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A propos

Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013».

Thématique

Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc

Grandes lignes

  • 1 journée
  • 2 salles
  • 150 personnes

Contenu

  • 1 plénière
  • Présentations 30 min (20 + 10)
  • 1 salle généraliste
  • 1 salle technique
  • Pauses pour échanges et discussions

Hors cadre d'organisation :

  • Les ateliers ont lieu dans le cadre des rencontres de façon classique, et peuvent bien sur porter sur des outils libres.
  • Les stands sont gérés par SIG-LL, les sociétés intéressées peuvent se rapprocher des organisateurs

Lieu et prestations

  • ENSG de Marne la Vallée
  • Petit déjeuner
  • 2 Pauses café
  • communication associée aux rencontres
  • Repas proposé à 14€ / personne au restaurant ENSG
  • ou bien repas offert par l'évènement (traiteur Ivanne & Sidonie par exemple)
  • ou pas de gestion du repas

Équipe d'organisation

  • Équipe de responsables : ce sont eux qui font la liaison avec l'organisation des rencontres

Suite aux candidatures exprimées et confirmées dans la semaine du 30/07 au 03/08, les personnes suivantes font partie de l'équipe de responsables

    • Vincent Picavet (pour les liens avec le bureau d'OSGeo-fr sous réserve de son accord)
    • David Martinez Morata
    • Mehdi Semchaoui Mehdi
    • Etienne Delay Etienne
    • Thomas Gratier
  • Équipe d'organisation : toutes les personnes qui participent à l'organisation et leur rôle
    • .. recherche des participants au Comité de Programme et animation de ce comité : (veuillez mettre votre nom ici si vous suhaitez participer à cette action)
    • .. recherche de financements (sponsors, autres sources de financement, etc.) en liaison avec le bureau d'OSGeo-fr : (veuillez mettre votre nom ici si vous souhaitez participer à cette action)
    • .. aspects logistiques (lieu, salles, besoins en connexion internet, et en matériels audio-visuels, etc.), en liaison avec les organisateurs de l'événement : (veuillez mettre votre nom ici si vous souhaitez participer à cette action)
    • .. aspects de communication liés à la promotion de l'événement (promotion de l'événement sur les mailing-lists, réseaux sociaux, recherche et commande de goodies,dev. site web etc.), en liaison avec les organisateurs de l'événement : (veuillez mettre votre nom ici si vous souhaitez participer à cette action)
  • Personnes intéressées : les gens qui ont déclaré être intéressés par l'organisation (par ordre alphabétique)
    • Nicolas Bozon
    • Étienne Delay
    • Gerald Fenoy
    • Simon Georget
    • Thomas Gratier
    • Yves Jacolin
    • David Martinez Morata
    • Vincent Picavet
    • Rodolphe Quiédeville
    • Mehdi Semchaoui
    • Christophe Tufféry

Proposition d'organisation

  • A partir des précédents éléments ci-dessus, des noms des personnes qui se sont déclarées intéressées et des actions dans lesquelles elles se proposaient d'apporter leur contribution, voici un schéma général d'organisation que je propose à la discussion.

Schéma CO v3.png

  • Ce n'est qu'une première version, qui reste à compléter et à modifier
  • Chaque membre de la liste des reponsables de l'organisation doit assumer une fonction de responsable (ou co-responsable) de l'une des actions
  • Les noms en couleur sont ceux des responsables des actions (tels que je le propose mais en ayant bien indiqué le "?" après le nom que j'ai retenu)
  • Sur la suggestion d'Yves, Vincent est proposé comme responsable de la recherche de financements
  • Des changements dans les noms des responsable d'actions restent possibles
  • Des noms de personnes restent à identifier pour certaines des actions
  • Pour l'action "Logistique", Yves a proposé de'en être responsable. Je pourrai intervenir en appui si besoin
  • Si des personnes souhaitent se retirer de l'organisation, ou si d'autres souhaitent s'y ajouter, il en est encore temps
  • Ce schéma général d'organisation doit être stabilisé fin août
  • Sur la base du schéma d'organisation stabilisé, l'équipe se mettra ensuite au travail, chacun sachant dans quelle(s) action(s) il se trouve et quelle responsabilité lui incombe

Planning prévisionnel

  • Juillet
    • Formation d'une équipe de responsables (4-5 personnes) : OK
    • Identification de l'équipe d'organisation : OK
  • Octobre
    • Réunion des responsables avec l'équipe SIG-LL
    • Validation du projet par le bureau OSGeo-fr
    • Mise en place du site web
    • Appel à sponsors
    • Constitution du comité de programme
  • novembre - décembre
    • Mise en place d'un système de vote pour les propositions
  • Janvier ?
    • Deadline sponsors
    • Appel à participation
  • ?
    • Deadline appel participation
    • Ouverture des inscriptions
  • 10 juin 2013
    • L'évènement !
  • Juin 2013
    • Rapport d'organisation de la part de l'équipe en charge

Budget

  • Dépenses
    • Salle
    • Communication liée SIG-LL
    • Gestion projet SIG-LL
    • Flyers
    • Goodies
    • T-shirts
    • fourniture diverses
    • (Traiteur ?)

Total 6500€ Cout de revient par personne : ~45€

  • Recettes
  • Sponsors Or
  • Sponsors Argent
  • Sponsors Bronze
  • Entrée

Nom de l'évènement

Les critères :

  • qu'il soit parlant (lien avec logiciel libre, opensource, géomatique, francophone, sig, osgeo, etc etc)
  • qu'il soit facile à prononcer
  • qu'il soit court
  • et original

Les noms proposés :

  • FOSS4G-FR
  • FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique
  • Rencontres SIGLibre
  • Géolibre
  • OpenGIS France 2013
  • OpenGIS
  • OpenGIS Day
  • OpenGIS Forum
  • OSForFrance (OS4France)
  • OSGIS Forum
  • OS4GIS (OS for GIS)

  • Si le nom est FROG, alors le logo pourrait etre une grenouille géospatiale (voir un crapaud-geek pourquoi pas).

Le gros avantage de ce nom est qu'il est fun et qu'il poura surement amener de l'intérêt de la part des anglo-saxons et des anglophones aussi)

  • Si le nom est FOSS4G-fr, alors nous pourrions demander un sous-domiane fr.foss4.org aux gens qui possèdent le domaine, et le logo pourrait etre une sorte de bousoole OSgeo mais avec les couleurs bleu/blanc/rouge, sans vouloir igonorer le reste de la francophonie bien sur, mais l'evenement se deroulera en france, donc simple idée.
  • Si le nom est OpenGIS France, le logo pourrait être une également une grenouille geospatiale portant dans ses bras un globe.(le nom serait synonyme d'ouverture, et le logo "grenouille" donnerait une petite french touch").

Le gros avantage est que ce nom pourra être gardé par d'autres pays (donnant une continuité > ex: OpenGIS Espana ?), le caractère français (grenouille) n'étant que dans le logo. De plus, quand on dit "OpenGIS", c'est léger à prononcer, ca fait sérieux et on sait qu'il s'agit de SIG (alors que FROG pas trop ;-)!). Il faudra penser qu'il n'y aura pas que des geeks, mais également des institutionnels, structures, sociétés etc (et pas que anglophones ;-) )...

  • Le autres noms semblent plus compliqué à imager, et sont donc moins intéressants IMHO
  • Propositions à faire...

proposition de logo sur le thème FROG RECHERCHEs 2.jpg

Sponsors

Types de sponsorisation

  • 3 niveaux : Or, Argent, Bronze
    • Or : 3 k€ (1 ou 2 max)
    • Argent : 1 k€ (5-6 max)
    • Bronze : 500 € (non limité)

Or

  • totem sur place (fourni par le sponsor)
  • logo sur le site web de la rencontre
  • logo sur place
  • présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
  • citation sur les communiqués de presse

Argent

  • présentation sur le site web de la rencontre
  • logo sur le site web de la rencontre

Bronze

  • logo sur le site web de la rencontre

Sponsors déjà déclarés

  • Oslandia
  • Thinking GIS
  • Mappy
  • Camptocamp

Sponsors potentiels (par ordre alphabétique)

  • Alkante
  • Atos
  • Cap Gemini
  • CartoExpert
  • Cartogenic
  • Geolabs
  • Geomatys
  • Neogeo Technologies
  • Makina Corpus
  • 3liz
  • ..
  • Question : l'ENSG, qui accueille les RSIGLL et l'évenement que nous essayons d'organiser, peut-il avoir un rôle de sponsor "en nature", notamment par la mise à disposition de moyens matériels (salles, ordinateurs, vidéo-projecteurs), logistiques (accueil, salles, lieux de stockage de matériels, etc.), qui ne seront pas facturés ? Si la réponse est positiive sur le principe ici, alors il faudra le présenter et en demander l'accord à l'ENSG et à Françoise. Cela peut représenter plusieurs centaines d'euros qui ne seront pas à débourser pour l'OSGeo-fr

Communication

Mis en place du site web

    • Contenu?
    • Qui?
    • Hébergement? Infra OSGEO fr?


Diffusion événement

Action en fonction de la mise en place site web préalable et planning pour l'appel à programme

  • Réseaux sociaux
    • Twitter
    • Google+
    • LinkedIn
    • Viadeo
    • LanyRD
    • Meetup
    • ?...
  • Forums francophones
    • Georezo
    • ForumSIG
  • Blogs/sites
    • OSGEO asso fr
    • Geotribu
    • GeoLibre
    • blogs sociétés
  • Mailing Lists
    • Osgeo fr
    • OSM Talk
  • Presse
    • SIG La Lettre
    • Géomatique Expert
    • Revue XYZ

Question sur la communication liée SIG-LL. Quels sont leurs cibles ? Universités, enseignants, forums étudiants inclus ?

Questions ouvertes

Les questions suivantes doivent encore être éclaircies. Les débats se font sur la mailing list francophone, nous vous invitons à y participer.

  • Repas midi : traiteur, restau ensg ou pas de repas ?
  • Affiner les niveaux de sponsorisation
  • Système de réservation côté OSGEO fr, partagé SIGLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
  • Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
  • Proposition planning à affiner(ci-dessous) pour prévoir nombre de présentations et déroulement journée (horaires prévi alignés sur ceux de SIGLL 2012)
Horaires Salle A (Plenière) Salle B (Technique)
9h30 =>10h Slot 1A Workshop 1?
10h =>10h30 Slot 2A
10h30 =>11h Slot 3A
11h => 11h30 Pause café Pause café
11h30 => 12h Slot 4A Workshop 2?
12h => 12h30 Slot 5A
12h30 => 13h Slot 6A
13h => 14h Repas Repas
14h => 14h30 Slot 7A Workshop 3?
14h30 => 15h Slot 8A
15h => 15h30 Slot 9A
15h30 => 16h Slot 10A
16h => 16h30 Pause café Pause café
16h30 => 17h Slot 11A Workshop 4?
17h => 17h30 Slot 12A
17h30 => 18h Clôture
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