'OSGeo-marketing est actée. N. Bozon s'en occupe.
• Du coup, on peut supprimer la ligne "Goodies" des postes de dépenses du budget.
• Pour les autres points du Comité Finances, les tâches sont indiquées dans le GoogleDoc.

3. Comité Communication (T. Gratier et D. Martinez Morata)

• Peu de choses ont été faites, à part un début de diffusion de l'info sur certains sites
• N. Bozon indique qu'un site web a déjà été préparé (logo, pages essentielles). La mise en ligne devrait intervenir très rapidement.
• C'est un CMS, basé sur Trac (html5 et css3), auquel tous les responsables de comités pourront s'inscrire et éditer leurs pages
• Plusieurs échanges concernent l'hébergement et les outils de gestion de développement (Git, Trac, SVN etc.).
• OSGeo-fr dispose d'un hébergement mutualisé chez OVH, mais ne permet pas l'hébergement de Trac.
• GeoLabs héberge la maquette : la base peut être hébergée puis redirigée vers une adresse de type frog2013.osgeo.fr.
• N. Bozon propose d'envoyer dès le 23/11 l'url sur la ML
• T. Gratier doit faire le tour des personnes concernées la semaine prochaine (S48).
• Sur les relations avec SIG LL, T. Gratier demande ce qu'assure SIG LL comme communication de FROG2013 : pour l'instant on l'ignore
• N. Bozon propose d'utiliser EventBrite pour les inscriptions. Après vérification qu'EventBrite permet d'éditer des factures, cette proposition est retenue.
• Y. Jacolin souligne que le plus gros du travail de communication va devoir être fait dans les prochaines semaines même si la communication est une tâche permanente jusqu'à l'événement. Cela implique de travailler sur ce domaine (site, membres du comité de programme, diffusion sur les réseaux, etc.) sans attendre que le programme soit défini en détails.
• T. Gratier doit avancer sur le domaine de la communication, V. Picavet et Y. Jacolin peuvent intervenir en appui si besoin. T. Gratier s'engage à diffuser un message sur la ML avant la fin de la semaine prochaine (S48).
• V. Picavet s'occupe des liens avec SIG LL.
• C. Tufféry propose une réunion IRC spécialement consacrée à la communication vers le 15-20/12 (S 50 ou 51).
• V. Picavet insiste pour utiliser le GoogleDoc et assurer la gestion des tâches dans cet outil qui permet de voir comment avance le projet.

4. Comité Programme (E. Delay)

• L'appel à participation doit commencer en janvier et finir en mars (voire en février s'il le faut).
• Sur le type de présentation, les présentations ne devront pas être orientées en fonction d'un sujet. Elles pourront porter sur les SIG OS en général.
• L'événement comportera bien deux sessions : une session thématique et une session technique. Il faut bien dissocier les deux. Il y aura deux publics en partie distincts à cause de l'éloignement des deux salles : il ne sera pas vraiment possible de changer de salle entre deux communications.
• Concernant le comité de programme il est proposé que ce comité soit composé de 7 personnes. Ce comité sera chargé de se prononcer sur les communications proposées.
• Après avis, il est retenu que ce comité sera mixte, composé de professionnels, d'universitaires, d'institutionnels. Il devrait y avoir des utilisateurs pour les aspects thématiques (de domaines métiers différents si possible) et des développeurs pour les aspects techniques.
• On peut déjà proposer directement à des individus d'en faire partie.
• L'appel à communications des Rencontres SIGLL est déjà sorti [2]

5. Comité Logistique (Y. Jacolin)

• Y. Jacolin n'a rien de particulier à dire pour l'instant.
• V. Picavet doit confirmer avec l'IGN la disponibilité des deux salles.
• V. Picavet propose un prestataire (traiteur). Après échange, la demande d'un devis à ce prestataire est actée. Y. Jacolin et V. Picavet s'en occupent.

6. Autres points :

• RAS

L'ODJ est fini.

• Prochaine réunion d'ici 15 jours (S. 49) et rappel d'une réunion spéciale sur la communication en S. 50 ou S. 51.

* Fin de la réunion : 21h07