Nederlands/OSGeo.nl Dag 2015

Achtergrond

Na eerdere edities in 2012 (Hogeschool Larenstein - Velp) en 2013 (OTB/Bouwkunde TU Delft) hebben we er in 2014 voor gekozen om de OSgeo.nl dag onderdeel uit te laten maken van het GeoBuzz congres/beurs Ook in 2015 houden we deze formule aan.

GeoBuzz-Congresorganisatie

GeoBuzz is de naam van het congres dat de opvolger is van het aloude GIN-conges. Het is een samenwerking van de geo-beroepsvereniging GIN en de branchevereniging GeoBusiness. GIN en Geobusiness zijn samen de opdrachtgever, de praktische uitvoering (programmering en logistiek) is in handen van bureau Sense. Dit is een klein (3 man) bureau onder leiding van Herman ter Veen. Sense organiseert vaak congressen, symposia etc. voor de geosector. Herman is onze contactpersoon. Tot dusverre is het contact erg prettig, want goed bereikbaar, flexibel en meedenkend. Alles is bespreekbaar. Herman heeft ook wel gevoel bij de mogelijke wensen van onze achterban.

Waarom deze "inhuizing"?

Dit voorstel is mede tot stand gekomen door contacten tussen de besturen van OSgeo.nl (met name Gert-Jan van der Weijden) GIN (met name Marien Bakker en Peter Hoogerwerf), Geobusiness (Camile vd Harten en Provero. Een achterliggend idee is dat we elkaar in het verleden met diverse congressen bijna van de agenda af concurreerden. Daarnaast kunnen we met deze opzet wellicht een breed publiek bereiken, dat aansluit bij onze doelstelling.

Voor zowel OSGeo.nl als voor GeoBuzz is dit ook na het eerste jaar nog pionieren:hoe regel je inschrijving, programma, catering onderling, hoe zorgen wij dat we als OSGeo.nl voldoende herkenbaar zijn, hoe houden we de toegangsprijs laag, hoe bedienen we ons sponsors etc. GeoBuzz heeft de intentie om deze opzet verder uit te breiden, waarbij Geobuzz met name de infrastructuur (zaal+catering) regelt, en diverse organisaties (naast OSGeo.nl bijv ook andere specifieke groepen en thema's als Kadaster, Esri en Inspire (door Geonovum).

Praktisch

Datum en tijd

Het GeoBuzz congres is op dinsdag 24 en woensdag 25 november. Daarbinnen is de OSGeo.nl dag op woensdag 25 november.

Locatie

De Geobuzz / OSgeo.nl dag vindt plaats in Congrescentrum 1931 (vroeger bekend als Brabanthallen, bekend van optredens van oa. de Rolling Stones in de jaren zestig!) in 's-Hertogenbosch. http://www.openstreetmap.org/#map=15/51.6963/5.2958.

Circa 10 minuten lopen vanaf station 's-Hertogenbosch, circa 5 minuten vanaf de snelweg (A59).

Toegang en inschrijving

Er is geen scheiding tussen de algemene GeoBuzz en de OSGeo.nl dag; je koopt een toegangsbewijs waarmee je één dag de GeoBuzz kunt bezoeken (nb. er zijn ook 2-daagse kaarten), en dat geeft ook toegang tot de OSGeo.nl dag. Met Sense is afgesproken dat de bezoekers die zich via OSGeo.nl aanmelden door middel van een speciale code o.i.d. Daarbij is uitgegaan van een maximum aantal van 100 bezoekers die zich via deze OSGeo.nl-kortingscode aanmelden.

Idee: we kunnen daar de bestaande OSgeo.nl sympathisanten (degenen die hun naam hebben vermeld op de wiki, we hebben -als stichting- geen leden) en de 154 leden van de mailinglijst daarbij bijvoorbeeld voorrang geven. Nb. De mailinglistledenlijst is op te vragen via http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/dutch

Bezoekers hoeven dus ook niet de hele dag bij de OSgeo.nl dag te blijven, maar kunnen ook 1 of 2 sessies meepikken.

Op de GeoBuzz komt er een centrale inschrijvingsbalie waar ook "onze" bezoekers zich melden.

Regelen: hoe inschrijving met deze code praktisch te regelen, en wat te doen met degene die zich nu al hebben ingeschreven

Regelen: hebben sprekers gratis toegang?

Regelen: moeten mensen zich specifiek voor een onderdeel inschrijven? Hoe weten we anders hoeveel volk er naar onze sessies komt? Met name van belang voor evt. workshops

Vraag: krijgen bezoekers een badge oid, en zijn ze daarmee herkenbaar als OSGeo.nl dag bezoeker?

Het beursgedeelte is gratis toegankelijk. Hoe de organisatie dit wil regelen met controle bij de ingang van de zalen & theater is nog onduidelijk

Zaalinrichting

De meest actuele totaalplattegrond is te vinden op de GeoBuzz site

Apparatuur

Er is voor de GeoBuzz een computerruimte (met bureaus/tafels) voorzien. De is direct naast de OSGeo zaal gelegen. Inrichting (computers) en netwerkaansluitingne moeten nog worden uitgewerkt.

Catering

We liften mee op de lunch en borrel van de overkoepelende GeoBuzz. Dat is a) goed voor de integratie ;-) en b) scheelt gerommel en herrie met kopjes en schotels, borden en glazen in onze eigen zaal.

Programma

Overall

Het complete programma voor de 25e (en de 24e) staat op de GeoBuzz site

Doel / thema

Als bestuur geven we wat wensen en eisen mee. Belangrijkste is dat -omdat we onderdeel zijn van Geobuzz- er veel OSgeo/FOSS4G onbekenden zijn. Hoe kun je die bereiken?

Reeds benaderd, en mondeling akkoord gegeven:

• i-Locate (Theo Arentzse - TUE)
• indoor mapping (Edward Verbree & studenten)
• R (Willy Bakker, Egge-Jan Pollé
• Modellering (Govert Schoof, Léon van der Meulen - RUG)
• MongoDB (Bart Baas)
• hands-on Workshop QGis (Mark Verschuur & Erik Meerburg)
• OpenTopo: combineren van open databronnen (Jan-Willem van Aalst)
• OSM (Willemijn Simon van leeuwen)

• CMS integratie: Drupal & Geo (via Baris Wanschers)
• Nieuwe releases in het kort: Geonetwork, Postgis, QGis, Cesium
• Open Source Maturity Model (Luuk Schaminee)
• Get up with GitHub (Simeon Nedkov). Zie ook presentatie op Geonovum open geodag 2015
• Forken, hoe doe je dat?
• Atlas Leefomgeving & open data (Karin van Hoof & Nico vd Berg)
• OSM en de traditionele geo-sector (RWS, luchtfotos)

Ideeën over van vorig jaar:

• Frank Steggink, OpenStreetMap: Reproductie Topografische kaart geallieerden
• Edward MacGillavry, Webmapper: www.histopo.nl
• Jan Hartmann, Universiteit van Amsterdam: Atlas der Neederlanden
• Roelard Smit: Aardbevingenanimatie met CartoDB
• Michael Dubbeldam, www.BestWelSnel.nl: Toepassing van real-time sensordata van de NDW
• John Mulder: Talescape
• Thijs Brentjes: Linked Data, GeoJSON en GeoJSON-LD
• BAG import in OpenStreetMap

Actieplan

• Vooraf
  • Vastlegging: foto en video >> ??
  • Cadeautje voor de sprekers >> ??
  • Flyers, visitekaartjes, vlag, rolbanners en T-shits naar den Bosch
  • Regelen Opslag flyers etc na OSgeo.nl dag >> Steven ism Raymond

• De Dag
  • Wie hoe laat waar?
  • Testen AV-apparatuur >> ??
  • Opstelling voor workshop checken >> ??
  • Sprekers ontvangen >> ??
  • Presentaties verzamelen (op 1 laptop) >> ?
  • Opruimen: wie voert de spullen af, en waar kunnen ze worden gestald (zijkamer?) >> ??

• Nazorg
  • Enquête (meeliften met GeoBuzz?) >> ??
  • Presentaties verzamelen en publiceren >> ??
  • Foto's en videos verzamelen en publiceren >> ??

Terugblik 2014 (lessons learned)

Locatie / logistiek

• Zaal zeer sfeervol, maar beperkt in mogelijkheden (niet deelbaar)
  • Gemis aan "babbelruimte"
• Prima aan/afvoermogelijkheden door parkeren voor de deur
• Goede zaalopstelling , zeker met de cabaretopstelling met verspringende tafels
• Beetje moeilijk te vinden vanaf de beursvloer, zelf dit met vlag & banners opgelost
• Goed werkende AV
• Extra stopcontacten voor laptops bij workshops was handig geweest
• Idem voor standruimte in de OSGeo.nl (galloway) zaal
• Er waren uiteindelijk slechts 2 workshopdeelnemers die zich moesten beperken tot meekijken omdat ze zelf niet de beschikking hadden over een laptop

Contract en kosten

• Uiteindelijk toch hoger dan verwacht (nl. 1500 incl. BTW)
  • Prijs voor de zaal was hoger dan in eerste (mondelinge) ideevorming
  • Bijkomende kosten voor audiovisueel 9250 euro)
  • Eigen kosten voor cadeautje voor sprekers
• En daarentegen geen mogelijkheid voor eigen inkomsten door sponsoring
• Goede flexibiliteit in contract en contact
• Hoge meedenkfactor
• Opstellen contract was maatwerk maar kostte daardoor veel tijd & inspanning

Inschrijving

• Op de GeoBuzz website nogal verwarrend, met name over kosten
  • excl. BTW (verwachtingsmanagement!)
  • sommigen dachten dat bezoek OSGeo.nl niet goedkoper was, maar juist een toeslag van 95 euro

Publiek en programma

• Verrassend veel bij de workshop (75 man), daarna zachtjes aflopend naar ca. 55 deelnemers
• Mix van hardcore open source
• Diverse positieve reacties in enquête, zowel van 100% bezoekers, als van af-en-toe binnenlopers
• Vlot voor elkaar
• CV etc. redelijk snel verzameld
• Strakke dienstregeling dankzij Erik
• Gemiste kans: de OSgeo.nl badge ("ich bin ein OSGeo-er")

Ruimte voor sponsors

• Beperkt nut. mede door ontbreken van "babbelruimte"
• Fijne deal voor gereduceerde sponsorprijs op beurs (gebruikt door Geocat)

Aftermath

• Het kost altijd weer vele moeite om verslag (website, vakbladen) rond te krijgen
• Idem voor bezoekerslijst: wat willen we daarmee?

Verbeterpunten

• Meer reuring vooraf
  • Communicatieplan opstellen
• Afhandeling achteraf: verslag, mensen benaderen voor mailinglijst etc.
• Duidelijkere trekker aanwijzen in organisatiecomité
  • Of deze rol bij bestuurslid beleggen?
• Completer financieel beeld vooraf