Quebec-conf - Rencontre du 2010-02-04

Rencontre du comité OSGeo-Québec-Conf du 2010-02-04, pour l'organisation de la journée OSGeo-Québec de juin 2010

Date, Lieu et heure

Conférence téléphonique:

Date:           Thursday, February 04, 2010
Start Time:     04:00 PM Eastern Std Time
End Time:       06:55 PM Eastern Std Time
Dial-in Number: 1-219-509-8222 (East Coast)
Access Code:    6765697

Ordre du jour

1- Présentation de l'événement et des membres du comité (si nécessaire)

2- Discussion/explication du lien avec Vision Géomatique et le CGQ

3- Nom de l'événement (+ nom de domaine)

Rendez-vous OSGeo-qc ?
Journée OSGeo-qc ?
WhereCamp OSGeo-qc ?
Rendez-vous GéoLibre ?
...
Définition d'un thème pour cette édition ?

4- Finances:

Coûts d'inscription des participants
Ébauche de budget
Plan de commandite, voir celui de Vision Géomatique à http://visiongeomatique.com/documents/plan_visibilite_visiongeomatique_2010.pdf

5- Programme:

Horaire de l'événement
Nombre de salles (2?)
Programmation
Conférenciers invités
Appel de soumissions de conférences (fermé ? restreint ? ouvert ?)

6- Site Web

Montage (quoi, qui et comment ?)
Pérennisation pour les prochaines éditions ? Réutilisation de l'outil de Vision Géomatique ?
Coordination avec le site de Vision Géomatique (Micael Perron) ?

7- Plan de visibilité/commandites à monter (qui ? délais ?)

8- Communiqué de presse, annonces de l'événement

9- Confirmation des besoins face à l'hôtel

10- Services de traduction simultanée ?

11- Kiosque OSGeo-Qc à Vision Géomatique ?

12- Prochaines rencontres du comité

Compte-rendu

Participants

Thierry Badard
Daniel Morissette
Nicolas Gignac
Frédéric Hubert
Martin Ouellet
Simon Mercier
Martin Fafard

Sommaire des discussions et décisions

1- Présentation de l'événement et des membres du comité (si nécessaire)

2- Discussion/explication du lien avec Vision Géomatique et le CGQ

Daniel explique que le CGQ prend en charge la majorité de la logistique et de la gestion financière (puisque nous n'avons pas de structure légale pour gérer de l'argent). Ceci nous permet des économies d'échelle puisqu'ils font déjà ce travail aussi pour Vision Géomatique

IMPORTANT: Ne pas oublier que bien qu'on se partage la logistique, le Rendez-vous OSGeo-Qc et Vision Géomatique sont deux événements indépendants, avec des comité organisateurs et des budgets indépendants. Veiller à ne pas créer de confusion dans le public en suggérant que l'OSGeo-qc organise Vision Géomatique, ou que le CGQ organise le Rendez-vous OSGeo Québec.

3- Nom de l'événement (+ nom de domaine)

Le nom Rendez-vous OSGeo Québec est retenu, avec le nom de domaine rendez-vous-osgeo-qc.org

TODO: Daniel va se charger d'enregistrer les domaines rendez-vous-osgeo-qc.org et .com chez http://namesecure.com/, avec un compte dédié à l'OSGeo-qc afin que l'on puisse s'en partager la gestion.

TODO: Thierry va regarder la possibilité de partage de Google docs en ligne comme le fait le chapitre Francophone

TODO: Valider avec OSGeo en rapport utilisation du nom et logo OSGeo pour l'événement (Thierry)

Nous avons discuté des idées de thèmes pour cette édition mais aucun n'a été retenu.

TODO: On se donne jusqu'à mercredi prochain, chacun doit penser à des idées de thèmes pour la prochaine rencontre

4- Finances:

Discussion de l'ébauche de budget fournie par Marie-Christine.

ACTION: Un sous-comité finance formé de Daniel, Thierry, Nicolas et Marie-Christine va se charger du budget. Le sous-comité se chargera aussi du plan de visibilité/commandite, ainsi que des discussions de partage de profits avec le CGQ.

TODO: On va se partager le budget dans un Google doc en ligne lorsqu'il sera prêt.

Note: Tous les membres du comité s'entendent que les coûts d'inscription proposés sont raisonnables, bien que l'option combinée des deux événement devrait peut-être être plus cher. Le sous-comité finances peut donc continuer dans cette même direction en autant que le budget balance.

5- Programme:

Horaire de l'événement
Nombre de salles (2?)
Programmation
Conférenciers invités
Appel de soumissions de conférences (fermé ? restreint ? ouvert ?)