Quebec-conf - Rencontre du 2010-02-17

Rencontre du comité OSGeo-Québec-Conf du 2010-02-17, pour l'organisation du Rendez-Vous OSGeo-Québec de juin 2010

Date, Lieu et heure

Mercredi 17 février 2010, 16:00, conférence téléphonique:

Date:           Wednesday, February 17, 2010
Start Time:     04:00 PM Eastern Std Time
End Time:       06:55 PM Eastern Std Time
Dial-in Number: 1-219-509-8222 (East Coast)
Access Code:    6765697

Ordre du jour

0- Affaires découlant de la réunion précédente

• Voir les TODO dans le CR précédent

1- Communication

• Stratégie de communication (des nouvelles de Vision Géomatique pour partir la machine ?), façon de lancer des primeurs ?
• Site web vs. Communiqué de presse
• Communiqué de presse en anglais (blog, on diffuse dans quel site ?)
• Traduction du site en anglais ?
• Prochaines annonces majeures (aux 2 semaines par le web 2.0 et Baliz ?)

2- Finances

• Compte-rendu du sous-comité finances s'il y a lieu (plan de visibilité : prochaines étapes)
• Politique d'inscription pour les conférenciers locaux (gratuit, 50%, plein prix ?) Tarif étudiant pour les participants ?

3- Site Web

• Format des sections du site web : "Conférenciers" vs. "Conférenciers invités" et "Commanditaires"
• Compte-rendu du sous-comité site Web
• Compte-rendu Web 2.0

4- Programme

• Appel de présentations pour la partie locale du programme (ouvert, fermé, restreint, quand?)?
• Vidéo des présentations ? UStream ?
• Concours réalisation de l'année?

5- Varia

• Prochain 5 à 7 OSGeo-qc

6- Prochaine rencontre du comité

Compte-rendu

Participants

• Thierry Badard
• Daniel Morissette
• Nicolas Gignac
• Frédéric Hubert
• Martin Ouellet
• Marie-Christine Simard

Sommaire des discussions et décisions

0- Affaires découlant de la réunion précédente

Seul le TODO du plan de commandite n'a pas progressé en raison des autres priorités, voir item finances plus bas...

1- Communication

Nous aurions intérêt à mieux coordonner la diffusion des annonces dans l'avenir.

TODO: Nicolas va monter une liste de canaux de communication/contacts avec un ordre de diffusion, et avec un nom de responsable pour chacun au sein du comité. Cette liste sera bonifiée par les autres membres du comité et servira de guide pour les prochaines annonces

NOTE: Nous allons viser de produire en moyenne un communiqué de presse par mois, à 2 semaines d'intervale des communiqués mensuels de Vision Géomatique afin de maximiser la visibilité des deux événements

TODO: Thierry va envoyer un email sur la liste du chapitre francophone

TODO: Comité Web: Il faudrait un endroit dans le site pour archiver les communiqués de presse, ou encore la page d'accueil pourrait avoir un paragraphe d'intro présent en permanence en haut de page, avec le reste de la page qui sert à la rotation des articles de nouvelles (style blog)

Au sujet de la traduction du site, on ne va pas traduire le site en entier mais simplement avoir une page sommaire unique en anglais pour les visiteurs anglophones

TODO: Simon/Frédéric: monter une page sommaire en anglais

TODO: Daniel se chargera de traduire communiqué de presse en anglais

2- Finances

TODO: Thierry va monter une liste de questions afin d'orienter la première version du plan de visibilité

DÉCISION: pas de pourcentage de réduction accordée pour la commandite des deux événements (plein prix pour les deux)

Politiques d'inscription:

DÉCISION: Tarif étudiant à 50% (sauf croisière qui demeure à plein prix)

TODO: inscription des conférenciers gratuite ou pas? Revoir la question après le budget

Note: si RdvOSGeoQc désire offrir des inscriptions gratuites à Vision Géomatique à certains de ses conférenciers (ou vice-versa), alors la valeur de ces inscriptions seront comptabilisées comme dépenses dans le budget de l'événement qui offre l'inscription (bref, pas d'exceptions, toutes les inscriptions offertes doivent être comptabilisées clairement dans les budgets)

3- Site Web

Félicitations pour tout le travail réalisé dans la dernière semaine!!!

TODO: Simon/Thierry doivent mettre à jour Wordpress sur le serveur afin de supporter des fonctionnalités manquantes

4- Programme

Nous allons avoir un appel de présentations avec une sélection finale effectuée par les membres du comité organisateur

TODO: Nicolas va monter des lignes directrices pour l'appel de présentations ainsi que des critères/objectifs afin de guider les décisions du comité organisateur dans la sélection (en étant conscient que ces critères risquent d'être subjectifs)

TODO: Daniel va Contacter Andrew Ross au sujet de la possibilité d'enregistrer les conférences comme à FOSS4G 2009

Concours réalisation de l'année? ... on n'a pas consensus ... on s'en reparle...

5- Varia

L'idée d'un 5 à 7 OSGeo-qc à Québec le 23 mars est soulevée. Thierry va confirmer le tout avec les membres du comité de direction d'OSGeo-qc. À suivre...

6- Prochaine rencontre du comité

Mercredi 24 février à 16:00 (confirmé après le meeting avec Simon et MartinF).

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