Achtergrond

Na eerdere edities in 2012 (Hogeschool Larenstein - Velp) en 2013 (OTB/Bouwkunde TU Delft) hebben we er in 2014 voor gekozen om de OSgeo.nl dag onderdeel uit te laten maken van het GeoBuzz congres/beurs Ook in 2015 houden we deze formule aan.

GeoBuzz-Congresorganisatie

GeoBuzz is de naam van het congres dat de opvolger is van het aloude GIN-conges. Het is een samenwerking van de geo-beroepsvereniging GIN en de branchevereniging GeoBusiness. GIN en Geobusiness zijn samen de opdrachtgever, de praktische uitvoering (programmering en logistiek) is in handen van bureau Sense. Dit is een klein (3 man) bureau onder leiding van Herman ter Veen. Sense organiseert vaak congressen, symposia etc. voor de geosector. Herman is onze contactpersoon. Tot dusverre is het contact erg prettig, want goed bereikbaar, flexibel en meedenkend. Alles is bespreekbaar. Herman heeft ook wel gevoel bij de mogelijke wensen van onze achterban.

Waarom deze "inhuizing"?

Dit voorstel is mede tot stand gekomen door contacten tussen de besturen van OSgeo.nl (met name Gert-Jan van der Weijden) GIN (met name Marien Bakker en Peter Hoogerwerf), Geobusiness (Camile vd Harten en Provero. Een achterliggend idee is dat we elkaar in het verleden met diverse congressen bijna van de agenda af concurreerden. Daarnaast kunnen we met deze opzet wellicht een breed publiek bereiken, dat aansluit bij onze doelstelling.

Voor zowel OSGeo.nl als voor GeoBuzz is dit ook na het eerste jaar nog pionieren:hoe regel je inschrijving, programma, catering onderling, hoe zorgen wij dat we als OSGeo.nl voldoende herkenbaar zijn, hoe houden we de toegangsprijs laag, hoe bedienen we ons sponsors etc. GeoBuzz heeft de intentie om deze opzet verder uit te breiden, waarbij Geobuzz met name de infrastructuur (zaal+catering) regelt, en diverse organisaties (naast OSGeo.nl bijv ook andere specifieke groepen en thema's als Kadaster, Esri en Inspire (door Geonovum).

Praktisch

Datum en tijd

Het GeoBuzz congres is op dinsdag 24 en woensdag 25 november 2015. Daarbinnen is de OSGeo.nl dag op woensdag 25 november.

Locatie

De Geobuzz / OSgeo.nl dag vindt plaats in Congrescentrum 1931 (vroeger bekend als Brabanthallen, bekend van optredens van oa. de Rolling Stones in de jaren zestig!) in 's-Hertogenbosch. http://www.openstreetmap.org/#map=15/51.6963/5.2958.

Circa 10 minuten lopen vanaf station 's-Hertogenbosch, circa 5 minuten rijdenvanaf de snelweg (A59). Veel parkeergelegenheid voor de deur

Toegang en inschrijving

Er is geen scheiding tussen de algemene GeoBuzz en de OSGeo.nl dag; je koopt een toegangsbewijs waarmee je één dag de GeoBuzz kunt bezoeken (nb. er zijn ook 2-daagse kaarten), en dat geeft ook toegang tot de OSGeo.nl dag. Voor OSgeo.nl-er geldt een gereduceerd tarief van 95 euro ex. BTW. Dat wordt niet expliciet via de GeoBuzz site gecommuniceerd, aan ons om dat via Meetup, dutch etc. bekend te maken.

Nb. De mailinglistledenlijst is op te vragen via http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/dutch

Bezoekers hoeven dus ook niet de hele dag bij de OSgeo.nl dag te blijven, maar kunnen ook 1 of 2 sessies meepikken.

Op de GeoBuzz komt er een centrale inschrijvingsbalie waar ook "onze" bezoekers zich melden.

Regelen: hoe inschrijving met deze code praktisch te regelen, en wat te doen met degene die zich nu al hebben ingeschreven

Regelen: hebben sprekers gratis toegang?

Regelen: moeten mensen zich specifiek voor een onderdeel inschrijven? Hoe weten we anders hoeveel volk er naar onze sessies komt? Met name van belang voor evt. workshops

Vraag: krijgen bezoekers een badge oid, en zijn ze daarmee herkenbaar als OSGeo.nl dag bezoeker?

Het beursgedeelte is gratis toegankelijk. Hoe de organisatie dit wil regelen met controle bij de ingang van de zalen & theater is nog onduidelijk

Financiën

Zaalinrichting

De meest actuele totaalplattegrond is te vinden op de GeoBuzz site

Beursplein / main hall

Het beursplein is de plek waar de bezoeker binnenkomt, koffie en lunch toegediend krijgt etc.

Dexter 26 en Dexter 28

We krijgen 2 zalen tot onze beschikking, met elk een capaciteit van 60 personen (in theateropstelling)

In cursusopstelling ziet dat er zo uit (met het standaard LCD scherm)

Apparatuur

Er is voor de GeoBuzz een computerruimte (met bureaus/tafels) voorzien. Deze is direct naast de OSGeo zaal gelegen. Inrichting (computers) en netwerkaansluitingen moeten nog worden uitgewerkt.

Catering

We liften mee op de lunch en borrel van de overkoepelende GeoBuzz. Dat is a) goed voor de integratie ;-) en b) scheelt gerommel en herrie met kopjes en schotels, borden en glazen in onze eigen zaal.

Sponsoring

Programma

GeoBuzz overall

Het complete GeoBuzz programma voor de 25e (en de 24e) staat op de GeoBuzz site Met name het Inspire deelprogramma (van Geonovum) heeft wat raakvlakken met ons programma (oa. Inspire zoeken m.b.v de QGis en ArcGIS plug-ins van Kay Warrie). Is inmiddels afgestemd met geonovum (Yvonne Verdonk): in Geonovum/Inspire zit alleen functionele deel, dat houdt bij OSgeo.nl ruimte voor een blik onder de motorkap.

Doel / thema

Als bestuur geven we wat wensen en eisen mee. Belangrijkste is dat -omdat we onderdeel zijn van Geobuzz- er veel OSgeo/FOSS4G onbekenden zijn. Hoe kun je die bereiken?

Invulling OSGeo.nl deel

Reeds akkoord gegeven: 9 presentatieslots, 1 discussie (in Arena?), 2 workshops (=computerruimte)

Presentaties

Indoor mapping met het i-Locate platform (Theo Arentzse - TUE, presentatie)
Modellering & QGis (Govert Schoof, Léon van der Meulen - RUG, Merkator, dubbelsessie in 45 minuten)
MongoDB (Bart Baas, presentatie)
Aerius.nl (Jan Skornsek, presentatie)
GeoGig (voorheen GeoGit) en andere cloudoplossingen web-portalen? (Luuk Schaminée, Nieuwe-GIS-webportalen.pdf)
NLExtract (Just van den Broecke, presentatie)
BasisNL / de BAG in QGis (Diethard Jansen, presentatie)
TUD 3D Group: Filip Biljecki Random3Dcity en /of SolarCity Zie https://3d.bk.tudelft.nl/code
OpenTopo: combineren van open databronnen (Jan-Willem van Aalst, 45 min.))

    Aansluitend paneldiscussie met productmanagers BAG, BGT etc. over vorm & beschikbaarheid van opendata bronnen (30 min.)

Workshops

Hands-on Workshop QGIS (Mark Verschuur & Erik Meerburg) (dubbel slot, dus anderhalf uur)
Workshop R (Egge-Jan Pollé, met hulp van Willy Bakker, dubbel slot, dus anderhalf uur)

Zie voor het volledige programma [1]

Cancelled

~~indoor mapping (Edward Verbree & studenten)~~ Cancelled, want bleek niet of nauwelijks open source te zijn...
De QGis Inspire plugin onder de motorkap (Kay Warrie): benaderd, Kay Warrie kan niet
OpenEarth, op 25 nov geen spreker van Deltares beschhikbaar

Benaderd, nog in overweging: 4 presentatieslots, 1 workshop (=computerruimte)

Nog meer 3D dingen uit Delft? [2], bijv Random3DCity (=combi met Blender)
PDOK kaart (via Jeroen Baltussen/Simeon Nedkov, wellicht met Richard van Duivenvoorde)
Geozet (via Gert-Jan)
OSM / MissingMaps (Willemijn Simon van Leeuwen, workshop = dubbel slot)

Verdere ideeën:

Zelf een QGis plugin maken / aan de slag met QT
CMS integratie: Drupal & Geo (via Baris Wanschers)
Nieuwe releases in het kort: Geonetwork, Postgis, QGis, Cesium, OL3
~~Open Source Maturity Model (Luuk Schaminee)~~ Cancelled, Luuk doet al GeoGig en andere cloudies
Get up with GitHub (Simeon Nedkov). Zie ook presentatie op Geonovum open geodag 2015
Forken, hoe doe je dat?
Atlas Leefomgeving & open data (Karin van Hoof & Nico vd Berg)
OSM en de traditionele geo-sector (RWS, luchtfotos)

Ideeën over van vorig jaar:

Frank Steggink, OpenStreetMap: Reproductie Topografische kaart geallieerden
Edward MacGillavry, Webmapper: www.histopo.nl
Jan Hartmann, Universiteit van Amsterdam: Atlas der Neederlanden
Roelard Smit: Aardbevingenanimatie met CartoDB
Michael Dubbeldam, www.BestWelSnel.nl: Toepassing van real-time sensordata van de NDW
John Mulder: Talescape
Thijs Brentjes: Linked Data, GeoJSON en GeoJSON-LD
BAG import in OpenStreetMap

Mogelijke overlap tussen OSGeo.nl onderdelen en andere GeoBuzz presentaties (25 november)

(zie GeoBuzz programma)

Kadaster: 13.45 – 15.15 Janette Storm (Kadaster): schatkist vd basisreg’s BAG, BGT, NHR en BRP => Janette is beoogd deelnemer voor panel Jan-Willem
BGT: 12.00 – 12.45 Willy Bakker (prov. Groningen): goud in handen met de BGT => Willy ook in programma OSGeo.nl?
BGT: 15:45 – 16:30 Jaap-Willem Sjoukema (Ministerie van Infrastructuur en Milieu): BGT terugmeldingen en de “power of the crowd” => inhoudelijke overlap met paneldiscussie Jan-Willem
Geotalk: 13:45 – 14.00u Wies Vullings: kwaliteit en open data generiek
Inspire: 13:45 – 14.30 Grasduinen in Inspire (met de QGis plugin van Kay Warrie) => gaat in op de toepassing, niet op de techniek
PDOK: 15:45 – 16:30 Erwin Folmer: Workshop PDOK Datastore gaat in op de toepassing, niet op de techniek

Actieplan / draaiboek

Vooraf
- Vastlegging: foto en video >> ??
- Cadeautje voor de sprekers >> ??
- Flyers, visitekaartjes, vlag, rollbanners en T-shirts naar Den Bosch >> ??
  - Opslaan bij Raymond
- Toeteren: twitter, linkedin >> iedereen
- Actualiseren programma >> Just en GJ (stuurt wekelijkse update door naar Sense/GeoBuzz)
  - op website osgeo.nl
  - op website GeoBuzz
- Voorkeuren AV in de 2 zalen >> GJ naar Herman ter Ven (Sense/GeoBuzz)
  - Beamer + scherm ipv relatief kleine LCD schermen
- Dag(deel)voorzitters: Edward MacGillavry, ???, ???, ???
- T-shirts en andere herkenbaarheid >> is iedereen voorzien?
  - stropdas als alternatief?

De Grote Dag
- Helpende handjes: Willem Hofmans, Marijn Bosma, Frank Steggink, Raymond Nijssen
- Wie hoe laat waar aanwezig
- Zalen aan binnen en buitenkant aankleden >> ??
  - 3 Rollbanners
  - Vlag
  - Flyer
  - OSGeo stickers
  - OSGeo-Live DVD of USB
  - A0 posters met OSGeo-programma en sponsors
  - Standard PPT met OSgeo-programma en sponsors
- Dagvoorzitters en workshopleider briefen in Dexter 26 >> GJ
- taken dagvoorzitters:
  - testen AV,
  - Sprekers aankondigen,
  - "check" op toegang alleen met geel keycord,
  - intro sprekers,
  - discussie leiden,
  - cadeautje overhandigen,
  - overige huishoudelijke mededelingen
- Opstellingen voor workshop checken >> Willy, Egge-Jan
- Plenaire opening >> GJ
- Sprekers ontvangen >> dagvoorzitters
- Ombouwen Dexter 28 naar theater naar workshop >> Willem, Marijn, Willy, Egge-Jan
- Presentaties verzamelen (op 1 laptop) >> ?
- Opruimen: wie voert de spullen af, en waar kunnen ze worden gestald >> achter Dexter-zalen
- Open dinner? >> ??
  - waar (De Gruijter?)
  - met wie >>
  - reserveren >>

Nazorg
- Enquête (meeliften met GeoBuzz?) >> ??
- Presentaties verzamelen en publiceren >> ??
- Foto's en videos verzamelen en publiceren >> ??
- Artikel voor GISmag en/of Geo-Info >> ??

Terugblik 2014 (lessons learned)

Locatie / logistiek

Zaal zeer sfeervol, maar beperkt in mogelijkheden (niet deelbaar)
- Gemis aan "babbelruimte"
Prima aan/afvoermogelijkheden door parkeren voor de deur
Goede zaalopstelling , zeker met de cabaretopstelling met verspringende tafels
Beetje moeilijk te vinden vanaf de beursvloer, zelf dit met vlag & banners opgelost
Goed werkende AV
Extra stopcontacten voor laptops bij workshops was handig geweest
Idem voor standruimte in de OSGeo.nl (galloway) zaal
Er waren uiteindelijk slechts 2 workshopdeelnemers die zich moesten beperken tot meekijken omdat ze zelf niet de beschikking hadden over een laptop

Contract en kosten

Uiteindelijk toch hoger dan verwacht (nl. 1500 incl. BTW)
- Prijs voor de zaal was hoger dan in eerste (mondelinge) ideevorming
- Bijkomende kosten voor audiovisueel 9250 euro)
- Eigen kosten voor cadeautje voor sprekers
En daarentegen geen mogelijkheid voor eigen inkomsten door sponsoring
Goede flexibiliteit in contract en contact
Hoge meedenkfactor
Opstellen contract was maatwerk maar kostte daardoor veel tijd & inspanning

Inschrijving

Op de GeoBuzz website nogal verwarrend, met name over kosten
- excl. BTW (verwachtingsmanagement!)
- sommigen dachten dat bezoek OSGeo.nl niet goedkoper was, maar juist een toeslag van 95 euro

Publiek en programma

Verrassend veel bij de workshop (75 man), daarna zachtjes aflopend naar ca. 55 deelnemers
Mix van hardcore open source
Diverse positieve reacties in enquête, zowel van 100% bezoekers, als van af-en-toe binnenlopers
Vlot voor elkaar
CV etc. redelijk snel verzameld
Strakke dienstregeling dankzij Erik
Gemiste kans: de OSgeo.nl badge ("ich bin ein OSGeo-er")

Ruimte voor sponsors

Beperkt nut. mede door ontbreken van "babbelruimte"
Fijne deal voor gereduceerde sponsorprijs op beurs (gebruikt door Geocat)

Aftermath

Het kost altijd weer vele moeite om verslag (website, vakbladen) rond te krijgen
Idem voor bezoekerslijst: wat willen we daarmee?

Verbeterpunten

Meer reuring vooraf
- Communicatieplan opstellen
Afhandeling achteraf: verslag, mensen benaderen voor mailinglijst etc.
Duidelijkere trekker aanwijzen in organisatiecomité
- Of deze rol bij bestuurslid beleggen?
Completer financieel beeld vooraf

Nederlands/OSGeo.nl Dag 2015

Contents