Quebec-conf - Rencontre du 2010-06-07

Rencontre du comité OSGeo-Québec-Conf du 2010-06-07, pour l'organisation du Rendez-Vous OSGeo-Québec de juin 2010

Date, Lieu et heure

Lundi 6 juin 2010, 15:00, conférence téléphonique:

Date:           Monday, June 07, 2010
Start Time:     03:00 PM Eastern Daylight Time
End Time:       04:55 PM Eastern Daylight Time
Dial-in Number: 1-517-417-5200 (Midwest)
Access Code:    6765697 

Ordre du jour

0- Affaires découlant de la réunion précédente

• Voir les TODO dans le CR précédent

1- Finances

• Suivi du budget

2- Conférenciers invités

• État de la situation
• Cadeaux aux conférenciers (3 ou 5?)

3- Communication

• Communiqué spécial Baliz en collaboration avec Vision Géomatique
• Faites du bruit!

4- Site Web

• ?

5- Programme

• Modification à l'horaire du mardi pm
• Discussion de la version finale du programme imprimé couleur pour impression (dû pour demain)...
• État de la situation des fichiers PPT/ODP reçus et à recevoir
• Table ronde: ajout des rep. de chapitre locaux, déterminer les sujets/questions

6- Logistique

• Chambres d'hotel pour le comité
• Choix de pause mardi pm
• choix de pause mercredi am
• Choix de repas mercredi midi
• Enregistrement des participants OSGeo+VisionGeo (sac VisionGeo, stylo pour tous?)
• Disposition des salles vs électricité
• Impression de billets 5 à 7, repas, affiches de partenaires
• Email aux participants autour de vendredi (invitation pre-ice-breaker lundi soir, autres questions de logistique)
• Projecteurs (besoin de 5: Mapgears, GeoProjection, CGQ, Spatialytics, +1 autre)
• Pointeurs laser?

7- Kiosque OSGeo-Québec

• Logo OSGeo-Québec vectoriel pour bannière sur le kiosque
• Impression de bannière?
• Structure de kiosque?
• Brochures à distribuer?
• Demos sur laptop?
• Horaire pour les présences sur le kiosque

8- Varia

9- Prochaine rencontre du comité

Compte-rendu

Participants

* Daniel Morissette
* Martin Fafard
* Thierry Badard
* Martin Ouellet
* Frederic Hubert 
* Marie-Christine Simard
* Simon Mercier
* Nicolas Gignac

Sommaire des discussions et décisions

0- Affaires découlant de la réunion précédente

...

1- Finances

• Budget à jour toujours positif.

2- Conférenciers invités

• TODO: Daniel s'occupe du cadeau des conférenciers invités. En préparer même pour les absents et leur faire parvenir par courrier

3- Communication

• TODO: Thierry, coordonner avec Frederic Lessard (CGQ) et Luc Vaillancourt pour le bulletin spécial Baliz en collaboration avec Vision Géomatique

• TODO: Daniel/Thierry/tous, écrire des billets sur les moments forts du programme et faire suivre une nouvelle copie du communiqué sur les listes

4- Site Web

• TODO: MartinO: Essayer de mettre le résumé dans la description de l'événement dans le calendrier iCal?

5- Programme

• Modification à l'horaire du mardi pm... tous d'accord avec la proposition de Daniel...

• TODO: Finir le mercredi pm à 14:20.

• Discussion de la version finale du programme imprimé couleur pour impression (dû pour demain)...
  • ... un autre draft ce soir... impression demain...
  • ... 125 copies pour commencer

• État de la situation des fichiers PPT/ODP reçus et à recevoir
  • TODO: Daniel envoyer rappel aux conférenciers

• Table ronde: ajout des rep. de chapitre locaux, déterminer les sujets/questions
  • TODO: (progr imprimé, site Web) Mettre à jour liste panélistes Jeff, Frank, Paul, Hervé, Thierry, animateur Daniel
  • TODO: Sujets Table ronde:
  • TODO: MartinO, démarrer discussion sur thèmes table ronde sur la liste osgeo-qc

• Volontaires pour la traduction des conférences internationales... voir a mesure qu'elles arrivent

6- Logistique

• TODO: Daniel/Thierry voir choix de pause/repas en fct du budget + decider nombre participants

• TODO: Daniel: Annonce à la fermeture 14:20, demander aux gens inscrits aux deux de passer à la table à l'arrière pour prendre leur matériel pour VisionGeo

• TODO: Daniel/Marie-Christine, commander 200 stylos OSGeo

• TODO: Disposition de la grande salle en demi-lune mardi PM, 5 par table

• TODO: Daniel/Thierry décision pour acces internet supplémentaire ou pas en fct du budget

• TODO: Daniel preparer + imprimer billets 5 à 7, repas, affiches de partenaires, etc. avec Alexandre

• TODO: Daniel: Email aux participants autour de vendredi (invitation pre-ice-breaker lundi soir, autres questions de logistique, Mentionner calendrier iCal)

• Projecteurs (besoin de 5: Mapgears, GeoProjection, CGQ, Spatialytics, +1 autre)
  • Projecteur CGQ: Salle technologie, Marc-André

• Salles: petite salle pour Intro/business/education, grandes salles pour les autres

• TODO: MCSimard, Pointeurs laser

7- Kiosque OSGeo-Québec

• TODO: Daniel, Impression 2 bannières 4'x2' avec Logo OSGeo-Québec vectoriel pour le kiosque

• Pas de structure de kiosque, on utilise le fond blanc avec un projecteur

• TODO: MartinF fournit laptop + projecteur sur le kiosque
  • Frederic aussi disponible pour le kiosque
  • rouler présentation OSGeo-Qc de Nicolas sur le kiosque

• TODO: Thierry imprime ~15 copies de chaque brochures en français

9- Prochaine rencontre du comité

Aucune prévue avant l'événement.

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