Propositions pour l'organisation d'un FOSS4G francophone en 2014

Organisation

Projet

Responsable projet

Etienne DELAY

Équipe communication

Thomas Gratier (Responsable), Arnaud Van De Casteele, Rodolphe Quiédeville

Équipe financement

Vincent Picavet (Responsable), Jean Marie Arsac, Yves Jacolin

Comité de programme

Frédéric Jacon (Responsable), Christophe Tufféry, Gérald Fenoy, Nicolas Bozon, Pierre-André Le Ny, Arnaud Van De Casteele

Équipe organisation/Logistique

Olivier Courtin (Responsable)

Équipe Workshops

Pierre-André Le Ny (Responsable)

Documents associés

Comment aider ?

S'inscrire sur la mailing list francophone et suivre les discussions ( tag [FOSS4G-fr] dans le sujet): http://lists.osgeo.org/listinfo/francophone
Lire le document principal de référence
Se proposer dans une équipe (sur la mailing list et dans le document)
Ajouter les tâches manquantes dans ce document, nettoyer les tâches faites ou en cours
S'assigner des tâches qui n'ont pas de responsable
Réaliser ces tâches
Rapporter le travail fait sur la mailing list
Si vous n'osez pas, demander sur la mailing list, on vous trouvera des choses à faire :-)

Propositions pour 2014

Lieu

L'ENSG se propose d’accueillir cet événement La capacité d'accueil max est:

 - un amphi de 400 places
 - un amphi de 100 places
 - une salle polyvalente de 200 places
 - des salles de TP (L103 : 15 places, L109 : 18 places, L305 : 9 places, L309 : 20 places)

Date

 - 20 Mai -  Workshop
 - 21 et 22 Mai - Conférences

DIVERS

le nombre de salles de TP (4-5 salles max disponibles)

les slots en parallèles (ou non?) avec en opposition des sessions techniques/ thématique ? (comme l'an dernier) (et au max 3 slots du coup au vu des salles mobilisables)

Est-ce qu'on en profite pour organiser un code sprint ?

Voir pour contexte également les retours d'expérience du FROG 2013 : FROG2013_retourXP

Propositions :

Changer le nom pour FOSS4G-FR (et changer le logo du coup)
Faire l’événement sur 2 jours
Faire des workshops (sur une troisième journée)
Faire un événement plus Francophone en intégrant la communauté Québec, Belgique, Suisse, Maghreb...
..

Réunions et CR

Retour d’expérience

Points qui ont bien fonctionnés:

Le coté positif, c'est qu'un certain nombre de point négatifs du FROG on été surmonté ! CF http://wiki.osgeo.org/wiki/FROG2013_retourXP
Programme globalement de bonne qualité et avec une certaine variété dans les intervenants
Format de l'event avec ateliers plus deux jours de conférence qui a fonctionné
Pas de grosse différence (déséquilibre) de participation entre les deux journées de conférence
Ateliers pleins et bien gérés
Organisation où l'équipe, pendant l'event, n'a pas besoin de courir partout en mode pompier, et reste disponible pour les participants
Pas de bug ni de couac informationnel pendant l'event au sein de l'équipe
Nombreuses prises d'initiatives bienvenues in situ (couverture photos de l'event, bagagerie, tweets...)
Traiteurs nickel (particulièrement Y&S)
Bonne gestion amont de la recherche de sponsors
Globalement, bonne gestion du temps pendant l'event
Site Web bien conçu et maintenu avec bonne réactivité tout au long du projet
Acceuil ENSG nickel (équipes techniques, logistiques, administratives)
Participation 'correcte' au sens où l'event a rassemblé un public, et en augmentation avec le FROG précédent
Participants manifestement contents d'être venus

Communication et fonctionnement internes : Le fonctionnement sur différente liste de diffusion pas comité d'organisation est un plus, mais chaque participant n'as pas le même usage du mail (titre explicite, usage de [FOSS4Gfr], gestion du ton, etc ). Solution ? : proposer un guide L'usage des listes doits permettre aux comités de s'organiser en interne, mais le responsable de chaque comité doit pouvoir rendre compte des échanges et avancées au responsable du projet. L'usage du google Doc et des jalons est l'outil central de l'organisation, il est nécessaire que chaque responsable de comité de programmes définisse ses jalons en transparence vis-a-vis des autres

Plusieurs points:

Pourrait faire sens de faire dès que l'équipe organisationnelle est constituée de prendre une (demi) journée en présentiel pour définir les grandes lignes de l'event ensemble
Les réunions IRC sont globalement peu productives quand elles servent principalement à valider/redire ce qui aurait pu l'être via un échange de mails (et ça bloque une soirée)(ça veut pas dire qu'il faut pas en faire, mais préférentiellement lorsque ce médium a une valeur ajoutée)
Les modes de décisions ont été basés sur une logique un homme/une voix, sans qu'un véritable leadership n'émerge vraiment (y compris sur les aspects thématiques).
La recherche implicite et quasi systématique du consensus, quitte à éviter les conflits par du non dit, traduit aussi une certaine forme d'immaturité du groupe.
Déjà remonté par d'autres, mais aussi balkanisation des outils / mot de passe / documents n'aide pas. Bref pas de plateforme unifiée de travail, ni de tableau de bord. Quid d'un responsable infrastructure ?
La prise en compte de ce qui est prioritaire et important ou au contraire superfétatoire a été parfois surprenante (capacité à se perdre dans les détails)
L'implication de chacun n'a pas été linéaire tout au long de la phase de préparation. (cf aussi de nombreux mails sans réponses), et a impacté aussi les jalons / échéances projets.

Communications sur l'événement :

Si l'événement a été une réussite, il aurait pu l'être encore plus si nous étions arrivés à étendre la publicité faite autour de cet événement en dehors de la communauté des praticiens.

Plusieurs problèmes se sont conjurés :

l'extension de la date de soumissions pour les intervenants (ce qu à laissé peut de temps pour ensuite constituer le programme et le diffuser)
Un phénomène d'entre soi s'est peut-être mis en place en fonctions des outils/support de com qui ont été utilisés
des difficultées a construire un discours unifié
des communiqués de presse qui aurait peut être pu être plus réguliers

Pour le dire autrement il n'y a pas eut de plan de communication. Avec une réflexion sur qui toucher, des recherches de moyens et de médias ad hoc, des relais possibles, une communication différenciée, des logiques de communication par salves. L'IGN sponsor de l'event (via l'ENSG) aurait par exemple pût être mis à contribution pour un mailing sur sa base de contacts (BRGM itou) La recherche de sponsors et de speakers l'ont été sur les réseaux relationnels existant des organisateurs (voir d'une sous partie d'entre eux seulement).

Il y a eût aussi des moments de flottement avec des communiqués prêt à être transmis, et qui ne le sont pas, ou tardivement (et non, dans ce contexte,Tweeter n'est pas joué).

Cela repose aussi la question des moyens humains sur ce poste, Thomas ayant dut assurer l'entiereté de la mission. (modulo le support aussi de Virginie) Des difficulté a déléguer?

Des solutions :

Préparer l'événement plus en amont en prévoyant une grande avance pour le comité scientifique
Proposer :demander aux sponsors une implication communautaire (qu'il s'engage à faire venir certains de leurs clients)
Trouver d'autre support papier (en plus géomatique expert et Décryptageo). Peut-être Gnu/linux mag, la gazette des communes, mais cela nécessite une grande organisation et un programme près.
La participation en temps qu'asso à des rassemblements autour du libre (Salon événements...)

Logistique

Des doutes sur la distance entre les deux amphis, j'aurai du insister davantage pour essayer d'avoir Coriolis (celui qui jouxte Picard)

Micro points

Avoir le programme complet et définitif imprimé pour les participants eût été un plus (i.e nommer les confs des sponsors et les LT)
Je reste, à la suite de l'event, convaincu de l'inutilité foncière des pack de bienvenue. (géré avec les pieds, par son préposé, de surcroit)
On n'a pas anticipé les cadeaux pour l'ENSG en amont, et on aurait pu avoir un geste, même light, pour les chairmans aussi
Prévoir du matériel 'papeterie' pour l'orga.
Le fait de mixer le stand OSGeo et l'accueil était choisi et assumé, par contre et du coup pas sûr que l'activité 'stand OSGeo' ait été visible et affirmée
Totem OSGeo FR manquant à l'appel (du reste)
Faire appel à quelqu'un ayant de vrai talent graphique pour le logo (style Sylvain Beorchia, qui s'était proposé, et au hasard)
Prévoir la clôture de l'event dans le programme

Pistes pour la suite

Le fait d'organiser sur Paris intra muros serait un vrai plus
Des durées de confs réduites (25 voire même 20') permettraient d'en caser plus et/ou d'avoir des pauses plus longues
Pauses plus longues (donc)
Quid de tables rondes en fin de journée sur une thématique précise ? (tout une journée de conf c'est parfois long aussi)
Yves parlait d'un ice breaker le soir de J1 (à la fin des ateliers)
Créer des thématiques pour l'event (tout en ne se limitant pas exclusivement à celles ci) pourrait, peut être, aider à mieux communiquer
Imaginer pour les pauses / ice breaker des jeux sociaux amenant les participants à aller découvrir de nouvelles têtes
l'ENSG organise son propre event en cours d'année, (idem pour l'IGN avec les journées de la recherche), pourrait éventuellement faire sens de se rapprocher et de faire un event commun (toujours loqique d'élargir le cercle)
Améliorer la participation hors France (pas vu de Suisse ici, encore moins de Québecois, et seulement quelques Belges courageux). Peut être proposer un système où on rembourse l'inscription à ceux qui viennent hors France (en plus évidemment de la comm ciblée)
Faire en sorte de renvoyer la/les raisons de la non séléction d'une conf (en guise de piste d'amélioration)
idem on pourrait imaginer que le comité de programme renvoit des commentaires pour améliorer/orienter, cette fois ci, les conf retenues

Divers

Logo OSGeo-fr et FOSS4G-fr sur les badges
numéro de salle manquante sur le programme : pas pratique
chartes des sociétés/organismes sur leur contribution. tous les contributeurs doivent être à la même enseigne, pas de citation d'une ou deux entreprises (tout ou rien). Créé une page avec les contributeurs/organisteurs + noms de la société ?
Utiliser des adresses mails officiels pour communiquer et des comptes officiels pour les forums (l'OSGeo-fr a un compte officiel sur GeoRezo !) Il y a possibilité de créer des comptes non nominatif pour la communication par exemple.
attention au nombre de place dans les ateliers
envoyer une liste des personnes inscritres ou pré-inscrites aux personnes réalisant un atelier
l'organisation des tables aurait pû être mieux agencé, je pense notamment aux tables du repas et café qui aurait pu être au milieu et les sponsors autour. Dans la version 2014, les visiteurs s'éloigné des sponsors.
comité de programme ; je pense qu'aucune personne ne doit appartenir à un organisme qui propose des conférences ou ateliers. Demandé à des visiteurs ? Éventuellement une personne neutre qui aide au compité à s'organiser mais ne prenant pas part au vote.
prévoir un panneau pour afficher les dernières informations (erreur, modification, plan en gros) et pourquoi des offres d'emploi lié à l'open source ? +1
prévoir photo de groupe

Pour le moment la rédaction se fait sur le framapad ici [[1]]

FOSS4GFR 2014

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