Nederland/bijeenkomsten/foss4g-nl-be-2

• Datum : 16-02-2024
• Tijd : 15.00-17.00
• Locatie: Baarle!

Aanwezig:

• Roel - Penningmeester BE
• Gael - Voorzitter BE
• Erik - Secretaris NL
• Niene - Voorzitter NL
• Frans - Cultuurcentrum Baarle

OSGeo NL en OsGEO BE bezoek Baarle voor gezamelijke Foss4G 2024!!

aanwezige techniek

Overal open wifi. in alle gebouwen. in de zomer festival 150 mensen, internet nog nooit uitgevallen.

5 microfoons met draad en 2 draadloos. (genoeg voor de plenair). Zelf iemand regelen voor de techniek qua geluid regelen. Kan wel worden opgesteld. maar zelf vrijwilligers regelen. als het zonder kan is het fijner.- voor de kleinere zalen.

grote zaal, vaste beamer. 1 zaal met groot tv scherm. 1 mobiel scherm. 1 losse beamer met los scherm. Dus 4 in totaal.

transport en logistiek

Parkeer plaatsen, genoeg in de buurt. 2 parkeer plaatsen voor en achter.

BE : 2 bus bedrijven om offerte gevraagd. NL: bussen regelen vanaf Breda?

Kampeer plaats met zn allen. > kamp maken in de avond.

Carpool google drive maken.

Taxi huren op bepaalde tijdstippen.

Breda naar Baarle taxi huren: - Woensdag ochtend voor de lunch - woensdag avond - donderdag ochtend - donderdag avond

Eigen kosten of vergoeden we dat dan? Ticket kopen op eventbrite - voor de taxi/bussen? BE - bus ticket ook op eventbrite, zetten. Dus vervoers tickets zijn bij te boeken. Geen garantie - bij voldoende aanmeldingen gaat het door.

Materialen & de zalen

Ong 200 tot 250 mensen. Ruimtes voor 20 tot 40 mensen voor de tracks.

180 stoelen in totaal aanwezig. Dus waarschijnlijk bij boeken. Aanwezig: 5 staan tafels. Dus bij boeken

Plenair beneden met koffie in de ochtend. helft stoelen en staan tafels

biljart zaal voor : woonkamer, sponsors, lunch, werkplekken, koffie & thee de hele dag. Map Gallary. (Expositie shermen?)

Beneden - 1 lokaal - 30 mensen 1e verdiepen - 1 zaal - kleine 15 mensen workshop 2de verdieping - 2 zalen - a 30 man 3de zolder ruimte - grote zaal 60 man kwijt. ?

Feestruimtes van de jongeren vereniging met bar, disco lampen, geluid. Zouden de jongeren zelf bedienen, die betalen we dan ook daar voor.

Dus de zwarte zaal huren van de jongeren voor een feestje! geen vrijwilligers zelf nodig. Karaoke?

lunch & koffie

• Koffie door cultuur centrum. koffie 70 cent per kop, met zelf bediening.
• Lunch cateraars hebben ze referenties - zelf regelen. Extern
• Borrel - drank door cultuur centrum.

Aanvullen vrijwilligers vanuit ons om te helpen. Om de kosten laag te houden. !! stuk of 5 mensen in shifts bijvoorbeeld.

Eerste schets programma

• Woensdag ochtend alles klaar zetten. vrijwilligers vragen.
• Woensdag inschrijven in de biljart zaal.
• Woensdag centraal lunch. Biljart zaal.
• woensdag middag workshops. Ontvangst biljart zaal. 1 middag is 1 workshops. 6 workshops ruimtes?

Woensdag kunnen sponsors opbouwen in de zaal. Woonkamer. Koffie en thee beschikbaar. Workshop zalen ombouwen naar klaar zetten voor de presentaties. Waar gaan de tafels heen? Geen avond eten.

• 17:00 klaar met workshops
• 20:00 feestje tot 23:30 Woensdag avond: Feest avond in een jongeren zaal.

Donderdag congres. Inschrijving in de gang? 1 statafel. ingang België.

• Plenair opening benden zaal, met koffie en thee. helft stoelen, helft staan tafels. Techniek is aanwezig. Techniekus regelen? Wie o wie?
• 10:00 beginnen plenair.

vertaler regelen voor deze zaal? Links voor in de zaal zetten? Bij de techniek. Niet te moeilijk maken. Op het podium 2 talig toespreken.

• Lunch in de biljart zaal. Bij mooi weer is buiten de plenaire zaal. Bij mooi weer ook sponsors buiten.

Dus donderdag samenkomst ruimte bij slecht weer binnen. Bij mooi weer buiten. bij mooi weer buiten plenair.

2 programma's maken en schetsen voor binnen buiten optie. week van te vore beslissing maken.

• Donderdag afsluiting plenair ook beneden. tot 17:00 afsluiten.
• 20:00 vertrek bussen.
• Donderdag avond feest aasluitend aan plenair. Beneden doen in plenair. Iets van eten laten komen?

• Vrijdag code sprint. 1 zaaltje - Brunch regelen. buffet wat de hele ochtend blijft staan.

1 klaslokaal op begane grond. of de woonkamer zaal op de begane grond.

Organisatie kamer - woonkamer zaal ?

leuke spreker voor plenair over Baarle. Frans gaat presentatie hier over houden. laatste meting kadaster in jaren 90tig. discussie, vragen met kadaster, gis afdeling, en Baarle heemkunde over de grenzen in Baarle.

aanbeveling voor stoelen etc. stuurt Frans door. Prijslijst opvragen.

op de mail catering en logistiek bedrijf .

Mogelijke datum

• 18-19-20 sept 2e optie
• 25-26-27 sept 1e optie

Naamgeving

BENE BELNET niet doen.

Foss4G - BE&NL

Thema /slogan

• We zoeken de grens op
• crossing borders
• Grensverleggend
• Grensoverschrijdend
• Over de grens.
• Grenzeloos

NL en Frans logo maken.

Organisatie

Programma commissie gaan opzetten. nieuwe app groep voor opzetten. Hans van de Kwast. Dirk Voets. Google drive voor de programma aanmeldingen.

Website opzetten? Hoe dit slim te doen?

• content maken
• Eventbrite op gaan zetten.

Sponsors zaken.

Promotie materiaal

• teksten
• logo
• t shirts orga - vrijwilligers.

orga foss4G BE & NL

wij met zn vieren? Meer mensen vragen ?

uitbereiden met comissies.

Programma commissie opzetten.

Communiceren? Element.Matrix. (slack? variant) channels voor commissies?

• plenair 1 goede spreker vragen? budget voor hebben?

Diversiteit is belangrijk.

TODO

• Niene: Notullen en overzicht programma en zalen
• Frans: Maakt offerte: zalen & koffie/thee.
• Frans: bekijkt beschikbaarheid/datum.
• Frans: Aanbeveling catering en verhuurbedrijf
• Frans: Vraagt jongeren vereniging voor feest
• Contact Geo afdeling gemeente?
• Contact Heemkunde kring?