Quebec-conf - Rencontre du 2010-05-04

Rencontre du comité OSGeo-Québec-Conf du 2010-05-04, pour l'organisation du Rendez-Vous OSGeo-Québec de juin 2010

Date, Lieu et heure

Mardi 4 mai 2010, 10:00am, conférence téléphonique:

Date:           Tuesday, May 04, 2010
Start Time:     10:00 AM Eastern Daylight Time
End Time:       11:55 AM Eastern Daylight Time
Dial-in Number: 1-219-509-8222 (East Coast)
Access Code:    6765697 

Ordre du jour

0- Affaires découlant de la réunion précédente

• Voir les TODO dans le CR précédent

1- Finances

• Suivi de la recherche de commanditaires
• Suivi des inscriptions
• Décisions à prendre/prises face aux inscriptions gratuites

2- Conférenciers invités

• État de la situation
• Réservation des chambres d'hotel

3- Communication

• TODO: Continuer à parler de l'événement régulièrement
• Annonce faite au 5 à 7 de RETIC/AQT
• En parler au WebCamp de Québec?

4- Site Web

• Partenaires dans la barre à droite?

5- Programme imprimé couleur

• Il faut commencer à planifier le contenu
• Obtenir des prix d'imprimeurs

6- Bénévoles pour le jour J

• Préparation des paquetage des conférenciers
• Inscription/accueil (mardi midi et mercredi matin)
• Autres?

7- Enregistrement des conférences

• Questions d'Andrew
• Bénévoles supplémentaires?

8- Varia

9- Prochaine rencontre du comité

Compte-rendu

Participants

• Daniel Morissette
• Martin Fafard
• Simon Mercier
• Marie-Christine Simard
• Thierry Badard
• Martin Ouellet
• Frederic Hubert

Sommaire des discussions et décisions

0- Affaires découlant de la réunion précédente

...

1- Finances

• Suivi de la recherche de commanditaires, des inscriptions, et ajustements au budget en fonction de la situation actuelle

2- Conférenciers invités

• État de la situation des conférenciers invités, réservations d'hotel, etc.

• TODO: Daniel doit confirmer et faire parvenir à Marie-Christine les réservations de chambres d'hotel des conférenciers

3- Communication

• TODO: Écrire un communiqué commun avec Vision Géomatique qui sera envoyé autour du 15 mai via le réseau Baliz (message direct) via LucV et via le réseau AGMQ via SimonM

4- Site Web

• TODO: Thierry va placer les partenaires dans la barre à droite des pages du site qui ont suffisamment d'espace

5- Programme imprimé couleur

• Discussion du programme imprimé. Vision Géomatique fait imprimer le sien via la reprographie du CEGEP.

• TODO: MartinF va monter un premier brouillon et une fois complété on demandera un prix à la repro du CEGEP.

6- Bénévoles pour le jour J

• Discussion des besoins en bénévoles

• TODO: Daniel: monter une spreadsheet 'logistique' pour documenter les besoins/affectations de bénévoles

7- Enregistrement des conférences

• Évaluation des besoins en bénévoles pour l'enregistrement (3 salles, MartinO, MartinF, AlanB, + 1 remplaçant pour AlanB/MartinF pendant leurs présentations ).

8- Varia

...

9- Prochaine rencontre du comité

Téléconférence lundi 17 mai à 15:00

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