Difference between revisions of "Accueil FROG2013"
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| Line 1: | Line 1: | ||
== A propos == | == A propos == | ||
| − | Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013». | + | * Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013» (RSLL). |
| + | * A la suite d'un vote, le nom retenu pour cet événement est FROG. | ||
| − | == Thématique == | + | Sous-pages : |
| + | * Communication : [[SIGLibre_SIGLL2013_communication]] | ||
| + | * Comité de programme : [[Comit%C3%A9_de_programme_FROG2013]] | ||
| + | * Finances : [[FROG2013_finances]] | ||
| + | * Logistique : [[FROG2013_logistique]] | ||
| + | * Code sprint : [[sprint_FROG2013]] | ||
| + | * Retour d'expérience [[FROG2013_retourXP]] | ||
| + | |||
| + | === Thématique === | ||
Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc | Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc | ||
| − | == Grandes lignes == | + | === Grandes lignes === |
* 1 journée | * 1 journée | ||
| Line 13: | Line 22: | ||
* 150 personnes | * 150 personnes | ||
| − | == Contenu == | + | === Contenu === |
* 1 plénière | * 1 plénière | ||
| − | * | + | * Communications 30 min (20mn pour les présentations + 10mn pour les échanges avec la salle) |
| − | * 1 salle généraliste | + | * 1 salle pour la session généraliste |
| − | * 1 salle technique | + | * 1 salle pour la session technique |
| − | * | + | * des pauses pour échanges et discussions |
| + | * Pas de stand | ||
| − | + | === Lieu et prestations === | |
| − | |||
| − | |||
| − | + | * IGN, Saint-Mandé | |
| − | |||
| − | * | ||
* Petit déjeuner | * Petit déjeuner | ||
* 2 Pauses café | * 2 Pauses café | ||
| − | * communication associée aux | + | * communication associée aux RSLL |
| − | |||
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| + | * Repas : 2 hypothèses : | ||
| + | ** repas proposé à 14€ / personne au restaurant de l'IGN | ||
| + | ** repas offert par l'évènement | ||
| − | + | === Équipe d'organisation === | |
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| − | * | + | * Responsable de projet : [[User:Ctuffery|Christophe Tufféry]] |
| − | * | + | * Organisation : voir doc chapitre plus bas. |
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| − | |||
| − | |||
== Planning prévisionnel == | == Planning prévisionnel == | ||
* Juillet | * Juillet | ||
| − | ** Formation d'une équipe de responsables | + | ** Formation d'une équipe de responsables : OK |
| − | ** Identification de l'équipe d'organisation | + | ** Identification de l'équipe d'organisation : OK |
* Septembre | * Septembre | ||
| − | ** Dossier d'avant projet soumis à la communauté | + | ** Dossier d'avant projet soumis à la communauté : en cours |
| − | ** Vote | + | ** Vote du nom : OK. Le nom retenu est FROG |
* Octobre | * Octobre | ||
| Line 97: | Line 64: | ||
** Constitution du comité de programme | ** Constitution du comité de programme | ||
| − | * | + | * Novembre - Décembre |
** Mise en place d'un système de vote pour les propositions | ** Mise en place d'un système de vote pour les propositions | ||
| − | * Janvier | + | * Janvier-Février |
| − | ** | + | ** Date limite de l'appel à sponsors |
| − | ** | + | ** Lancement de l'appel à communication |
| − | * | + | * Avril |
| − | ** | + | ** Date limite de l'appel à communication |
** Ouverture des inscriptions | ** Ouverture des inscriptions | ||
| − | * | + | * 10 juin 2013 (à confirmer) |
| − | ** L'évènement ! | + | ** L'évènement FROG ! |
* Juin 2013 | * Juin 2013 | ||
| Line 124: | Line 91: | ||
** T-shirts | ** T-shirts | ||
** fourniture diverses | ** fourniture diverses | ||
| + | ** (Traiteur ?) | ||
Total 6500€ | Total 6500€ | ||
| Line 131: | Line 99: | ||
* Sponsors Or | * Sponsors Or | ||
| − | * | + | * Sponsors Argent |
* Sponsors Bronze | * Sponsors Bronze | ||
| Line 144: | Line 112: | ||
* et original | * et original | ||
| − | Les noms proposés : | + | Les noms qui ont été proposés : |
* FOSS4G-FR | * FOSS4G-FR | ||
* FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique | * FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique | ||
* Rencontres SIGLibre | * Rencontres SIGLibre | ||
* Géolibre | * Géolibre | ||
| − | |||
| − | |||
| − | |||
* OSForFrance (OS4France) | * OSForFrance (OS4France) | ||
* OSGIS Forum | * OSGIS Forum | ||
| + | * OS4GIS (OS for GIS) | ||
| + | |||
| + | Après le vote organisé du 21 au 28 septembre, le nom retenu est FROG. | ||
== Logo == | == Logo == | ||
| − | * | + | * Le nom retenu pour l'événement est FROG. |
| − | Le | + | * Des propositions de logo sont fournies ci-dessous. Il s'agit d'une grenouille "géospatiale". |
| − | * | + | Il est nécessaire de voter pour choisir le logo, le vote est ouvert du dimanche 09/12/2012 au mardi 11/12:2012 en allant sur http://framadate.org/jteyor1wnaqkimv9 |
| − | * | + | Le temps de vote est court car SIG la Lettre pourra communiquer dessus et le délai pour rendre "une copie" est le mercredi 12/12/2013 |
| − | + | * D'autres propositions de logo sont les bienvenues | |
| + | |||
| + | [[File:RECHERCHEs_2.jpg]] | ||
| + | |||
| + | B12 | ||
| + | [[File:FROG-Logo-Proposal1.png]] | ||
| + | |||
| + | B13 | ||
| + | [[File:FROG-Logo-Proposal2.png]] | ||
| + | |||
| + | == Questions ouvertes == | ||
| + | |||
| + | Les questions suivantes doivent encore être éclaircies. Les débats se font sur la mailing list francophone, nous vous invitons à y participer. | ||
| + | |||
| + | * Repas midi : traiteur, restau ENSG ou pas de repas ? | ||
| + | * Affiner les niveaux de sponsorisation | ||
| + | * Système de réservation côté OSGEO fr, partagé SIGLL, externe (type Amiando ou EventBrite)? | ||
| + | * Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)? | ||
| + | * Proposition de planning (cf. document ci-dessous) | ||
| + | |||
| + | Posez ici (et sur la mailing list) les questions qui vous taraudent, on y apportera les réponses. Cela servira de FAQ, de pistes de réflexion, avant d'intégrer les réponses dans le projet global. | ||
| + | |||
| + | * Q : Le nom a t-il été décidé ? | ||
| + | * R : Le nom doit être voté par la communauté en septembre | ||
| + | * R : Le nom retenu à l'issu du vote est FROG | ||
| + | |||
| + | '''Idées et remarques diverses :''' | ||
| + | |||
| + | Apportez ici vos idées et remarques en vrac, ou commentez sur ces idées, avant qu'on les classe et qu'on les intègre dans le projet global. | ||
| + | |||
| + | * Faire des ateliers pendant les trois jours des RSLL par la suite | ||
| + | -> Il y a déjà des ateliers pendant les RSLL, notamment sur le libre, l'idée de les renforcer sera portée à l'équipe des RSLL | ||
| + | |||
| + | * est ce qu'il faut définir un thème pour faire un appel pour les communications orales? Le côté positif, c'est que c'est plus facile de cerner les communications, mais cela peut détourner certain de contribuer à cette journée. | ||
| + | |||
| + | == Projet d'organisation de l'événement FROG2013 == | ||
| + | Le projet d'organisation de l'événement FROG2013 est disponible ici : [[Media:FROG_07112012.pdf]] | ||
| + | * Ce projet peut encore évoluer mais les principes généraux en sont arrêtés. | ||
| + | |||
| + | === 1. Contexte du projet === | ||
| + | * Lors des rencontres SIG La Lettre 2012, des échanges entre des membres de la communauté francophone de la géomatique libre et les organisateurs des RSLL ont eu lieu. | ||
| + | * Le projet a émergé d'organiser un événement spécifiquement consacré à la géomatique libre francophone en liaison avec les prochaines RSLL en juin 2013. | ||
| + | * Des discussions sur ce projet ont eu lieu sur la liste francophone de l'OSGeo. | ||
| + | * Les échanges peuvent être consultés ci-dessus. | ||
| + | * Une équipe d'organisateurs a été constituée après un appel à participation. | ||
| + | * Cette équipe regroupe les personnes qui se sont déclarées intéressées pour participer bénévolement à l'organisation de ce projet, soit une dizaine de personnes. | ||
| + | * Une répartition des bénévoles par actions a été établie. Elle est présentée ci-dessus. | ||
| + | |||
| + | === 2. Nature de l'événement en projet === | ||
| + | * Le projet consiste en une journée de conférences portant sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, applications, bases de données, | ||
| + | retours utilisateurs, nouveautés, projets de recherche, etc. | ||
| + | * Cette journée sera ouverte à tous, le nombre maximum de personnes admissibles étant limité par la ou les salles où auront lieu les conférences. Le | ||
| + | nombre de 150 personnes est l'objectif actuel et il paraît actuellement réaliste si toutes les conditions requises pour cet événement sont réunies. | ||
| + | |||
| + | === 3. Date et lieu de l'événement === | ||
| + | * La journée de conférence se déroulera sur une journée, le 10 juin 2013, la veille des RSLL qui se dérouleront du 11 au 13 juin 2013 à l'ENSG à Marne-la-Vallée. | ||
| + | * Suite à des échanges avec les organisateurs des RSLL fin septembre et avec des représentants de l'IGN, l'événement aura lieu au siège de l'IGN à Saint-Mandé. | ||
| + | |||
| + | * L'IGN a confirmé son accord pour accueillir gratuitement l'événement à la date indiquée, dans deux salles du site se Saint-Mandé : | ||
| + | ** salle Robert Génot (environ 260 places) | ||
| + | ** salle Arago (60 places) qui est située à 5mn à pied de la salle Génot. | ||
| + | * La distance entre ces deux salles pourrait poser des difficultés à certaines personnes qui voudraient se rendre aisément d'une salle à l'autre. | ||
| + | * Il conviendra qu'une signalétique adaptée soit mise en place pour permettre des allers et retours entre les deux salles. Le programme tiendra également compte de cette contrainte. | ||
| + | * L'entrée pour accéder aux salles se fera par le 4 avenue de Pasteur comme indiquée sur la photo ci-dessus. | ||
| + | |||
| + | === 4. Principes de déroulement de l'événement === | ||
| + | * La journée comportera deux sessions en parallèle, l'une plus généraliste, l'autre plus technique. | ||
| + | * Les sessions consisteront en des communications de 30 min (20 mn de présentation, 5 minutes de questions et 5 minutes de battement). | ||
| + | * Les sessions seront animées par des présidents de séance chargés de veiller au respect des horaires et aux durées des présentations et des échanges. | ||
| + | * A ce jour, le déroulement ci dessous est envisagé. Les sessions techniques sont décalées de 10 minutes par rapport aux sessions généralistes, ceci permettant en début de journée aux participants des sessions techniques de se rendre dans la salle. Ce décalage permet aussi d'éviter les goulets d'encombrement aux pauses et à la restauration du midi. | ||
| + | * Il conviendra d'annoncer clairement pendant les pauses la reprise de la session généraliste. | ||
| + | * En fin de journée, une session de discussion ouverte permettra le réseautage et l'échange direct entre les intervenants et le public autour d'un verre. | ||
| + | |||
| + | === 5. Prestations === | ||
| + | * Il est envisagé d'offrir aux participants: | ||
| + | ** un accueil avec café, jus de fruits, viennoiseries | ||
| + | ** deux pauses café pendant la journée | ||
| + | ** Une session d'échange en fin de journée | ||
| + | * Pour le déjeuner, deux hypothèses sont envisagées : | ||
| + | ** le repas au restaurant de l'IGN est proposé par l'institut; vérifier le coût auquel les participants pourront accéder à ce restaurant | ||
| + | ** le repas au restaurant de l'IGN est offert aux participants (à la charge du budget de l'événement) : vérifier le coût auquel il sera possible de régler directement au restaurant pour un nombre de personnes compris entre 100 et 130 personnes | ||
| + | * Ces deux scénarios devraient permettre aux participants d'engager/prolonger des échanges suite aux conférences de la matinée. | ||
| + | |||
| + | === 6. Équipe d'organisation === | ||
| + | * L'équipe d'organisation se présente comme l'indique la fugure ci-dessous : | ||
| + | [[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]] | ||
| + | * La participation des personnes mentionnées ci-dessus est entièrement bénévole. | ||
| + | * Les personnes mentionnées ne peuvent mettre en avant leur participation à l'organisation de l'événement pour obtenir un quelconque avantage ou bénéfice personnel. | ||
| + | |||
| + | === 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement === | ||
| + | * A ce jour, le planning de préparation suivant a été envisagé : les actions déjà faites et celles à faire sont distinguées par leur statut | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | {| style="border-spacing:0;" | ||
| + | | style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Date''' | ||
| + | | style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Action''' | ||
| + | | style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Statut''' | ||
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 28/09/2012 | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Réunion des responsables avec l'équipe des RSLL | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait | ||
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Du 21 au 28/09/2012 | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Vote pour un nom de l'événement ; FROG a été retenu | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait | ||
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin octobre 2012 | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Dossier d'avant projet soumis à la communauté sur la liste de discussion | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait | ||
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre 2012 | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Validation du projet par le bureau de l'OSGeo-fr | ||
| + | - Mise en place du site web de l'événement | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire | ||
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre-Décembre 2012 | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mise en place d'un système de vote pour les propositions | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire | ||
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Janvier 2013 | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Lancement de l'appel aux sponsors | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire | ||
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin Février 2013 | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Constitution du comité de programme | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire | ||
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mi-Mars 2013 | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel aux sponsors | ||
| + | - Appel à participation | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire | ||
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin Mars 2013 | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel participation | ||
| + | - Ouverture des inscriptions | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire | ||
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 10/06/2013 | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Déroulement de l'événement | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire | ||
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin juin 2013 | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Rapport d'organisation de la part de l'équipe organisatrice | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire | ||
| + | |||
| + | |} | ||
| + | |||
| + | === 8. Budget === | ||
| + | * Les principaux postes budgétaires et leurs montants respectifs ont été identifiés ainsi : | ||
| + | |||
| + | |||
| + | {| style="border-spacing:0;" | ||
| + | | style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de dépenses''' | ||
| + | | style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)''' | ||
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Salles de l'IGN (gardiennage uniquement) | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1000 | ||
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Communication liée SIG-LL | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500 | ||
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Flyers | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400 | ||
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Goodies | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500 | ||
| − | == | + | |- |
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| T-shirts | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400 | ||
| − | == | + | |- |
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fournitures diverses | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 200 | ||
| − | + | |- | |
| − | + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Restauration pour 150 personnes (20€/personne) | |
| − | + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000 | |
| − | |||
| − | == | + | |- |
| − | + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Pauses café pour 150 personnes | |
| − | + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1500 | |
| − | |||
| − | |||
| − | |||
| − | == | + | |- |
| − | + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Apéro et grignotage pour 150 personnes | |
| − | + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2000 | |
| − | == | + | |- |
| − | + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL''' | |
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500''' | ||
| + | |} | ||
| − | + | * Sur la base de ces dépenses, le coût de revient par personne est évalué environ 63€. | |
| + | {| style="border-spacing:0;" | ||
| + | | style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de recettes''' | ||
| + | | style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)''' | ||
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Or (3 k€/sponsor) | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000 | ||
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Argent (1 k€/sponsor) | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 4000 | ||
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Bronze (0,5 k€/sponsor) | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2500 | ||
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL''' | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500''' | ||
| + | |} | ||
| + | |||
| + | * Dans l'hypothèse présentée ici, la participation à cet événement serait gratuite. Ceci permet aux organisateurs d'envisager un nombre de participants assez important pour cette première édition. | ||
| + | * Un événement gratuit permet également d'utiliser le service de réservation Amiando de façon gratuite. | ||
| + | * Si l'objectif d'un autofinancement n'est pas atteint à la date limite fixée pour l'appel à sponsoring (fin janvier), il pourra être envisagé que la participation | ||
| + | soit payante. | ||
| + | * Le montant de cette participation devra très limité pour atteindre un nombre conséquent de participants. | ||
| + | * Un nombre minimum de 100 personnes paraît un seuil envisageable. | ||
| + | |||
| + | === 9. Sponsoring de l'événement === | ||
| + | * Trois niveaux de sponsoring sont proposés : | ||
| + | |||
| + | {| style="border-spacing:0;" | ||
| + | | style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Niveaux de sponsoring''' | ||
| + | | style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)''' | ||
| + | | style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Prestations''' | ||
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Or | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 3000 | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - totem sur place (fourni par le sponsor) | ||
| + | - logo sur le site web de la rencontre | ||
| + | - logo sur place | ||
| + | - présentation du sponsor sur le site web de la rencontre | ||
| + | - citation sur les communiqués de presse | ||
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Argent | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 1000 | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - présentation sur le site web de la rencontre | ||
| + | - logo sur le site web de la rencontre | ||
| + | |||
| + | |- | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Bronze | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 500 | ||
| + | | style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - logo sur le site web de la rencontre | ||
| + | |||
| + | |} | ||
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| + | === 9.1. Sponsors déjà déclarés === | ||
* Oslandia | * Oslandia | ||
* Thinking GIS | * Thinking GIS | ||
* Mappy | * Mappy | ||
| + | * Camptocamp | ||
| − | === Sponsors potentiels | + | === 9.2. Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) === |
| − | |||
* Alkante | * Alkante | ||
* Atos | * Atos | ||
| − | |||
* Cap Gemini | * Cap Gemini | ||
* CartoExpert | * CartoExpert | ||
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* .. | * .. | ||
| − | == Questions ouvertes == | + | === 10.Questions ouvertes === |
| + | * Les questions et les points de discussion suivants ont été déposés ci-desus par les membres de la communauté : | ||
| + | ** Repas midi : traiteur, restaurant de l'IGN ou pas de repas ? | ||
| + | ** Affiner les niveaux de sponsorisation | ||
| + | ** Système de réservation côté OSGEO fr, partagé RSLL, externe (type Amiando ou EventBrite)? | ||
| + | ** Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)? | ||
| + | ** Renforcer l'organisation des ateliers sur la géomatique libre pendant les RSLL | ||
| + | |||
| + | === 11. Suivi des réunions === | ||
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| + | Des réunions IRC étant prévues régulièrement pour l'organisation, vous trouverez les comptes-rendus de réunion et les logs des échanges au fur et à mesure de leur mise en ligne. | ||
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| + | Allez sur la [[SIGLibre_SIGLL2013_reunions|page dédiée]] pour en savoir plus | ||
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[[Category: Local chapter francophone]] | [[Category: Local chapter francophone]] | ||
| + | [[Category: FROG2013]] | ||
Latest revision as of 03:28, 19 March 2013
A propos
- Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013» (RSLL).
- A la suite d'un vote, le nom retenu pour cet événement est FROG.
Sous-pages :
- Communication : SIGLibre_SIGLL2013_communication
- Comité de programme : Comité_de_programme_FROG2013
- Finances : FROG2013_finances
- Logistique : FROG2013_logistique
- Code sprint : sprint_FROG2013
- Retour d'expérience FROG2013_retourXP
Thématique
Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc
Grandes lignes
- 1 journée
- 2 salles
- 150 personnes
Contenu
- 1 plénière
- Communications 30 min (20mn pour les présentations + 10mn pour les échanges avec la salle)
- 1 salle pour la session généraliste
- 1 salle pour la session technique
- des pauses pour échanges et discussions
- Pas de stand
Lieu et prestations
- IGN, Saint-Mandé
- Petit déjeuner
- 2 Pauses café
- communication associée aux RSLL
- Repas : 2 hypothèses :
- repas proposé à 14€ / personne au restaurant de l'IGN
- repas offert par l'évènement
Équipe d'organisation
- Responsable de projet : Christophe Tufféry
- Organisation : voir doc chapitre plus bas.
Planning prévisionnel
- Juillet
- Formation d'une équipe de responsables : OK
- Identification de l'équipe d'organisation : OK
- Septembre
- Dossier d'avant projet soumis à la communauté : en cours
- Vote du nom : OK. Le nom retenu est FROG
- Octobre
- Réunion des responsables avec l'équipe SIG-LL
- Validation du projet par le bureau OSGeo-fr
- Mise en place du site web
- Appel à sponsors
- Constitution du comité de programme
- Novembre - Décembre
- Mise en place d'un système de vote pour les propositions
- Janvier-Février
- Date limite de l'appel à sponsors
- Lancement de l'appel à communication
- Avril
- Date limite de l'appel à communication
- Ouverture des inscriptions
- 10 juin 2013 (à confirmer)
- L'évènement FROG !
- Juin 2013
- Rapport d'organisation de la part de l'équipe en charge
Budget
- Dépenses
- Salle
- Communication liée SIG-LL
- Gestion projet SIG-LL
- Flyers
- Goodies
- T-shirts
- fourniture diverses
- (Traiteur ?)
Total 6500€ Cout de revient par personne : ~45€
- Recettes
- Sponsors Or
- Sponsors Argent
- Sponsors Bronze
- Entrée
Nom de l'évènement
Les critères :
- qu'il soit parlant (lien avec logiciel libre, opensource, géomatique, francophone, sig, osgeo, etc etc)
- qu'il soit facile à prononcer
- qu'il soit court
- et original
Les noms qui ont été proposés :
- FOSS4G-FR
- FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique
- Rencontres SIGLibre
- Géolibre
- OSForFrance (OS4France)
- OSGIS Forum
- OS4GIS (OS for GIS)
Après le vote organisé du 21 au 28 septembre, le nom retenu est FROG.
Logo
- Le nom retenu pour l'événement est FROG.
- Des propositions de logo sont fournies ci-dessous. Il s'agit d'une grenouille "géospatiale".
Il est nécessaire de voter pour choisir le logo, le vote est ouvert du dimanche 09/12/2012 au mardi 11/12:2012 en allant sur http://framadate.org/jteyor1wnaqkimv9 Le temps de vote est court car SIG la Lettre pourra communiquer dessus et le délai pour rendre "une copie" est le mercredi 12/12/2013
- D'autres propositions de logo sont les bienvenues
B12
B13
Questions ouvertes
Les questions suivantes doivent encore être éclaircies. Les débats se font sur la mailing list francophone, nous vous invitons à y participer.
- Repas midi : traiteur, restau ENSG ou pas de repas ?
- Affiner les niveaux de sponsorisation
- Système de réservation côté OSGEO fr, partagé SIGLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
- Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
- Proposition de planning (cf. document ci-dessous)
Posez ici (et sur la mailing list) les questions qui vous taraudent, on y apportera les réponses. Cela servira de FAQ, de pistes de réflexion, avant d'intégrer les réponses dans le projet global.
- Q : Le nom a t-il été décidé ?
- R : Le nom doit être voté par la communauté en septembre
- R : Le nom retenu à l'issu du vote est FROG
Idées et remarques diverses :
Apportez ici vos idées et remarques en vrac, ou commentez sur ces idées, avant qu'on les classe et qu'on les intègre dans le projet global.
- Faire des ateliers pendant les trois jours des RSLL par la suite
-> Il y a déjà des ateliers pendant les RSLL, notamment sur le libre, l'idée de les renforcer sera portée à l'équipe des RSLL
- est ce qu'il faut définir un thème pour faire un appel pour les communications orales? Le côté positif, c'est que c'est plus facile de cerner les communications, mais cela peut détourner certain de contribuer à cette journée.
Projet d'organisation de l'événement FROG2013
Le projet d'organisation de l'événement FROG2013 est disponible ici : Media:FROG_07112012.pdf
- Ce projet peut encore évoluer mais les principes généraux en sont arrêtés.
1. Contexte du projet
- Lors des rencontres SIG La Lettre 2012, des échanges entre des membres de la communauté francophone de la géomatique libre et les organisateurs des RSLL ont eu lieu.
- Le projet a émergé d'organiser un événement spécifiquement consacré à la géomatique libre francophone en liaison avec les prochaines RSLL en juin 2013.
- Des discussions sur ce projet ont eu lieu sur la liste francophone de l'OSGeo.
- Les échanges peuvent être consultés ci-dessus.
- Une équipe d'organisateurs a été constituée après un appel à participation.
- Cette équipe regroupe les personnes qui se sont déclarées intéressées pour participer bénévolement à l'organisation de ce projet, soit une dizaine de personnes.
- Une répartition des bénévoles par actions a été établie. Elle est présentée ci-dessus.
2. Nature de l'événement en projet
- Le projet consiste en une journée de conférences portant sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, applications, bases de données,
retours utilisateurs, nouveautés, projets de recherche, etc.
- Cette journée sera ouverte à tous, le nombre maximum de personnes admissibles étant limité par la ou les salles où auront lieu les conférences. Le
nombre de 150 personnes est l'objectif actuel et il paraît actuellement réaliste si toutes les conditions requises pour cet événement sont réunies.
3. Date et lieu de l'événement
- La journée de conférence se déroulera sur une journée, le 10 juin 2013, la veille des RSLL qui se dérouleront du 11 au 13 juin 2013 à l'ENSG à Marne-la-Vallée.
- Suite à des échanges avec les organisateurs des RSLL fin septembre et avec des représentants de l'IGN, l'événement aura lieu au siège de l'IGN à Saint-Mandé.
- L'IGN a confirmé son accord pour accueillir gratuitement l'événement à la date indiquée, dans deux salles du site se Saint-Mandé :
- salle Robert Génot (environ 260 places)
- salle Arago (60 places) qui est située à 5mn à pied de la salle Génot.
- La distance entre ces deux salles pourrait poser des difficultés à certaines personnes qui voudraient se rendre aisément d'une salle à l'autre.
- Il conviendra qu'une signalétique adaptée soit mise en place pour permettre des allers et retours entre les deux salles. Le programme tiendra également compte de cette contrainte.
- L'entrée pour accéder aux salles se fera par le 4 avenue de Pasteur comme indiquée sur la photo ci-dessus.
4. Principes de déroulement de l'événement
- La journée comportera deux sessions en parallèle, l'une plus généraliste, l'autre plus technique.
- Les sessions consisteront en des communications de 30 min (20 mn de présentation, 5 minutes de questions et 5 minutes de battement).
- Les sessions seront animées par des présidents de séance chargés de veiller au respect des horaires et aux durées des présentations et des échanges.
- A ce jour, le déroulement ci dessous est envisagé. Les sessions techniques sont décalées de 10 minutes par rapport aux sessions généralistes, ceci permettant en début de journée aux participants des sessions techniques de se rendre dans la salle. Ce décalage permet aussi d'éviter les goulets d'encombrement aux pauses et à la restauration du midi.
- Il conviendra d'annoncer clairement pendant les pauses la reprise de la session généraliste.
- En fin de journée, une session de discussion ouverte permettra le réseautage et l'échange direct entre les intervenants et le public autour d'un verre.
5. Prestations
- Il est envisagé d'offrir aux participants:
- un accueil avec café, jus de fruits, viennoiseries
- deux pauses café pendant la journée
- Une session d'échange en fin de journée
- Pour le déjeuner, deux hypothèses sont envisagées :
- le repas au restaurant de l'IGN est proposé par l'institut; vérifier le coût auquel les participants pourront accéder à ce restaurant
- le repas au restaurant de l'IGN est offert aux participants (à la charge du budget de l'événement) : vérifier le coût auquel il sera possible de régler directement au restaurant pour un nombre de personnes compris entre 100 et 130 personnes
- Ces deux scénarios devraient permettre aux participants d'engager/prolonger des échanges suite aux conférences de la matinée.
6. Équipe d'organisation
- L'équipe d'organisation se présente comme l'indique la fugure ci-dessous :
- La participation des personnes mentionnées ci-dessus est entièrement bénévole.
- Les personnes mentionnées ne peuvent mettre en avant leur participation à l'organisation de l'événement pour obtenir un quelconque avantage ou bénéfice personnel.
7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement
- A ce jour, le planning de préparation suivant a été envisagé : les actions déjà faites et celles à faire sont distinguées par leur statut
| Date | Action | Statut |
| 28/09/2012 | Réunion des responsables avec l'équipe des RSLL | Fait |
| Du 21 au 28/09/2012 | Vote pour un nom de l'événement ; FROG a été retenu | Fait |
| Fin octobre 2012 | Dossier d'avant projet soumis à la communauté sur la liste de discussion | Fait |
| Novembre 2012 | - Validation du projet par le bureau de l'OSGeo-fr
- Mise en place du site web de l'événement |
A faire |
| Novembre-Décembre 2012 | Mise en place d'un système de vote pour les propositions | A faire |
| Janvier 2013 | Lancement de l'appel aux sponsors | A faire |
| Fin Février 2013 | Constitution du comité de programme | A faire |
| Mi-Mars 2013 | - Date limite de l'appel aux sponsors
- Appel à participation |
A faire |
| Fin Mars 2013 | - Date limite de l'appel participation
- Ouverture des inscriptions |
A faire |
| 10/06/2013 | Déroulement de l'événement | A faire |
| Fin juin 2013 | Rapport d'organisation de la part de l'équipe organisatrice | A faire |
8. Budget
- Les principaux postes budgétaires et leurs montants respectifs ont été identifiés ainsi :
| Postes de dépenses | Montant (€ HT) |
| Salles de l'IGN (gardiennage uniquement) | 1000 |
| Communication liée SIG-LL | 500 |
| Flyers | 400 |
| Goodies | 500 |
| T-shirts | 400 |
| Fournitures diverses | 200 |
| Restauration pour 150 personnes (20€/personne) | 3000 |
| Pauses café pour 150 personnes | 1500 |
| Apéro et grignotage pour 150 personnes | 2000 |
| TOTAL | 9500 |
- Sur la base de ces dépenses, le coût de revient par personne est évalué environ 63€.
| Postes de recettes | Montant (€ HT) |
| Sponsors Or (3 k€/sponsor) | 3000 |
| Sponsors Argent (1 k€/sponsor) | 4000 |
| Sponsors Bronze (0,5 k€/sponsor) | 2500 |
| TOTAL | 9500 |
- Dans l'hypothèse présentée ici, la participation à cet événement serait gratuite. Ceci permet aux organisateurs d'envisager un nombre de participants assez important pour cette première édition.
- Un événement gratuit permet également d'utiliser le service de réservation Amiando de façon gratuite.
- Si l'objectif d'un autofinancement n'est pas atteint à la date limite fixée pour l'appel à sponsoring (fin janvier), il pourra être envisagé que la participation
soit payante.
- Le montant de cette participation devra très limité pour atteindre un nombre conséquent de participants.
- Un nombre minimum de 100 personnes paraît un seuil envisageable.
9. Sponsoring de l'événement
- Trois niveaux de sponsoring sont proposés :
| Niveaux de sponsoring | Montant (€ HT) | Prestations |
| Or | 3000 | - totem sur place (fourni par le sponsor)
- logo sur le site web de la rencontre - logo sur place - présentation du sponsor sur le site web de la rencontre - citation sur les communiqués de presse |
| Argent | 1000 | - présentation sur le site web de la rencontre
- logo sur le site web de la rencontre |
| Bronze | 500 | - logo sur le site web de la rencontre |
9.1. Sponsors déjà déclarés
- Oslandia
- Thinking GIS
- Mappy
- Camptocamp
9.2. Sponsors potentiels (par ordre alphabétique)
- Alkante
- Atos
- Cap Gemini
- CartoExpert
- Cartogenic
- Geolabs
- Geomatys
- Neogeo Technologies
- Makina Corpus
- 3liz
- ..
10.Questions ouvertes
- Les questions et les points de discussion suivants ont été déposés ci-desus par les membres de la communauté :
- Repas midi : traiteur, restaurant de l'IGN ou pas de repas ?
- Affiner les niveaux de sponsorisation
- Système de réservation côté OSGEO fr, partagé RSLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
- Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
- Renforcer l'organisation des ateliers sur la géomatique libre pendant les RSLL
11. Suivi des réunions
Des réunions IRC étant prévues régulièrement pour l'organisation, vous trouverez les comptes-rendus de réunion et les logs des échanges au fur et à mesure de leur mise en ligne.
Allez sur la page dédiée pour en savoir plus