Quebec-conf - Rencontre du 2010-02-04

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Rencontre du comité OSGeo-Québec-Conf du 2010-02-04, pour l'organisation de la journée OSGeo-Québec de juin 2010

Date, Lieu et heure

Conférence téléphonique: 

Date:           Thursday, February 04, 2010
Start Time:     04:00 PM Eastern Std Time
End Time:       06:55 PM Eastern Std Time
Dial-in Number: 1-219-509-8222 (East Coast)
Access Code:    6765697

Ordre du jour

1- Présentation de l'événement et des membres du comité (si nécessaire)

2- Discussion/explication du lien avec Vision Géomatique et le CGQ

3- Nom de l'événement (+ nom de domaine)

  • Rendez-vous OSGeo-qc ?
  • Journée OSGeo-qc ?
  • WhereCamp OSGeo-qc ?
  • Rendez-vous GéoLibre ?
  • ...
  • Définition d'un thème pour cette édition ?

4- Finances:

5- Programme:

  • Horaire de l'événement
  • Nombre de salles (2?)
  • Programmation
  • Conférenciers invités
  • Appel de soumissions de conférences (fermé ? restreint ? ouvert ?)

6- Site Web

  • Montage (quoi, qui et comment ?)
  • Pérennisation pour les prochaines éditions ? Réutilisation de l'outil de Vision Géomatique ?
  • Coordination avec le site de Vision Géomatique (Micael Perron) ?

7- Plan de visibilité/commandites à monter (qui ? délais ?)

8- Communiqué de presse, annonces de l'événement

9- Confirmation des besoins face à l'hôtel

10- Services de traduction simultanée ?

11- Kiosque OSGeo-Qc à Vision Géomatique ?

12- Prochaines rencontres du comité

Compte-rendu

Participants

  • Thierry Badard
  • Daniel Morissette
  • Nicolas Gignac
  • Frédéric Hubert
  • Martin Ouellet
  • Simon Mercier
  • Martin Fafard

Sommaire des discussions et décisions

1- Présentation de l'événement et des membres du comité (si nécessaire)

2- Discussion/explication du lien avec Vision Géomatique et le CGQ

Daniel explique que le CGQ prend en charge la majorité de la logistique et de la gestion financière (puisque nous n'avons pas de structure légale pour gérer de l'argent). Ceci nous permet des économies d'échelle puisqu'ils font déjà ce travail aussi pour Vision Géomatique
IMPORTANT: Ne pas oublier que bien qu'on se partage la logistique, le Rendez-vous OSGeo-Qc et Vision Géomatique sont deux événements indépendants, avec des comité organisateurs et des budgets indépendants. Veiller à ne pas créer de confusion dans le public en suggérant que l'OSGeo-qc organise Vision Géomatique, ou que le CGQ organise le Rendez-vous OSGeo Québec.

3- Nom de l'événement (+ nom de domaine)

Le nom Rendez-vous OSGeo Québec est retenu, avec le nom de domaine rendez-vous-osgeo-qc.org
TODO: Daniel va se charger d'enregistrer les domaines rendez-vous-osgeo-qc.org et .com chez http://namesecure.com/, avec un compte dédié à l'OSGeo-qc afin que l'on puisse s'en partager la gestion.
TODO: Thierry va regarder la possibilité de partage de Google docs en ligne comme le fait le chapitre Francophone
TODO: Valider avec OSGeo en rapport utilisation du nom et logo OSGeo pour l'événement (Thierry)
Nous avons discuté des idées de thèmes pour cette édition mais aucun n'a été retenu.
TODO: On se donne jusqu'à mercredi prochain, chacun doit penser à des idées de thèmes pour la prochaine rencontre

4- Finances:

Discussion de l'ébauche de budget fournie par Marie-Christine.
ACTION: Un sous-comité finances formé de Daniel, Thierry, Nicolas et Marie-Christine va se charger du budget. Le sous-comité se chargera aussi du plan de visibilité/commandite, ainsi que des discussions de partage de profits avec le CGQ.
TODO: On va se partager le budget dans un Google doc en ligne lorsqu'il sera prêt.
Note: Tous les membres du comité présents s'entendent que les coûts d'inscription proposés sont raisonnables, bien que l'option combinée des deux événement devrait peut-être être plus cher. Le sous-comité finances peut donc continuer dans cette même direction en autant que le budget balance.

5- Programme:

  • Horaire proposé:
    • Mardi 15 juin:
      • 12:00-13:00 Enregistrement
      • 13:00-17:00 Conférences, 1 salle, avec les conférenciers invités, sur des thèmes plus OSGeo international
      • 17:00+ 5 à 7 (formule à déterminer)
    • Mercredi 16 juin:
      • 8:00-9:00? Conférier invité, 1 salle, thème plus OSGeo local
      • 9:00-12:00 Conférenciers locaux, 2 ou 3 salles suivant nombre de présentations
      • 12:00-13:30 lunch
      • 13:30-14:30 Table ronde ou plénière de fermeture?
      • 14:30+ Vision Géomatique prend la relève
  • Nombre de salles
    • 1 salle le mardi pm
    • 1 salle pour ~1 heure le mercredi am
    • 2 ou 3 salles le reste de l'avant midi
    • 1 salle pour le lunch et la fermeture en début d'après-midi
  • Conférenciers invités
    • 5 conférenciers sont sélectionnés et seront contactés par Daniel et Thierry
  • Appel de soumissions de conférences (fermé ? restreint ? ouvert ?)
    • À rediscuter mais un appel restreint semble dégager un consensus

6- Site Web

ACTION: Création d'un sous-comité Web, formé de Simon, MartinF, Thierry et Frederic. La première tâche du comité est de monter une ébauche de site. Daniel fournira un espace serveur.
ACTION: Un sous-comité Web 2.0 (MartinO) se chargera de coordonner la visibilité de l'événement dans les réseaux sociaux, à commencer par un compte twitter osgeoqc

7- Plan de visibilité/commandites à monter (qui ? délais ?)

Le sous-comité finances doit prendre ça en charge.

8- Communiqué de presse, annonces de l'événement

TODO: Thierry se chargera de produire un brouillon

9- Confirmation des besoins face à l'hôtel

Á rediscuter avec Marie-Christine

10- Services de traduction simultanée ?

La majorité des participants ne voient pas la nécessité de la traduction simultanée. Une approche avec des "slides" en 2 langues pour les conférenciers invités pourrait suffire (utilisation de 2 écrans, un en français et un en anglais). On reviendra sur ce point plus tard dans la planification s'il y a lieu.

11- Kiosque OSGeo-Qc à Vision Géomatique ?

Oui, on est très intéressés au kiosque.

12- Prochaines rencontres du comité

Prochaine rencontre face à face, mercredi 10 février à Québec. Simon va trouver/réserver un endroit.
TODO:: Daniel va faire un sondage Doodle pour la rencontre suivante dans la semaine du 17 février.

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